Создание простого отчета. Отчеты в субд access

· Разработчики Access снабдили его очень мощными средствами для создания профессионально подготовленных отчетов. Другое дело, как вы сможете ими распорядиться. Например, если вы разработали отчет о товарах, проданных вашими сотрудниками и каждую запись сопроводили рисунками товаров и фотографиями сотрудников, то вместо отчета вы будете иметь альбом картинок. Графика должна использоваться только для ограниченных целей и не отвлекать внимание от деловой части отчета.

· Прежде чем вы начнете разрабатывать свой собственный отчет, внимательно просмотрите отчеты, с которыми работают сотрудники вашей организации. А еще лучше, проанализируйте отчеты и деловую документацию преуспевающих фирм.

· Выясните у своих коллег с какими отчетами им приятнее работать и никогда не пренебрегайте их мнением!

· Постарайтесь каждый отчет снабдить заголовком. Иначе, в последствии очень трудно будет объяснить, какие данные содержаться в этом документе. Будет еще лучше, если к отчету вы сможете приложить пояснительный текст или краткий анализ приведенных в нем данных.

· Access размещает в отчете поля вместе с их заголовками, которые очень часто бывают избыточными. Например, заголовок поля «Фамилия » расположенный рядом с фамилией будет только загромождать отчет, не давая дополнительной информации. В тоже время, поля «Дата рождения » и «Дата приема на работу » должны быть снабжены поясняющими надписями.

· Старайтесь выравнивать логические группы и отдельные поля. По возможности блоки располагайте в отчете симметрично и делайте их одинаковой длины (иногда это можно делать за счет излишних пробелов)

· Итоговые данные целесообразно выделить либо изменением размера, либо вида шрифта. В отдельных случаях целесообразно затенение полей. При затенении полей не используйте затенение более 10-15%, иначе текст на этом фоне может быть, не различим.

· Если в различных отчетах одного приложения размещаются одни и те же поля, всегда используйте для них одинаковые заголовки и одинаковый формат текста. Иначе у читателя вашего отчета могут возникнуть сомнения.

· К использованию сокращенных названий можно прибегать только в том случае, если вы твердо уверены, что они будут понятны человеку, работающему с отчетом. Например, сокращение КГТЭИ может быть понятно только тем, кто имеет дело с Красноярским государственным торгово-экономическим институтом, а СИБУП – обучавшимся в Сибирском институте бизнеса, управления и психологии.

· Использование специальных символов, раскрывающих назначение данных, также имеет свои особенности. Например, в столбце «Стоимость партии » должно быть указано, в каких единицах отображается стоимость – рублях, тысячах рублей, долларах. Удобнее всего, единицу измерения указать в заголовке отчета.

· Использование различных типов шрифтов, безусловно, привлечет внимание пользователя. Однако их нагромождение будет рассеивать его внимание. С нашей точки зрения в отчете следует отдать предпочтение пропорциональным шрифтам типа Times . Однако если их разнообразие в отчете будет достаточно велико, то отчет будет также трудно читаем.

· Как правило, все отчеты печатаются на черно-белом принтере. Поэтому не увлекайтесь цветовой раскраской графиков отчета или его отдельных полей.

· Постарайтесь быть консервативным в хорошем смысле этого слова. Если вы нашли хороший стиль оформления отчета, который одобрили ваши коллеги и руководство, следуйте ему при разработке последующих отчетов.

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Саратовский государственный технический университет

Балаковский институт техники, технологии и управления

Создание отчетов

Методические указания к выполнению лабораторной работы

по курсу «Информационное обеспечение систем управления»

для студентов специальности 210100

очной и заочной форм обучения

Одобрено

редакционно-издательским советом

Балаковского института техники,

технологии и управления

Балаково 2010

Отчет выполняет в программе Microsoft Access особую "презентационную" миссию, обеспечивая вывод на экран или бумажный носитель информации из базы данных в наи­более удобном для восприятия и работы виде. Если такие объекты, как, например, таб­лицы и формы, используются для ввода данных, а запросы позволяют редактировать данные и выполнять поиск необходимых записей, то благодаря отчетам все важные све­дения, хранимые в таблицах, могут быть переданы другим людям для дальнейшего ис­пользования, причем как в электронном виде, так и в виде печатных документов.

Отчеты могут содержать данные из одной или нескольких таблиц либо запросов и быть как одностраничными (например, счет с реквизитами покупателя и списком заказанных товаров, включая их цены и количество), так и многостраничными (например, каталог то­варов или ведомость выдачи зарплаты). В отчеты можно поместить графики и рисунки, включить нумерацию страниц и выводить значения вычисляемых полей. Записи, ото­бражаемые в отчете, можно отсортировать по одному или нескольким полям, а также сгруппировать, применяя к таким группам необходимые статистические вычисления.

Создание простого отчета

Первый и самый простой инструмент, с помощью которого можно начать знакомство с отчетами, - это средство Отчет . Все, что он позволяет сделать, - это указать таблицу или запрос, которые должны стать источником данных для создаваемого отчета. Воз­можность выбора полей не предусмотрена: в такой отчет помещаются все поля исходной таблицы или запроса. Хотя инструмент Отчет работает только с одной таблицей, на ос­новании хорошо продуманного многотабличного запроса он позволяет быстро перенести на бумагу данные из нескольких таблиц.

Чтобы воспользоваться помощью этого инструмента, выполните следующее.

1. В области переходов щелкните на запросе СуммаПродажи .

2. На вкладке Создание щелкните на кнопке Отчет группы Отчеты .

На экране появится созданный приложением Access табличный отчет (как пока­зано на рис. 1). Новый отчет открыт в режиме макета.

3. Сохраните созданный вами новый объект, щелкните на кноп­ке Сохранить панели быстрого доступа, укажите в появившемся диалоговом окне Сохранение имя отчета ПростойОтчет и щелкните на кнопке ОК .

Еще один вариант создания отчета - использование инструмента Пустой отчет группы Отчеты . С его помощью можно перенести в пустой отчет, открытый в режиме макета, необходимые поля из области Список полей , а затем, воспользовавшись инструментами группы Элементы управления вкладки Форматирование , добавить в новый отчет заго­ловок, фирменный логотип, номера страниц или дату и время.

Создание отчета с помощью мастера

Мастер создания отчетов работает с полями несколь­ких таблиц или запросов и создает отчеты с более сложной структурой, в которой допус­кается группировка записей по некоторым логическим категориям. Как и в случае с мастером создания форм, мастер отчетов позволяет быстро создать структуру отчета, которую потом можно доработать в режиме макета или конструктора.

В качестве примера создадим с помощью мастера отчет, который отображал бы све­дения о всех заказах, сделанных тем или иным клиентом. Такой отчет будет включать поля из нескольких (а точнее, из трех) таблиц базы данных Склад.

Чтобы создать отчет под руководством мастера, выполните следующее.

1. На вкладке Создание щелкните на кнопке Мастер отчетов (группа Отчеты ). На экране появится первое окно мастера создания отчетов.

2. Окно выбора полей . Выберите из раскрывающегося списка Таблицы и запросы таблицу или запрос, которые содержат поля будущего отчета. Для нашего примера первой следует выбрать таблицу Клиенты . Список в области Доступные поля заполнится полями указанной таблицы или запроса.

3. Мастер позволяет включить в новый отчет поля и из разных таблиц. Для создаваемого в качестве примера отчета в список Выбранные поля должны быть перенесены такие поля, как Фирма (таблица Клиенты ), ДатаОформления и Количество товара (таблица Выдача товаров ), Наименование , Ед_измерения и ЦенаПродажи (таблица Товары ) как показано на рис. 2.

Переносите поля в список Выбранные поля в той последовательности, в которой они должны будут располагаться в готовом отчете.

4. Вид представления данных . В следующем окне, которое активизируется только в том случае, если в отчет включены поля из нескольких таблиц, мастер предложит вы­брать вид представления данных (рис.3). В нашем примере мастер позволяет сгруппировать информацию отчета на основе данных любой из четырех таблиц указанных в списке. В качестве подсказки справа отображается образец будущей страницы отчета, соответствующий выбранной схеме организации. Так как наша задача - подготовить отчет, демонстрирующий, какие заказы были сделаны конк­ретными покупателями, примите настройки, предложенные мастером (т.е. группировка по имени клиента), и щелкните на кнопке Далее .

5. Группировка записей . Следующее окно мастера позволяет выбрать поля для группировки. Другими словами, здесь определяются поля, значения которых будут использованы для создания заголовков групп. Чтобы задать группировку по определенному полю, щелкните на имени требуемого поля в списке слева, а затем - на кнопке со значком ">". В нашем примере задайте группировку по полю ДатаОформления, затем щелкните на кнопке Группировка и в поле Интервалы группировки выберите значение обычный , а затем на ОК . Щелкните на кнопке Далее .

В отчете можно определить всего четыре уровня группировки. Если возникла необходи­мость реорганизовать структуру отчета и выделить некоторые другие логические подразде­лы отчета, воспользуйтесь кнопками Уровень . Кнопка со стрелкой, направленной вверх, повышает уровень выделенного поля в иерархии групп, а кнопка со стрелкой, направлен­ной вниз, - соответственно, понижает.

6. Сортировка данных . Следующее окно мастера позволяет выбрать порядок сортировки для записей отчета, которые будут отображаться непосредственно в группах. Мастер позволяет выбрать до четырех полей сортировки. Чтобы задать поле, по которому будет производиться сортировка, выберите имя нужного поля из раскрывающегося списка под номером 1. Справа от этого списка расположена кнопка, на которой указан порядок сортировки. Кнопка действует как переключатель: чтобы изменить принятый по умолчанию порядок сортировки по возрастанию на обратный (по убыванию), просто щелкните на данной кнопке.

Для отчета, создаваемого в рамках нашего примера, полем сортировки является поле Наименование. Выполнив нужные настройки, щелкните на кнопке Далее .

7. Макет отчета . Новое окно предлагает выбрать макет отчета. Список доступ­ных опций макета представлен справа в виде группы переключателей. Слева располо­жена область предварительного просмотра, в которой при выборе соответствующего переключателя схематично отображается вид будущего отчета. Ознакомившись с пред­лагаемыми типами макетов, выберите переключатель наиболее подходящего (для нашего примера выбран макет блок ).

Кроме того, в текущем окне мастера можно указать ориентацию нового отчета (книжная или альбомная), выбрав соответствующий переключатель группы Ориентация, а также настроить ширину полей для размещения на одной странице (флажок данной опции по умолчанию установлен). Чтобы перейти к следующему окну мастера, щелкните на кнопке Далее .

Если для будущего отчета не заданы никакие настройки группирования записей, в списке ти­пов макетов будут предложены только элементы в столбец , табличный и выровненный .

8. Следующее окно мастера предлагает выбрать стилевое оформление для отчета. Список всех доступных стилей представлен в правой части окна. Щелкнув на одном из них, в расположенной слева области предварительного про­смотра можно увидеть, как будет выглядеть новый отчет. Ознакомившись с доступ­ными вариантами, щелкните на наиболее подходящем (например, Стандартная ), а затем - на кнопке Далее .

9. На заключительном этапе мастер предлагает указать заголовок для отчета. Введите нужный заголовок (например, ЗаказыКлиентов) в соответствующее текстовое поле диалогового окна или оставьте предложенное мастером имя без изменений (по умолчанию это название таблицы, на основе ко­торой создавался отчет). Затем примите предложенную по умолчанию опцию Просмотреть отчет и щелкните на кнопке Готово .

Мастер создает отчет с учетом всех указанных вами настроек, сохраняет его пол именем, заданным в последнем окне мастера, и открывает отчет в режиме Предварительный просмотр (рис. 4).

Отметим, что отчет получился вполне презентабельным, хотя есть и явные "про­машки" мастера: например, поле Количество в отчете вообще не наблюдается. При­чина этого - установленный при выборе макета будущего отчета флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице . Программа Access, следуя такой настройке, автоматически размещает все поля отчета на одной странице, нередко при­бегая к их усечению. Если флажок снят, на странице будет присутствовать столько полей, сколько можно разместить на ней, не изменяя их ширину. Остальные поля переносятся на следующую страницу. Все дальнейшие операции по усовершенствованию макета от­чета выполняются в режиме макета или конструктора отчетов.

Усовершенствование отчета

1. Перейдя в режим макета, выделите поле ДатаОформления , щелкнув на подписи ДатаОформления . Теперь в макете отчета поле вместе с его подписью выделено как единый столбец. Чтобы изменить ширину этого столбца, перетащите левую границу так, чтобы данное поле уменьшилось, а поле Фирма увеличилось.

2. Аналогичным образом следует корректно настроить ширину столбцов с заголовками Ед_измерения (уменьшить), ЦенаПродажи (уменьшить) и Количество товара (увеличить).

3. Щелкните на первой ячейке со значением поля Фирма , чтобы выделить этот столбец без заголовка. Далее на вкладке Главная воспользуйтесь кнопками Полужирный и Курсив группы Шрифт , чтобы применить полужирное курсивное начертание для поля Фирма .

Для текстовых полей большой длины и полей с данными типа Поле MEMO, содержащих записи переменной длины, очень полезно использование таких свойств, как Расширение и Сжатие . Установить их можно на вкладке Макет диалогового окна свойств элемента управления как в режиме макета, так и в режиме конструктора. Применение опции Расширение позволяет программе Access при заданной ширине элемента управления, свя­занного с МЕМО-полем, варьировать его высоту. Опция Сжатие дает возможность изба­виться от пустых строк в поле, автоматически уменьшая его высоту.

Структура отчета

Как видно из рис. 5, отчет может состоять из различных разделов.

Заголовок отчета . Содержит информацию общего характера (как правило, над­пись с названием отчета), которая печатается один раз в начале отчета. Кроме то­го, под раздел заголовка отчета может быть выделена одна или несколько отдель­ных страниц, на которых оформляется титульный лист отчета или размещаются диаграммы и рисунки.

Верхний колонтитул . Раздел Верхний колонтитул содержит информацию, кото­рая должна выводиться вверху на каждой странице отчета, например подписи для подсоединенных элементов управления, номера страниц или даты.

Заголовок группы . Содержит такие данные, как заголовок группы или итоговые значения для группы (последние могут быть также включены в раздел Примеча­ние группы, размещаемый под областью данных). В строке заголовка указывается поле, по которому выполняется группировка записей.

Область данных . Область, в которой располагаются фактические данные из по­лей таблиц.

Заголовки полей (подписи) печатаются в отчетах "в столбик" в области данных вместе сданными каждой записи, а в табличных (ленточных) отчетах - выводятся один раз в разделе верхнего колонтитула.

Нижний колонтитул . В этом разделе выводится информация, которая должна при­сутствовать на каждой печатаемой странице: номер страницы отчета, дата или не­которые итоговые значения.

Примечание отчета . Этот раздел содержит сведения, которые должны быть рас­печатаны один раз в конце отчета , сразу за нижним колонтитулом последней стра­ницы: текущая дата, итоговые значения по всем данным отчета, текст заключения, а также, возможно, контактная информация разработчиков отчета.

В том случае если отчет создается в режиме конструктора "с нуля", в рабочей области окна конструктора отображаются только разделы Верхний колонтитул , Область данных и Нижний колонтитул . Вывести на экран разделы Заголовок отчета или Примечание отчета можно с помощью команды Заголовок/примечание отчета группы Показать или скрыть (вкладка Упорядочить ). (Чтобы добавить или удалить колонтиту­лы, используется команда Колонтитулы страницы этой же группы.) Размеры всех разде­лов можно произвольно изменять.

Настройка отчета в режиме конструктора

При работе в режиме конструктора отчетов (как и при создании форм) доступна груп­па Элементы управления и область Список полей. При создании отчета "с нуля" в режиме конструктора последовательность действий в точ­ности совпадает с этапами разработки в режиме конструктора новой формы.

Разделители страниц

Когда в отчете необходимо "в принудительном порядке" напечатать определенную ин­формацию на отдельной странице, используется разделитель страниц . Чтобы поместить его в макет отчета, достаточно всего лишь щелкнуть на кнопке Разрыв страницы группы Элементы управления .

Разместить разделитель можно в любом разделе отчета, за исключением колонтиту­лов. Для размещения разделителя, например в заголовке, необходимо:

1. Щелкнуть на кнопке Разрыв страницы группыЭлементы управления . Указатель мыши примет вид пиктограммы страницы со знаком "плюс" (+) слева вверху.

2. Поместить указатель в том месте отчета, где должен располагаться разделитель страниц, и щелкнуть левой кнопкой мыши. У левого края отчета появится ряд крупных черных точек - маркеры разделителя страниц. Заголовок от­чета теперь печатается не сплошным текстом, а разбит на два подраздела, каждый из которых начинается с новой страницы.

Добавление рисунков в отчеты

В будущий отчет можно включить любое графическое изображение, например лого­тип компании, рисунок или отсканированную фотографию. Чаще всего рисунки размещаются в заголовке или примечании отчета, заметно преображая его.

Рассмотрим, как добавить в заголовок отчета в режиме конструктора готовое изобра­жение (в режиме макета последовательность действий будет практически аналогичной). Следуйте таким инструкциям.

1. Чтобы разместить рисунок в разделе Заголовок отчета , увеличьте этот раздел, пе­ретащив с помощью мыши вниз заголовок раздела Верхний колонтитул .

2. Щелкните на кнопке Эмблема в группе Элементы управления . На экране появится диалоговое окно Выбор рисунка .

3. С помощью раскрывающегося списка Папка найдите диск и папку, в которой хра­нится нужное изображение, затем откройте ее и щелкните на имени нужного фай­ла. Выделив требуемый элемент, щелкните на кнопке ОК.

Изображение теперь вставлено в отчет. Увеличьте его до нужных размеров и переместите в необходимое место (рис.6).

4. Сохраните изменения, щелкнув на кнопке Сохранить панели быстрого доступа.

Группирование и сортировка записей в отчетах

Мастер создания отчетов вполне достойно справляется с группированием записей по определенному полю (или полям), но эту операцию при желании можно выполнить и самостоятельно, в режиме конструктора или макета. Основным инструментом для во­площения в жизнь таких структурных преобразований в версии Access 2007 является группа Группировка и итоги , которая доступна на вкладке Формат в режиме макета или на вкладке Конструктор режима конструктора отчетов.

Чтобы проиллюстрировать возможности инструментов этой группы, создадим простой отчет, содержащий краткую информацию об имеющихся в наличии и отсутствующих на складе товарах. Структура по­добного отчета, созданного на основе таблицы Товары с помощью мастера, представлена на рис. 7. Операции группирования в этом отчете пока отсутствуют. Наша задача состоит в том, чтобы модифицировать исходный отчет, обеспечив печать наименований товаров, сгруппированных по полю Наличие.

Чтобы создать новую группу в отчете, выполните (например, в режиме конструктора) следующее:

1. Щелкните на кнопке Группировка и сортировка группыГруппировка и итоги . В окне конструктора появится область Группировка, сортировка и итоги (рис. 8). В нашем примере ее строки еще не заполнены; в области при­сутствуют только два пункта: Добавить группировку и Добавить сортировку .

2. Щелкните на кнопке Добавить группировку . В области Группировка, сортировка и итоги появится новая строка с открытым списком всех доступных полей.

3. Выберите из списка выбрать поле нужное поле для группировки. Для рассматриваемого примера это поле Наличие . Результатом такой операции станет появление в отчете нового раздела (Заголовок группы «Наличие»).

4. Примите предложенный по умолчанию порядок сортировки (сначала установленные, затем снятые ) или выберите из раскрывающегося списка другой вариант - сначала снятые, затем установленные .

5. Просмотрите все параметры для уровня группировки, щелкнув на пункте Больше требуемого уровня.

6. Чтобы указать поле (поля) сортировки записей в группе, включите нужное поле и порядок сортировки в новую строку области . (В нашем примере записи группы должны быть отсортированы по значениям поля Наименование , как показано на рис. 9).

Теперь, если щелкнуть на кнопке Вид и перейти в режим предварительного просмот­ра (рис. 10), можно отметить, что записи отчета организованы иначе, а именно сгруп­пированы по значениям поля Наличие . Записи каждой группы, кроме того, от­сортированы по полю Наименование .

Однако сам отчет можно сделать более информативным, если перенести заголовки столбцов, а также поле, по которому выполняется группировка (вместе с его подписью), в раздел Заголовок группы «Наличие» , как показано на рис. 11. Полученный отчет с группировкой представлен на рис. 12.

Добавление вычисляемых элементов управления

Когда необходимо разместить в отчете некоторые вычисляемые данные, создается новый свободный элемент управления типа Поле , имеющий вычисляемое значение. Разместить его можно в любом разделе отчета. Формула, по которой вычисляется значе­ние такого элемента управления, может включать значения полей одной или нескольких таблиц, а также функции и выражения.

Обратимся к ранее созданному отчету ЗаказыКлиентов и добавим в него вычисляемое поле СуммаЗаказа , а также итоговое поле ОбщаяСуммаЗаказа . Последовательность действий при включении в отчет вычисляе­мого поля будет следующей.

1. Справа от поля Количество товара вставьте в Верхний колонтитул элемент управления Подпись и введите в него слово Сумма , а в Область данных элемент управления Поле (при этом подпись элемента Поле удалите).

2. Дважды щелкнув на новом элементе управления Поле , введите в открывшейся об­ласти свойств (вкладка Данные , свойство Данные ) новое выражение, по кото­рому будут производиться вычисления. Для нашего примера такой формулой будет =[ЦенаПродажи]*[Количество товара], как показано на рис. 13. (Новому элементу управления можно дать более содержательное имя, например СуммаЗа­каза , указав его в поле свойства Имя вкладки Все окна свойств.)

Любая формула вычисляемого поля должна начинаться со знака равенства «=».

4. С помощью инструментов группы Выравнивание элемента управления и группы Размер (вкладка Упорядочить) откорректируйте размеры и размещение элемен­тов управления в разделах Верхний колонтитул и Область данных (рис. 14 ).

5. Чтобы включить в отчет итоговое поле ОбщаяСуммаЗаказа , необходимо изменить структуру отчета, добавив раздел Примечание группы ДатаОформления . Чтобы сделать это, отобразите область Группировка, сортировка и итоги , щелкните на пункте Больше строки группировки поля ДатаОформления, а затем выберите значение с раз­ делом примечания из списка без раздела примечания .

6. Теперь разместим в разделе Примечание группы ДатаОформления вычисляемое поле ОбщаяСуммаЗаказа и его подпись, для чего следует поочередно скопировать в этот раздел подпись Сумма и элемент управления СуммаЗаказа (перед выполнением команды Вставить необходимо выделить тот раздел, куда будет выполняться вставка, щелкнув на полосе этого раздела).

7. Щелкнув внутри новой подписи, введите подходящий текст, например Общая сумма для текущего заказа , увеличив, соответственно, размеры этого элемента управления.

8. Дважды щелкнув на новом элементе управления, введите в открывшейся области свойств (вкладка Данные , свойство Данные ) итоговую формулу =Sum([ЦенаПродажи]*[Количество товара]), затем щелкните на вкладке Все и укажите в поле свойства Имя новое имя вычисляемого элемента управления - ОбщаяСуммаЗаказа .

9. После некоторых операций форматирования структура отчета в режиме конструктора выглядит аналогично представленной на рис. 15. Сам отчет, в котором выводятся теперь вычисляемые и итоговые значения, показан на рис. 16.

Создание главной кнопочной формы с помощью Диспетчера кнопочных форм

Выберите на вкладке Работа с базами данныхкнопку Диспетчер кно­почных форм. На заданный вопрос ответьте Да. В результате вы получите диалоговое окно Диспетчера кнопочных форм .

Щелкните в окне Диспетчер кнопочных форм по кнопке Из­менить.

В открывшемся диалоговом окне Изменение страницы кно­почной формы в поле Название кнопочной формы введите имя формы Склад , затем щелкните по кнопке Создать. Появится диа­логовая окно Изменение элемента кнопочной формы. Из­мените содержимое полей Текст на – Товары на складе, Команда на -Открыть отчет, Отчет на – Товары_на_складе (Команду и Отчет выбирайте из списка, а не набирайте вручную). Щелкните по кнопке ОК.

Аналогично в окне Изменение страницы кнопочной формы создайте еще два элемента кнопочной формы:

- Заказы клиентов. Эта кнопка открывает отчет ЗаказыКлиентов ;

- Выход. Эта кнопка осуществляет Выход из приложения .

Закройте ди­алоговое окно Изменение страницы кнопочной формы, а затем - Диспетчер кнопочных форм.

Проверьте работу всех кнопок кнопочной формы.

Чтобы кнопочная форма автоматически появлялась при за­пуске базы данных, щелкните на кнопке “Office”, а затем на кнопке Парамет­ры Access . Появится диалоговое окно Парамет­ры Access , в котором на вкладке Текущая база данных в поле Форма просмотра выберите Кнопочная форма .

Нажмите на кнопке ОК .

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНСКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ

Кафедра математики и информатики

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине "Компьютерные информационные технологии"

на тему "Отчеты в Microsoft Access "

Выполнила студентка гр.30508зт

Соколовская Ю.В.

Реферат

Курсовая содержит _____ страниц, 31 рисунков, 1 приложения.

· Одностолбцовые отчеты .

· Ленточные отчеты

· Многостолбцовые отчеты

· Отчеты с группированием данных

· Почтовые наклейки

· Сводные отчеты

Отчеты делятся на разделы, которые в большинстве пакетов программного обеспечения, предназначенных для создания отчетов, называются полосами или разделами.

Наряду с однотабличными отчетами Access позволяет создавать более сложные отчеты, обеспечивающие вывод данных из нескольких взаимосвязанных таблиц базы данных. Многотабличные отчеты могут содержать основную часть и включаемую часть, т.е. подчиненный отчет.

Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать достаточно привлекательные отчеты. Мастер отчетов предоставляет основу макета для отчета, которую можно потом изменить по своему усмотрению. Мастер отчетов упрощает процесс расположения полей, задавая ряд вопросов о типе создаваемого отчета, а затем автоматически создавая макет отчета.

Запрос является мощным и удобным средством выборки взаимосвязанных данных. Поэтому с его помощью можно подготовить данные для сложного отчета.

Данные можно группировать и сортировать, выбирать их тип, выбирать порядок сортировки, рассчитывать итоги, просматривать содержимое отчета и печатать.

Содержание

• Введение
• 1.1 Понятие отчета
• 2. Отчеты в MS ACCESS
• 2.3 Модификация отчета
• 3.2 Подчиненный отчет
• 3.3 Разработка с помощью мастера отчета на основе подчиненной таблицы
• 4. Практическое задание
• Заключение
• Литература
• Приложение

Введение

Отчеты представляют собой наилучшее средство представления информации из базы данных в виде печатного документа. Средства Access по разработке отчетов предназначены для конструирования макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют создавать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку и вычисления данных. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа.

По сравнению с другими методами вывода данных на печать, отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами:

· Они предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных.

· Отчеты могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов на покупку, почтовых наклеек, материалов для презентаций и других документов, которые могут понадобиться для успешного ведения бизнеса.

В отчете каждая группа данных и итоги по ней могут быть представлены отдельно. Мы имеем следующие возможности:

· Для обеспечения иерархического представления данных можно задать до 10 уровней группировки.

· Для каждой из групп можно задать отдельные заголовки и примечания.

· Можно производить сложные вычисления не только внутри группы или набора строк, но и по нескольким группам одновременно.

· В дополнение к верхнему и нижнему колонтитулу можно задать заголовок и применение для всего отчета.

Так же, как и в форме, можно вставлять в любой раздел отчета рисунки или диаграммы. В отчет так же можно внедрять подчиненные отчеты или подчиненные формы.

Отчеты Access подразделяются на шесть категорий (макетов):

ь Одностолбцовые отчеты . В них в одном длинном столбце перечисляются значения каждого поля каждой записи таблицы или запроса. Надписи указывают имя поля таблицы или запроса, а справа от надписей приведены значения. Эти отчеты применяются редко: их распечатка требует большого расхода бумаги.

ь Ленточные отчеты . В таких отчетах для каждого поля таблицы или запроса предоставляется озаглавленный столбец, а значения каждой записи помещаются в отдельную строку.

ь Многостолбцовые отчеты . Они создаются из одностолбцовых отчетов. Для этого применяется "газетный" вариант размещения "змейкой", предусмотренный в приложениях настольных издательских систем и текстовых редакторах.

ь Отчеты с группированием данных . Самый популярный тип отчетов. Такие отчеты позволяют вычислять итоговые значения для групп записей и представляют информацию в удобном для использования виде.

ь Почтовые наклейки . Особый тип многостолбцовых отчетов, создаваемых для печати имен и адресов в группах.

ь Сводные отчеты . Такие отчеты содержат подчиненные отчеты. При этом каждый подчиненный отчет создается на основе независимых источников данных, например, таблиц или запросов.

В первых пяти отчетах в качестве источника данных применяют таблицу или запрос, подобно формам. Отчеты такого рода называют присоединенными к источнику данных .

Перед началом конструирования отчета пользователь должен спроектировать его макет, т.е. определить состав и содержание разделов отчета, размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц (запросов) базы данных, и вычисляемых реквизитов, поля, по которым необходимо группировать данные. Для каждого уровня группировки определяются заголовки и примечания, вычисляемые итоговые значения. Кроме того, оформляются заголовки и подписи реквизитов отчета и определяется порядок вывода данных в отчете.

Отчет может создаваться с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Во многих случаях удобно использовать мастера отчетов. Созданный мастером отчет можно доработать в режиме конструктора.

При необходимости вывода в отчете результатов решения задачи, в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос. На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных. Разнообразные возможности конструктора отчетов позволяют легко структурировать и оформить полученные в запросе данные.

1. Характеристика субд MS ACCESS

1.1 Понятие отчета

Конечным продуктом большинства приложений без данных является отчет. В системе Access данные таблиц, запросов и форм объединяются для создания отчета, который можно распечатать для дальнейшего использования. Одно из главных достоинств Access - быстрота и легкость создания полностью отформатированных и готовых для использования отчетов. Видимо, можно утверждать, что никакая другая система не предоставляет столь гибких и удобных средств создания отчетов, как в Access.

С распространением средств электронной почты, Internet и Intranet Access становится все более популярным средством создания и распечатки отчетов. Для распространения безбумажных отчетов в системе Access предусмотрены следующие методы:

1. Снимки отчетов (Report snaphots ) представляют собой самодостаточные файлы, которые можно передавать как вложение в сообщение электронной почты с помощью Outlook, Outlook Express и любых других программ электронной почты Windows.

2. Статические Web -отчеты представляют собой комбинацию файла XSL (Extensible Stylesheet Language) и файла XML (Extensible Markup Language), представляющих передаваемый документ.

3. Динамические Web -отчеты похожи на статические Web-отчеты XSL/ XML, однако они предоставляют пользователю текущие данные, которые заносятся в отчет при открытии Web-страницы броузером пользователя.

Отчеты представляют собой наилучшее средство представления информации из базы данных в виде печатного документа.

отчет конструктор access раздел

В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логические цельные блоки.

Некоторые отчеты состоят из одной страницы, вроде подтверждения заказа, накладной, графика или диаграммы. Многостраничные отчеты Access - каталоги, общие бухгалтерские книги и финансовые инструкции - более распространены, чем одностраничные варианты отчетов. Большинство многостраничных отчетов аналогичны ленточным формам, оптимизированным для печати.

Большинство методов построения форм Access применены также и к отчетам.

Принципиальные отличия между отчетами и формами:

· Отчеты предназначены только для печати, но не отображения данных на экране.

· В отличие от форм, данные, на базе которых создан отчет, невозможно изменить с помощью элементов управления, добавленных из панели элементов.

· Отчеты невозможно просматривать в режиме таблицы.

· В многостолбцовых отчетах число и ширина столбцов, а также расстояние между ними задаются в диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup), но не элементами управления или установками свойств в режиме конструктора.

С другой стороны, характеристики отчетов и форм Access имеют много общего:

· Мастера отчетов . С их помощью можно создавать три основных типа отчетов в столбец, с группированием и подведением итогов, а также почтовые наклейки.

· Разделы отчета . Они включают в себя заголовок, примечание и колонтитулы.

· Разделы групп отчета . В целом, они аналогичны разделу данных формы.

· Элементы управления . Их добавляют в отчеты из панели элементов Access, а затем перемещают и изменяют их размеры с помощью маркеров.

· Подчиненные отчеты . Такие отчеты включают в отчеты точно так же, как в главные формы включают элементы управления Подчиненная форма/отчет.

2. Отчеты в MS ACCESS

2.1 Автоматическое создание отчёта на основе таблицы или запроса

Access 2002 предлагает несколько способов создания отчётов. Наиболее простым из них является использование средств автоматического создания отчёта. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчёт называется автоотчётом. Access позволяет автоматически создавать отчёты двух форматов: в столбец и ленточный.

Чтобы создать автоотчёт:

1. На панели объектов окна База данных щелкните по ярлыку Отчеты и нажмите кнопку Создать . Появится диалоговое окно Новый отчет представленное на рис.1.

Рис .1. Диалоговое окно Новый отчет

2. В списке диалогового окна Новый отчет выделить один из элементов: Автоотчет : в столбец или Автоотчет : ленто ч ный .

З. В поле со списком Новый отчет , находящемся в нижней части диалогового окна, содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Нужно щелкнуть левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой для открытия списка, а затем выделите в списке нужный элемент.

4. Нажать кнопку ОК .

В результате Access автоматически создаст отчет на основе выбранного источника данных, используя ленточный формат или формат в столбец. Ленточный формат располагает поля выводимых записей в строку. Формат в столбец располагает поля выводимых записей в столбец. Автоотчет, созданный с использованием любого из этих форматов, будет включать все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных.

Чтобы созданный отчет можно было использовать в дальнейшем, его необходимо сохранить. Для этого выберите команду Файл , Сохранить . В поле Имя отчета появившегося диалогового окна Сохранение введите нужное название и нажмите кнопку ОК.

2.2 Создание отчета с помощью мастера отчетов

Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать достаточно привлекательные отчеты.

Отчет с группированием данных создается на базе таблиц Товары и Поставщики учебной базы данных Борей. Как и мастер форм, мастер отчетов позволяет создавать отчеты, содержащие данные из нескольких таблиц, не создавая предварительно запрос. Этот отчет отображает ассортимент продуктов питания, сгруппированных по категориям.

Чтобы создать отчет о запасах товара, следует модифицировать основной отчет, созданный с помощью мастера. Этапы работы мастера отчетов аналогичны тем, которые пользователь выполняет самостоятельно. Поэтому для ознакомления со средствами создания отчетов полезно изучить работу мастера.

Чтобы создать отчет о наличном ассортименте товаров, необходимо выполнить следующие действия.

1. Щелкнуть на кнопке Отчеты в левой части окна базы данных и затем щелкнуть на кнопке Создать. Access отобразит диалоговое окно Новый отчет. Это диалоговое окно позволяет выбрать один из трех мастеров отчетов, два стиля авто отчета и режим конструктора.

2. Как и формам, отчетам необходим источник данных - таблица или запрос. Необходимо выбрать в раскрывающемся списке в нижней части диалогового окна Новый отчет таблицу Товары (рис.2), а в верхнем списке - опцию Мастер отчетов. Щелкнуть на кнопке ОК. Откроется первое диалоговое окно мастера отчетов.

Рис.2. Выберите таблицу или запрос в качестве источника данных отчета и затем выберите пункт Мастер отчетов в диалоговом окне Новый отчет

3. Выбираемые здесь поля представляют собой строки отчета. Создаваемый отчет должен отображать имя товара и поставщика, чтобы пользователям не требовалось сверять коды и имена в другом отчете. Следовательно, из таблицы Товары в отчет необходимо включить поля Код Типа, Код Товара, Код Поставщика и На Складе. Выбирайте эти поля именно в такой последовательности в списке Доступные поля и переносите в список Выбранные поля, щелкая на кнопке >. При добавлении имени поля в список Выбранные поля Access удаляет его из списка Доступные поля. Поле можно также перенести, дважды щелкнув на его имени в списке Доступные поля, после чего это имя отобразится в списке Выбранные поля. Поля расположены в списке Выбранные поля в столбец; в отчете же они отобразятся в том же порядке, но слева направо.

4. Чтобы продемонстрировать, как мастер работает с отчетами, которые связаны с несколькими таблицами, надо включить в отчет поле Название из таблицы Поставщики. Для этого необходимо открыть список Таблицы и запросы и выбрать Таблица: Поставщики.

5. Столбец Название должен располагаться в отчете после столбца Код Поставщика. Поэтому надо выбрать поле КодПоставщика в списке Выбранные поля. Затем щелкнуть на поле Название в списке Доступные поля, затем - на кнопке >. Тогда Access перенесет поле Название из списка Доступные поля в список Выбранные поля и вставит его между полями Код Поставщика и На Складе (рис.3). Щелкните на кнопке Далее, чтобы перейти во второе диалоговое окно мастера отчетов.

Рис.3. Выбор полей для отчета в первом диалоговом окне мастера отчетов

6. Мастер предлагает выбрать тип представления данных в отчете. Необходимо обратить внимание на кнопку Вывести дополнительные сведения. Щелкнуть на ней, чтобы отобразить первое окно из ряда диалогов подсказки мастера отчетов. Если щелкнуть на кнопке Показать примеры, Access отобразит дополнительные окна с советами. В окнах используются примеры из таблиц Продажи, Клиенты и Заказы, чтобы показать различные способы группирования, которые мастер отчетов может автоматически применить к отчету. Чтобы вернуться в диалоговое окно мастера, показанное на рис.4, надо щелкнуть на кнопке Закрыть.

Рис.4. Во втором диалоговом окне мастера выбрать одну таблицу как базовую

7. Для данного отчета следует выбрать собственный вариант группировки. Поэтому надо принять выбранную по умолчанию опцию Товары. Затем щелкнуть на кнопке Далее, чтобы перейти в следующее диалоговое окно.

8. Мастер предлагает задать в отчете уровни группирования. Выбрать в списке поле Код Типа и щелкните на кнопке >, чтобы задать группирование по типам товаров. Диалоговое окно представлено на рис.5.

Рис.5. В третьем диалоговом окне мастера задать поле, по которому будет группироваться отчет

9. Щелкнуть на кнопке Группировка. Мастер отчетов отобразит диалоговое окно Интервалы группировки. Изменяя интервал группировки, можно влиять на то, как Access группирует данные отчета. Числовые поля, например Код Типа, можно группировать по 10, по 50, по 100 и т.д. типов в группе. Текстовые поля можно группировать по первой букве, первым трем буквам и т.д. Мастер проверяет тип данных поля и предлагает соответствующие интервалы группировки.

10. В данном отчете не требуется особого интервала группирования. Поэтому принять уже заданную в списке Интервалы группировки опцию обычный и щелкнуть на кнопке ОК, чтобы вернуться к мастеру отчетов. Надо щелкнуть на кнопке Далее, чтобы перейти в четвертое диалоговое окно мастера.

11. Записи в группе можно сортировать по любым четырем полям по возрастанию или убыванию (см. рис.6). Поле Код Типа отсутствует в списке полей, которые можно сортировать. Записи сгруппированы по этому полю и, следовательно, сортируются автоматически по первичному ключу таблицы. Выберите в первом раскрывающемся списке поле Код Товара.

Рис.6. В четвертом диалоговом окне мастера выбирается поле, по которому отсортируются записи внутри группы

12. Щелкнуть на кнопке Итоги. Отобразится диалоговое окно Итоги. Если для столбца отчета необходимо вычислить какие-нибудь итоговые значения, выберите в этом диалоговом окне соответствующую опцию. В нем показаны все числовые поля отчета, не относящиеся к типу Счетчик. Для вычисления суммы, среднего арифметического и выбора минимального и максимального значений поля, установить флажок соответствующей опции. В зависимости от установленных флажков, мастер добавит соответствующие поля в конец отчета.

13. Переключатели Показать позволяют указать должен ли отчет отображать только итоговые поля или вес данные с итоговыми полями, добавленными в конец каждой группы и в конец всего отчета. В данном примере для поля НаСкладе установите флажки Sum (Сумма) и Avg (Среднее). В группе опций Показать отметьте опцию данные и итоги. Установите флажок опции Вычислить проценты - итоги каждой группы отобразятся в процентах от общего итога. Щелкнуть на кнопке ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно мастера отчетов, и щелкнуть на кнопке Далее.

14. Мастер предлагает выбрать один из шести макетов отчета. В области предварительного просмотра в левой части окна можно просмотреть выбранный макет. Для данного отчета выберите опцию ступенчатый, как показано на рис.7.

Рис.7. Макет Ступенчатый чаще всего подходит для отчета с несколькими столбцами.

15. По умолчанию в окне установлен флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице. Как правило, данную опцию следует оставлять без изменения, поскольку это обеспечит экономию бумаги и удобочитаемость отчета. В группе опций Ориентация следует выбрать ориентацию отчета при печати. Выбираем опцию книжная и щелкаем на кнопке Далее.

Следует выбрать один из предварительно заданных стилей отчета. В левой части окна можно просмотреть выбранный стиль (рис.8). Выбираем стиль Сжатый и щелкаем на кнопке Далее, чтобы перейти в последнее диалоговое окно мастера.

Рис.8. Выбор одного из шести предварительно заданных стилей для отчета

Вводим имя отчета: отчСписокТоваровПоТипам . Под этим именем отчет и будет сохранен (рис.9). Выбираем опцию Просмотреть отчет и щелкаем на кнопку Готово, чтобы завершить создание отчета. Мастер отчетов создаст отчет и отобразит его в режиме предварительного просмотра

Рис.9. Присваивается имя, под которым будет сохранен отчет

Отчет, созданный мастером отчетов имеет множество дефектов макета, которые можно исправить. Можно воспользоваться полосами прокрутки, чтобы расположить отчет так, как это показано на рисунке. Когда закончите просмотр отчета, закройте его.

Проведя несколько простых изменений, мы получаем законченный отчет с информацией, необходимой для анализа текущих материальных запасов компании Борей. Изменения должны исправить очевидные дефекты в отчете, созданном мастером, такие, как избыточная ширина столбца КодТипа, дублирование информации в столбцах Поставщик и Название, обрезание имен в столбце Название и усечение заголовка На складе.

2.3 Модификация отчета

Добавление и удаление разделов отчета

При создании отчета из незаполненного шаблона или при модификации отчета, созданного Мастером отчетов, можно добавить к отчету новый раздел.

· Для того чтобы добавить разделы заголовка и примечаний отчета нужно выбрать команду "Вид, Заголовок/Примечание отчета"

· Для того чтобы добавить верхние и нижние колонтитулы страницы, нужно выбрать команду "Вид, Колонтитулы".

· Для того чтобы добавить заголовок или примечание группы, нужно нажать на кнопку панели управления "Сортировка и группировка" и установить значение "Да" для свойств "Заголовок группы" и "Примечание группы".

Если вы осуществляете группировку данных больше чем в один уровень (группа, подгруппа, под-подгруппа), то можете добавлять групповые заголовок и примечание для каждого уровня группировки. Эта операция добавляет к отчету дополнительную пару разделов для каждого уровня группировки.

Удалить разделы из отчета можно используя те же способы, которые использовались для создания разделов. Для того чтобы удалить ненужные разделы:

· Для того чтобы удалить раздел области данных или отдельный заголовок, отдельный раздел примечаний, верхний или нижний колонтитул нужно удалить из раздела все элементы управления, а затем переместить нижнюю границу раздела таким образом, чтобы высота раздела стала равняться нулю. Эти операции не приводят к фактическому удалению раздела, но разделы с нулевой высотой не выводятся на печать и не влияют на макет отчета.

· Для того чтобы одновременно удалить заголовок и примечание отчета, выберите команду "Вид, Заголовок/примечание отчета". Если в заголовке отчета или в разделе примечаний содержится элемент управления, то появится сообщение системы, предупреждающее о том, что вы потеряете элементы управления в удаляемых разделах.

· Для того чтобы одновременно удалить верхний и нижний колонтитулы, выберите команду "Вид, Колонтитулы". Если хоть один из разделов содержит элементы управления, то на экране возникнет уведомление об этом. Для того чтобы удалить заголовок или примечание группы, нажмите кнопку "Сортировка и группировка" на панели инструментов. Задайте значение "Нет" для свойства "Заголовок группы" или "Примечание группы".

Использование разрыва страницы и печать колонтитулов

Свойства "Конец страницы" и "Не разрывать" разделов заголовка группы, области данных и примечаний группы позволяют управлять принудительными разрывами страниц. Для того чтобы установить значения этих свойств, сделайте двойной щелчок на границе раздела группы. На экране появится диалоговое окно свойств данного раздела. Установка свойства "Конец страницы" приводит к принудительной вставке разрыва страницы до печати раздела. Если вы установили значение "Да" свойства "Не разрывать", а на текущей странице не хватает места для печати всего раздела, то добавляется разрыв страницы и весь раздел печатается на следующей странице.

Для того чтобы задать печать колонтитулов на первой и последней странице, необходимо выбрать команду "Правка, Выделить отчет", а затем щелкнуть по кнопке "Свойства" на панели инструментов. Затем вы можете выбрать параметры печати для свойств "Верхний колонтитул" и "Нижний колонтитул" на вкладке "Макет"

2.4 Сохранение и печать отчета

Сохранить отчет можно в любой момент, выполнив команду Файл/Сохранить или Файл/Сохранить как в окне конструктора отчета или щелкнув на кнопке Сохранить панели инструментов. Если отчет сохраняется впервые или каждый раз по команде Сохранить как , или Экспорт, необходимо указывать имя отчета.

Необходимо помнить, что Access сохраняет только конструкцию отчета, а не данные или сам отчет. Если для построения отчета был создан запрос, то его следует сохранить отдельно. Результирующий набор данных запроса можно получить в любой момент, открыв отчет, который автоматически запустит запрос на выполнение.

Кнопка Печать панели инструментов режима предварительного просмотра позволяет вывести данный отчет на печать. С помощью команды Файл / Параметры страницы можно выбрать принтер, задать формат бумаги, размер полей, расстояние между строками, ориентацию (книжная, альбомная) и т.д. Команда Файл. / Печать позволяет выбрать для печати отдельные страницы отчета, распечатать заданное число копий, вывести отчет в файл, который должен распечатываться в другое время.

3. Практикование и разработка сложных отчеов

3.1 Создание отчета с помощью конструктора отчета

Конструктор отчетов служит для редактирования отчета, созданного в мастере отчетов.

Создание и изменение макета отчета осуществляется в окне конструктора отчетов. Отчеты делятся на разделы, которые в большинстве пакетов программного обеспечения, предназначенных для создания отчетов, называются полосами или разделами. При создании отчета в режиме конструктора в окне первоначально отображаются пустые разделы отчета, как показано на рис.1.

Рис .1. Разделы отчета в режиме конструктора отчетов

Наличие этих разделов, а также их удаление или включение, определяются командами меню Вид | Колонтитулы и Вид | Заголовок/примечание отчета . Для этих же целей можно использовать соответствующие кнопки панели инструментов конструктора отчетов.

При создании отчета необходимо заполнить его разделы элементами в соответствии с разработанным пользователем проектом отчета. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. Все, что находится в заголовке отчета, печатается лишь один раз - в начале каждого отчета. Верхний колонтитул служит в качестве заголовков столбцов и групповых/обобщающих данных. Нижний колонтитул содержит номер страницы и вычисляемые элементы управления. При определении содержания этих разделов следует исходить из требований к оформлению отдельных страниц отчета. В области данных размещаются поля таблиц базы данных или запросов, обрабатывается и печатается каждая запись. Примечание отчета печатается один раз в конце отчета после всех записей данных и примечаний групп.

При необходимости группировки записей по полю в окно конструктора отчетов могут быть добавлены разделы Заголовок группы и Примечание группы . В заголовке группы, как правило, размещаются поля, по которым производится группировка. Он используется для указания записей из области данных, которые относятся к конкретной группе. В примечании группы могут быть размещены выражения для подведения итогов по группе. Допускается до 10 уровней группировки выводимых записей.

В процессе конструирования разделы отчета заполняются элементами в соответствии с планируемым макетом отчета с помощью команд меню или кнопок панели инструментов конструктора отчетов и панели элементов.

Поля с неповторяющимися значениями размещают в Области данных , которой можно придать вид табличной части отчета. Поля с повторяющимися значениями, по которым производится группировка записей, целесообразно размещать в заголовке группы.

Элементами разделов отчета, кроме полей таблиц или запросов, на которых строится отчет, являются также тексты подписей, кнопки управления, внедряемые объекты, линии, прямоугольники и т.п. Для каждого из элементов имеются соответствующие кнопки на панели элементов.

Для каждого элемента, а также раздела и отчета в целом могут быть уточнены свойства. Технология размещения элементов и определения их свойств практически аналогична используемой в конструкторе форм.

Кнопка Параметры панелей инструментов позволяет добавить или удалить кнопки, снимая или устанавливая флажки в открывающемся списке кнопок, или открыть окно настройки панелей.

Создание отчета для одной таблицы

Рассмотрим технологию создания однотабличного отчета на примере получения списков студентов по группам.

Пусть в результате проектирования макета отчета списки студентов определены перечисленные ниже требования к отчету:

· В отчете должны последовательно, со своими заголовками, отображаться списки студентов для каждой группы. Вывод записей списка группы должен осуществляться в порядке возрастания номера студента в группе.

· При формировании отчета необходимо рассчитать средний проходной балл для каждой группы и отобразить его в отчете.

· Вывод названия отчета должен производиться на каждой странице отчета.

Выберите в окне базы данных объект Отчеты . Начать конструирование отчета можно разными способами. Можно сразу перейти в режим конструирования, выбрав в окне базы данных строку Создание отчета в режиме конструктора . В этом случае сразу открывается не связанный с источником отчет (см. рис.1).

Можно начать конструирование, нажав кнопку Создать . В открывающемся диалоговом окне (рис.2) Новый отчет , позволяющем выбирать разные режимы, в данном случае необходимо выбрать вариант Конструктор . Если в этом окне в качестве источника данных отчета выбрать таблицу (запрос), то одновременно с открытием нового отчета в режиме конструктора откроется дополнительное окно со списком полей источника.

Рис .2. Окно выбора варианта создания отчета, таблицы-источника

Выберем в качестве источника для рассматриваемого примера таблицу студент. Появится окно со списком доступных полей источника отчета (рис.2).

В открывшемся окне конструктора отображается макет создаваемого отчета, который содержит разделы, указанные на рис.1. Если раздел Заголовок отчета отсутствует, включим его с помощью команды меню Вид | Заголовок/примечание отчета или соответствующей кнопки панели инструментов конструктора отчетов. Для удобства работы можно на панели конструктора добавить кнопку Заголовок/примечание отчета , при использовании которой добавляются соответствующие разделы.

Группировка и сортировка данных отчета

Для выполнения требований к группировке и сортировке отображаемых в отчете данных можно использовать кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов конструктора. Далее задаются необходимые параметры в открывающемся диалоговом окне Сортировка и группировка . Для рассматриваемого примера в этом окне необходимо задать группировку записей по полю нг и сортировку по полю не (рис.3).

Рис .3. Окно определения групп записей по полю НГ

В окне Сортировка и группировка в столбце Поле/выражение необходимо записать имя поля для группировки или выбрать это поле из раскрывающегося списка полей источника. В области Свойства группы в строках Заголовок групп и Примечание группы следует выбрать значение Да.

Поскольку общий список студентов в соответствии с проектом отчета должен быть разбит по группам, выберем для группировки поле нг рассматриваемого примера.

После определения группировки в окне конструктора отчета (рис.4) появляются дополнительные разделы Заголовок группы "НГ" , Примечание группы "НГ" .

Для задания сортировки в следующей строке диалогового окна достаточно записать (выбрать) имя соответствующего поля. В области Свойства группы этого поля в строках Заголовок группы "НГ и Примечание группы "НГ" по умолчанию установлены значения Нет, что и устанавливает по этому полю только сортировку.

В рассматриваемом примере для вывода отсортированного списка студентов в каждой группе зададим сортировку по полю номера студента не. Для этого в диалоговом окне выберем во второй строке поле нс.

Рис .4. Окно конструктора отчетов при разработке отчета для вывода данных из одной таблицы СТУДЕНТ

Размещение данных в разделах отчета

Процедура размещения полей из таблиц включает два этапа.

1. Размещение поля группировки.

Значение поля группировки должно быть представлено один раз в области заголовка группы.

В примере отчета поле не должно быть размещено в разделе Заголовок группы "НГ . Если список полей источника не открыт, нажмем кнопку панели инструментов конструктора отчетов Список полей . Перетащим с помощью мыши поле не из списка полей в раздел Заголовок группы . Откорректируем подпись поля, изменив ее на список студентов группы (рис.4).

Установим нужный шрифт для элементов. Для установки размеров рамки по размеру текста подписи выполним команду Формат | Размер | По размеру данных или нажмем соответствующую кнопку панели инструментов.

2. Формирование табличной части отчета.

В соответствии с проектом макета необходимо разместить поля для табличной части так, чтобы их имена располагались в области данных, а подписи полей для формирования заголовка столбца - в области Заголовок группы . Тогда в области данных после формирования отчета будут размещены строки табличной части, а в области заголовка - названия столбцов. При этом следует иметь в виду, что после перетаскивания полей из списка источника в область данных они поместятся туда вместе с подписями. Для перемещения подписей в область Заголовок группы их можно вырезать и, сделав текущей область заголовка, вставить. Заметим, что подписи также можно создать заново, воспользовавшись кнопкой панели элементов Надпись .

В примере формируемого отчета последовательно разместим поля нс, фио, датар, пбалл в области данных. Поле размещается вместе с подписью, которую система берет из свойств полей таблицы студент. Подписи полей следует переместить в область Заголовок группы путем вырезания и вставки. Если они не совпадают с названиями столбцов в проекте макета, их необходимо откорректировать.

Для создания вычисляемого поля с итоговым значением по группе записей разместим его в раздел Примечание группы "НГ . Для включения расчетного реквизита используется кнопка Поле на панели элементов, которая позволит сформировать элемент Свободный .

Далее нужно открыть свойства создаваемого элемента и на вкладке Данные ввести в строку Данные необходимое выражение для выполнения групповой операции (суммирование, расчет среднего арифметического и т.п.). При необходимости, следует выбрать в раскрывающемся списке Число десятичных знаков нужную точность расчета. На вкладке Макет в раскрывающемся списке Формат поля выбирается требуемый формат.

В примере формируемого отчета для формирования расчетного реквизита Средний проходной балл группы нажмем кнопку Поле и разместим элемент Свободный в раздел Примечание группы "НГ" .

Откроем окно свойств элемента Свободный . Запишем на вкладке Данные в строку Данные функцию =Avg ([пбалл]) для расчета среднего арифметического значений поля пбалл по записям студентов одной группы. Для записи функции можно воспользоваться построителем выражений, вызвав его в окне свойств поля (рис.5) кнопкой, расположенной справа от строки Данные .

Рис .5. Окно свойств поля для вычисления

В окне построителя (рис.6) для формирования функции откроем папку Функции , выберем в ней папку Встроенные функции . Затем в средней панели выберем из списка значение Статистические . В правой панели выберем нужную функцию Avg.

Рис .6. Окно построителя выражений

В окне свойств поля на вкладке Макет в строке Число десятичных знаков запишем значение 2. В раскрывающемся списке Формат поля выберем значение Фиксированный .

Отредактируем подпись вычисляемого поля. Для этого выделим подпись и вызовем окно свойств. В окне свойств на вкладке Макет в строке Подпись запишем - Средний проходной балл группы. Такие действия, как изменение подписи или ввод выражения в поле можно выполнить, не обращаясь к свойствам элементов непосредственно внутри рамки элемента.

Для добавления в отчет текущей даты можно использовать встроенную функцию now () из категории Дата/время . Сначала в области Заголовок отчета с помощью кнопки Поле создается свободный элемент. В окне его свойств на вкладке Данные в строке Данные нужно записать значение =now (). Функцию now () можно выбрать в построителе, отметив из встроенных функций категорию Дата/время . На вкладке Макет в раскрывающемся списке Формат поля выбирается значение Длинный формат даты . Подпись этого поля можно удалить.

Для добавления номера страницы в области нижнего колонтитула создается поле как свободный элемент. В окне его свойств на вкладке Данные в строку Данные записывается выражение = . Подпись этого поля можно отредактировать, записав в его свойствах на вкладке Макет в строке Подпись - стр.

Рассмотренный вариант добавления текущей даты и номера страниц показан на примере отчета, приведенного на рис.6.

Существуют и другие способы формирования поля даты и номера страницы. Добавить в отчет поле текущей даты и времени можно, выполнив в режиме конструктора команду Вставка | Дата и время ( Insertz | Date and Time ). Установка в диалоговом окне Дата и время флажков Формат даты и/или Формат времени позволяет вставить текущую дату и/или текущее время и выбрать нужный вариант форматов (рис.7). В случае отсутствия раздела заголовка поле текущих даты и времени вносится в раздел данных.

В результате в отчете будет создано поле, в окне свойств которого на вкладке Данные в строке Данные будет записано выражение =Date (). Если в отчете имеется раздел заголовка, поле добавляется в этот раздел.

Добавить в отчет поле нумерации страниц можно в режиме конструктора с помощью команды Вставка | Номера страниц . В диалоговом окне Номера страниц выбираются параметры, определяющие формат, расположение и выравнивание номеров страниц (рис.8). Для печати номера страницы на первой странице устанавливается флажок Отображать номер на первой странице .

Рис .7. Окно выбора формата даты и/или времени

Рис .8. Окно выбора параметров номеров страниц

Вывод номеров страниц можно задать, формируя соответствующее выражение в окне свойств поля на вкладке Данные в строке Данные . Такое выражение можно получить в построителе, открыв там папку Общие выражения и далее - категорию Номер страницы . При этом построитель предлагает выражение = " Страница " & [ Page ]. Если выбрать категорию Страница N из М , построитель предлагает выражение = " Страница " & [ Page ] & " из " & [ Pages ].

Завершение оформления отчета

Для окончательного оформления необходимо ввести в раздел Заголовок отчета название отчета. Для этого используется кнопка панели элементов Надпись . Далее с помощью кнопок панели форматирования устанавливается нужный шрифт надписи. Для вывода названия отчета на последующих страницах оно вводится также в раздел Верхний колонтитул . Для этого можно скопировать название из раздела Заголовок отчета , вставить в раздел Верхний колонтитул и выбрать нужный шрифт. Затем следует в окне свойств отчета на вкладке Макет в раскрывающемся списке Верхний колонтитул выбрать значение Без заголовка . Окно свойств отчета может быть вызвано при установке курсора на квадрате пересечения линеек.

В примере формируемого отчета (см. рис.4) заголовок списки студентов введен и отредактирован в область заголовка отчета и область колонтитула. В соответствии с проектом отчета созданы линии, при использовании кнопки панели элементов Линия .

Просмотр и печать отчета Просмотр отчета

Переход из режима конструктора отчетов в режим предварительного просмотра осуществляется с помощью кнопки Вид на панели конструктора. Для просмотра ранее созданного отчета выберите в окне базы данных на вкладке Отчеты нужный отчет и нажмите кнопку Просмотр . Вид отчета при просмотре аналогичен его виду при печати.

В режиме предварительного просмотра имеется своя панель инструментов.

Для просмотра нужных страниц отчета можно использовать стандартное поле номера страницы в нижнем левом углу окна отчета.

Печать отчета

Кнопка Печать панели инструментов режима предварительного просмотра позволяет вывести данный отчет на печать. С помощью команды Файл | Параметры страницы можно выбрать принтер, задать формат бумаги, размер полей, расстояние между строками, ориентацию (книжная, альбомная) и т.д. Команда Файл | Печать позволяет выбрать для печати отдельные страницы отчета, распечатать заданное число копий, вывести отчет в файл, который должен распечатываться в другое время.

3.2 Подчиненный отчет

Наряду с однотабличными отчетами Access позволяет создавать более сложные отчеты, обеспечивающие вывод данных из нескольких взаимосвязанных таблиц базы данных. Для вывода взаимосвязанных данных в многотабличный отчет автоматически используются связи, установленные в схеме данных базы данных.

Многотабличные отчеты могут содержать основную часть и включаемую часть, т.е. подчиненный отчет. Для каждой из этих частей в качестве источника данных выбирается своя таблица или несколько таблиц. Многотабличные отчеты могут также включать поля из разных таблиц и при этом не иметь подчиненных отчетов.

Разработка отчета на основе двух взаимосвязанных таблиц

Рассмотрим построение отчета для двух таблиц, находящихся в одно-многозначных отношениях. В этих отношениях одна таблица является главной, а другая - подчиненной. Построение такого отчета имеет свои особенности, в зависимости от выбора главной или подчиненной таблицы в качестве основы отчета.

Отчет с основной частью на базе главной таблицы

Ниже рассмотрены действия пользователя, необходимые для создания отчета на основе двух таблиц, когда в качестве основы отчета выбирается главная таблица. Процесс разработки будем иллюстрировать на примере двух таблиц: кафедра и преподаватель базы данных Учебный процесс.

Пусть необходимо подготовить отчет, содержащий сведения о кафедрах и включающий списки преподавателей по кафедрам.

Создадим проект макета отчета. В соответствии с проектом макета в отчет предполагается выводить данные по каждой кафедре, включая название, код и телефон, а также фамилию и фотографию заведующего. Эти данные содержатся в таблице кафедра. В табличной части по каждой кафедре необходимо вывести построчно данные о преподавателях кафедры, которые содержатся в таблице преподаватель.

Проект макета дает основание выбрать в качестве основной таблицы отчета таблицу кафедра, а таблицу преподаватель - в качестве источника данных для подчиненного отчета со списком преподавателей.

Создание основной части отчета в режиме конструктора

Выберем в окне базы данных объект Отчеты и нажмем кнопку Создать . В окне Новый отчет выберем вариант Конструктор для построения отчета в режиме конструктора (см. рис.2), а также таблицу, которая будет источником данных для основной части отчета.

Подобные документы

Понятие отчета в Microsoft Access как форматированного представления данных, которые выводятся на экран, в печать или файл. Создание отчета с помощью Мастера. Элементы оформления для печати документов: названия, заголовки, колонтитулы, номера страниц.

контрольная работа , добавлен 26.02.2012


Создание отчета как объекта базы данных. Структура отчета в режиме Конструктора, способы его создания. Скоростные характеристики СУБД Access, использование программы в пакете Microsoft Office. Разработка базы данных "Сотрудники ресторана ВасабиКо".

контрольная работа , добавлен 06.12.2010


Создание моделей данных, основных таблиц с помощью конструктора таблиц, связей между таблицами, форм для заполнения таблиц, запросов на выборку данных, отчетов для вывода на печать и начальной кнопочной формы. Основные объекты Microsoft Access.

контрольная работа , добавлен 18.03.2012


Создание базы данных в Microsoft Access с помощью мастера шаблонов. Создание таблиц путём ввода данных, с помощью мастера таблиц или таблицы в режиме конструктора таблиц. Создание запросов в Microsoft Access, с помощью мастера или конструктора запросов.

реферат , добавлен 08.09.2010


Отчеты как объекты СУБД Access, предоставляющие возможность выбирать из базы данных необходимую информацию и оформлять ее в виде документа, предназначенного для просмотра и печати. Создание простого отчета (с помощью мастера) и с группировкой данных.

реферат , добавлен 29.06.2015


Начало работы в Microsoft Access. Основные моменты создания несложной базы данных: создание титульного листа в режиме конструктор, базы данных, порядок занесения данных для базы в режиме презентации. Особенности оформления отчета и настройки программы.

лекция , добавлен 07.02.2010


Создание таблиц в приложении Microsoft Access; определение связей между ними. Задание полю индивидуального значения. Разработка запросов в режиме конструктора, форм с помощью "Мастера форм" и отчетов. Составление главной и подчиненных кнопочных форм.

курсовая работа , добавлен 13.02.2013


Рассмотрение интерактивной реляционной системы управления базами данных Microsoft Access. Графические возможности программы; создание таблиц, запросов, формуляров, отчетов, макросов и модулей. Сравнительная характеристика баз данных Clipper и Access.

курсовая работа , добавлен 22.01.2013


Отчет как форматированное представление данных, выведенное на экран, в печать или файл. Данные из запроса или таблицы в отчете, созданном в Microsoft Access. Способы создания отчета. Экспертные и обучающиеся системы. Изменение масштаба отображения отчета.

реферат , добавлен 12.11.2010


Интерфейс и начало работы в Microsoft Access. Построение реляционной базы данных и разработка инфологической модели. Разработка формы с помощью мастера форм и запроса в режиме конструктора. Создание таблиц данных. Поиск и замена значений в полях.

Лекция 15. Создание отчетов средствами MS Access

Отчеты представляют собой формат вывода информации в виде бумажного документа. По сравнению с формами, которые тоже могут выводиться на печать, отчеты обладают двумя принципиальными отличиями:

§ предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;

§ отчеты могут быть использованы для получения эстетично оформленных материалов, наклеек и других документов.

В основном отчеты применяются для просмотра «картины в целом», поэтому часто базируются на многотабличных итоговых запросах.

Окно отчета и его инструменты

Все инструменты, используемые для создания отчета эквиваленты соответствующим инструментам создания форм: Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет: в столбец, Автоотчет: ленточный, Мастер диаграмм, Почтовые наклейки . Среди всех вышеперечисленных средств, новым является только мастер создания почтовых наклеек. Этот мастер позволяет выбрать поля с именами и адресами, выполнить их форматирование для использования в качестве почтовых наклеек, имеет жесткую специализацию и поэтому в настоящем курсе лекций не рассматривается.

Структура отчета в режиме конструктора практически полностью соответствует структуре формы и делится на разделы, имеющие то же назначение, но некоторые свои особенности:

§ «Верхний колонтитул» и «Нижний колонтитул» позволяют выводить общую информацию для всех страниц отчета, так как печатаются вверху и внизу каждой страницы соответственно, например, название документа, нумерация страниц, дата и время и т.д. Отобразить эти разделы можно командой меню Вид – Колонтитулы .

§ «Заголовок отчета» и «Примечание отчета» Печатаются только один раз в начале отчета и в конце отчета соответственно. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета. Если в этих разделах помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, то сумма рассчитывается для всего отчета. Включить эти разделы можно командой Вид - Заголовок/примечание отчета.

§ «Область данных» Раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

§ «Заголовок группы» и «Примечание группы» используются для реализации группировки в отчетах. Выводятся перед и после каждой новой группы записей, соответственно. Используется для печати названия группы и вычисления статистических функций. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в эти разделы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы.

Линейка с делениями и сетка помогают планировать расположение данных на странице. Изменить размер любого отдела можно, перетащив его границу.

Панель элементов практически полностью аналогична панели элементов форм и в комментариях не нуждается. Отображение панели элементов, аналогично формам, управляется командой Вид - Панель элементов , либо кнопкой Панель элементов на панели инструментов.

Для размещения полей таблиц или запросов в отчете удобно использовать окно «Список полей», которое можно включить командой Вид - Список полей .

В окне свойств можно установить свойства самого отчета, его разделов и элементов управления. Набор свойств, представленных в нем зависит от объекта. Для доступа к окну свойств компонента необходимо его выделить и нажать кнопку Свойства панели инструментов или выполнить команду меню Вид - Свойства . Описание окна свойств имеется в предыдущей лекции.

Вычисления в отчетах

В качестве значения свойства «Данные» практически любого объекта, позволяющего выводить данные, можно задать выражения любой сложности с использованием арифметических операторов. Кроме того, в вычислениях можно использовать любые встроенные функции, а также функции, которые определены разработчиком в модуле VBA . При необходимости можно использовать построитель выражений. Чтобы указать MS Access на необходимость использования выражения, ввод выражения обязательно должен начинаться со знака равно (=).

= [Стипендия]*0,5

Ссылаться можно только на поля данных размещенных на данной форме, либо на открытых отдельных формах. Во втором случае необходимо предусмотреть принудительное открытие форм содержащих требуемые данные, например средствами макросов.

Группировка в отчетах

Отчеты, в отличие от форм, позволяют выполнять группировку. Для включения группировки в отчет, используется окно «Сортировка и группировка», которое можно вызвать командой меню Вид-Сортировка и группировка (рисунок 15.1).

Рисунок 15.1 - Окно Сортировка и группировка.

В окне Сортировка и группировка можно определить до 10 полей или выражений, которые будут использоваться в отчете для группировки данных. Первый элемент списка определяет основную группу, а последующие подгруппы внутри групп.

В первой строке столбца Поле/выражение раскрывается список полей базовой таблицы или запроса. Если начать ввод со знака (=), то можно ввести в этом столбце выражение, содержащее ссылку на любое поле базовой таблицы или запроса.

Для каждого поля или выражения можно определить диапазон группировки, т.е. данные можно группировать не только по отдельным значениям, но и по диапазонам значений. Вид и размер диапазона зависят от типа данных поля или выражения.

При группировке по текстовому полю можно начать новую группу при изменении первого или нескольких начальных символов в значениях поля. Например, чтобы образовать по одной группе для каждой буквы алфавита, необходимо определить создание новой группы при изменении первой буквы значения поля – таким образом, будет получена группа записей, в которых значения поля начинаются с букв А, Б, В и т.д.

Чтобы задать группировку по первым символам, устанавливается значение свойства «Группировка» - По первым знакам , а значение свойства Интервал определяет число начальных символов, по которым необходимо образовывать группы.

Для чисел можно установить свойство «Группировка» в значение Интервал . В этом случае свойство «Интервал» определяет диапазоны группировки. Если в свойстве «Интервал» указано значение 10, то группы будут формироваться через интервал равный 10, например: от –20 до –11, от –10 до –1, от 0 до 9, от 10 до 19, от 20 до 29 и т.д.

Для полей даты/времени можно устанавливать значения свойства «Группировка»: По годам, По кварталам, По месяцам, По неделям, По дням, По часам, По минутам . Тогда свойство «Интервал» будет указывать на количество лет, кварталов, месяцев и т.д. в интервале.

Вычисление промежуточных итогов и итогов с накоплением

Еще одна задача, которую обычно приходиться решать при составлении отчетов, - это получение итоговых величин по группам данных. Для получения промежуточных итоговых значений для групп в эти разделы можно поместить дополнительные свободные элементы управления, в которых используется выражение, построенное с применением итоговых функций: Sum, Min, Max, Avg, Count, First, Last, StDev и Var.

Выражение в разделе группы, использующее итоговую функцию, не должно ссылаться на элемент управления, размещенный в области данных, т.е. не удастся создать вычисляемое поле в области данных и сослаться на него в выражении, использующем итоговую функцию. Но возможно повторить вычисляемое выражение в итоговом поле. Например, если вычисляемое поле в области данных с именем Цена содержит выражение [Цена за единицу]*[Количество] , то в разделе примечаний группы необходимо использовать выражение Sum([Цена за единицу]*[Количество]), а не Sum([Цена]) .

Используя раздел примечаний отчета, можно получить общие итоги по всем записям для любого поля или выражения. В примечании отчета, как и в примечаниях групп, допустимы любые итоговые функции.

Наряду с вычислением итогов в разделах групп можно создавать итоги с накоплением в области данных. Свойство «Сумма с накоплением» любого числового поля, размещенного в области данных, позволяет вычислять итоги, которые обнуляются в начале каждой группы или накапливаются на протяжении всего отчета. При размещении в области данных поля, для него устанавливается свойство «Данные» – значение поля для которого вычисляется сумма, а для свойства «Сумма с накоплением» - значение Для группы .

Контрольные вопросы

1. В чем основное назначение отчетов?

2. Какие способы создания отчетов вы знаете?

3. Что общего и в чем различие между основными разделами форм и отчетов?

4. Как создаются вычисляемые поля?

5. Как выполняется группировка в отчетах?

6. Как вычисляются общие итоги?

7. Как вычислить итоги с накоплением?

8. Назовите механизм настройки отчетов.

Задания для самостоятельной работы

Задание 1 . Создание отчета «Читатели библиотеки» при помощи мастера, по следующему описанию:

1. В окне «Базы данных» выполните переход в категорию «Отчеты».

2. Откройте окно мастера отчетов командой «Создание отчета с помощью мастера». Откроется окно диалога «Создание отчетов» (рисунок 15.2).

3. В раскрывающемся списке «Таблицы и запросы» укажите таблицу «Читатели».

4. Из списка «Доступные поля» в список «Выбранные поля» перенесите все поля таблицы. Нажмите кнопку Далее .

5. На данном этапе предлагается выбрать уровень группировки, но группировка не планируется, поэтому просто нажимаем кнопку Далее .

6. Установим порядок сортировки по полю «ФИО», затем нажмем кнопку Далее .

7. Выберем вид отчета – табличный для продолжения нажимаем кнопку Далее .

8. Выберем стиль текста отчета – сжатый . Нажмем кнопку Далее .

9. Укажем имя отчета Читатели библиотеки и нажмем кнопку Готово . Результат создания отчета изображен на рисунке 15.3

Рисунок 15.2 – Диалоговое окно «Создание отчетов»

Рисунок 15.3 – Фрагмент отчета «Читатели библиотеки»

Задание 2. Отредактируйте отчет «Читатели библиотеки» в режиме конструктора.

Задание 3 . Создайте собственный отчет для БД ИС «Библиотека» позволяющий выводить читательские билеты, по виду приближенные к настоящим.

Задание 4. Создайте отчет, предоставляющий информацию о количестве книг у каждого из читателей.

Отчет – конечный продукт большинства приложений баз данных. Программа Microsoft Office Access 2007 помогает создавать множество различных отчетов любой степени сложности. Прежде чем приступать к работе, следует выбрать источник, из которого будут извлекаться записи отчета. Отчет может представлять собой как простой список, так и подробную сводку данных о продажах, сгруппированных по районам. Однако в любом случае необходимо сначала определить, в каких полях содержатся данные, которые должны войти в отчет, и в каких таблицах или запросах находятся эти поля.

После того как выбран источник записей для создания отчета, проще всего воспользоваться мастером отчетов. Мастер отчетов - это средство Microsoft Access, помогающее создать отчет на основании ответов, полученных на заданные пользователю вопросы.

Составим отчет по результатам сдачи экзаменов с группированием данных по дисциплинам.

Для создания отчета с помощью Мастера отчетов выполните следующие действия:

3.1. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Мастер отчетов .

3.2. Откроется диалоговое окно Создание отчетов .

3.5. В списке Таблицы и запросы выберите таблицуЭкзамены.

3.6. В списке Доступные поля выберите поля, которые будут входить в отчет и перенесите их в список Выбранные поля . Из таблицы Экзамены в отчет необходимо включить поляНом_зачетки и Оценка .

3.7. Откройте еще раз список Таблицы и запросы и выберите там таблицу Студент .

3.8. Включите из этой таблицы поля Фамилия , Имя , Отчество. Столбец Фамилия должен располагаться в отчете после столбца Ном_зачетки , поэтому выберите поле Ном_ зачетки в списке Выбранные поля , щелкните на поле Фамилия в списке Доступные поля , затем – на кнопке >.

3.9. Access перенесет поле Фамилия в список Выбранные поля и вставит его между полями Ном_ зачетки и Оценка .

3.10. Перенесите поля Имя и Отчество аналогичным образом.

3.11. Включите в отчет поле Назв_дисц из таблицы Дисциплина . Для этого откройте список Таблицы и запросы и выберите таблицу Дисциплина .

3.12. Перенесите поле Назв_дисц из списка Доступные поля в список Выбранные поля .

3.14. Щелкните в списке Дисциплина .

3.16. Поскольку мы уже определили группирование данных по названию дисциплины, то щелкните кнопку Далее , чтобы перейти в следующее диалоговое окно.

3.17. Укажите в первом раскрывающемся списке поле, по которому необходимо отсортировать данные. Пусть это будет поле Ном_ зачетки . По умолчанию назначается сортировка По возрастанию.

3.18. Щелкните кнопку Итоги . На экране отобразится окно Итоги .

3.19. Установите флажок Avg для вычисления среднего значения по полю Оценка.

3.20. В группе опций Показать активизируйте опцию данные и итоги . Это позволяет включить в отчет все поля, а в конце каждой группы и всего отчета помещаются поля итогов.

3.21. Щелкните кнопку ОК , чтобы вернуться в диалоговое окно Создание отчетов .

3.23. Выберите вид Макета для отчета. Для данного отчета выберите опцию ступенчатый . В области предварительного просмотра в левой части окна можно просмотреть выбранный макет.

3.24. По умолчанию в окне установлен флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице . Как правило, данную опцию следует оставлять без изменения, поскольку это обеспечит экономию бумаги и удобочитаемость отчета.

3.25. В группе Ориентация выберите ориентацию книжная .

3.27. Выберите один из предварительно заданных стилей отчета по своему усмотрению. В левой части окна можно просмотреть заданный стиль.

3.29. Введите имя отчета: Результаты сдачи экзаменов . Под этим именем отчет будет сохранен.

3.30. Активизируйте опцию Изменить макет отчета .

3.31. Щелкните кнопку Готово . Мастер отчетов создаст отчет и отобразит его в режиме конструктора.

3.32. Проанализируйте макет созданного вами отчета.

3.33. Выполните команду: группа Режим –кнопка Режим - команда Представление отчета , чтобы оценить внешний вид отчета. Или это можно сделать с помощью строки состояния (нижняя панель окна Access.

Представление отчета;

Предварительный просмотр;

Режим макета;

Режим конструктора.

Обратите внимание, что надписи полей Ном_зачетки и Назв_дисц в разделе Верхний колонтитул совпадают с названиями полей в таблицах. Отчет будет привлекательнее, если дать привычные для нас названия.

3.34.Переключитесь в режим конструктор .

3.35. Маркируйте поле Назв_дисц в разделе Верхний колонтитул .

3.36. Выполните команду Свойства контекстного меню. На экране появится окно Надпись .

3.37. Для свойства Подпись введите значение Дисциплина . Мастер отчетов подставляет текст свойства Подпись в качестве заголовка столбца отчета.

3.38. Закройте окно Надпись .

3.39. Выполните те же изменения для заголовка поля Ном_зачетки . В качестве заголовка введите значение Номер зачетной книжки .

3.40. Выполните команду Представление данных , чтобы оценить сделанные в отчете изменения.

3.41. Переключитесь в режим конструктор .

3.42. Аналогично, замените надпись Avg в разделе Примечание группы на Средний балл .

3.43. По умолчанию мастер отчетов включает в раздел Примечание группы вычисляемое поле, отображающее имя группирующего поля (Код_дисц ) и его значение, для идентификации итоговых полей примечания группы. Удалите его, выделив щелчком мыши.

3.44. Закройте окно конструктора с сохранением изменений в макете отчета.

3.45. Самостоятельно создайте отчет , содержащий следующие поля:

· Ном_зачетки;

· Название факультета;

· Фамилия;

· Отчество.

Данные в отчете должны быть сгруппированы по названию факультета.