Создание отчета с помощью мастера отчетов. Способы создания отчета в Microsoft Office Access

Отчет – конечный продукт большинства приложений баз данных. Программа Microsoft Office Access 2007 помогает создавать множество различных отчетов любой степени сложности. Прежде чем приступать к работе, следует выбрать источник, из которого будут извлекаться записи отчета. Отчет может представлять собой как простой список, так и подробную сводку данных о продажах, сгруппированных по районам. Однако в любом случае необходимо сначала определить, в каких полях содержатся данные, которые должны войти в отчет, и в каких таблицах или запросах находятся эти поля.

После того как выбран источник записей для создания отчета, проще всего воспользоваться мастером отчетов. Мастер отчетов - это средство Microsoft Access, помогающее создать отчет на основании ответов, полученных на заданные пользователю вопросы.

Составим отчет по результатам сдачи экзаменов с группированием данных по дисциплинам.

Для создания отчета с помощью Мастера отчетов выполните следующие действия:

3.1. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Мастер отчетов .

3.2. Откроется диалоговое окно Создание отчетов .

3.5. В списке Таблицы и запросы выберите таблицуЭкзамены.

3.6. В списке Доступные поля выберите поля, которые будут входить в отчет и перенесите их в список Выбранные поля . Из таблицы Экзамены в отчет необходимо включить поляНом_зачетки и Оценка .

3.7. Откройте еще раз список Таблицы и запросы и выберите там таблицу Студент .

3.8. Включите из этой таблицы поля Фамилия , Имя , Отчество. Столбец Фамилия должен располагаться в отчете после столбца Ном_зачетки , поэтому выберите поле Ном_ зачетки в списке Выбранные поля , щелкните на поле Фамилия в списке Доступные поля , затем – на кнопке >.

3.9. Access перенесет поле Фамилия в список Выбранные поля и вставит его между полями Ном_ зачетки и Оценка .

3.10. Перенесите поля Имя и Отчество аналогичным образом.

3.11. Включите в отчет поле Назв_дисц из таблицы Дисциплина . Для этого откройте список Таблицы и запросы и выберите таблицу Дисциплина .

3.12. Перенесите поле Назв_дисц из списка Доступные поля в список Выбранные поля .

3.14. Щелкните в списке Дисциплина .

3.16. Поскольку мы уже определили группирование данных по названию дисциплины, то щелкните кнопку Далее , чтобы перейти в следующее диалоговое окно.

3.17. Укажите в первом раскрывающемся списке поле, по которому необходимо отсортировать данные. Пусть это будет поле Ном_ зачетки . По умолчанию назначается сортировка По возрастанию.

3.18. Щелкните кнопку Итоги . На экране отобразится окно Итоги .

3.19. Установите флажок Avg для вычисления среднего значения по полю Оценка.

3.20. В группе опций Показать активизируйте опцию данные и итоги . Это позволяет включить в отчет все поля, а в конце каждой группы и всего отчета помещаются поля итогов.

3.21. Щелкните кнопку ОК , чтобы вернуться в диалоговое окно Создание отчетов .

3.23. Выберите вид Макета для отчета. Для данного отчета выберите опцию ступенчатый . В области предварительного просмотра в левой части окна можно просмотреть выбранный макет.

3.24. По умолчанию в окне установлен флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице . Как правило, данную опцию следует оставлять без изменения, поскольку это обеспечит экономию бумаги и удобочитаемость отчета.

3.25. В группе Ориентация выберите ориентацию книжная .

3.27. Выберите один из предварительно заданных стилей отчета по своему усмотрению. В левой части окна можно просмотреть заданный стиль.

3.29. Введите имя отчета: Результаты сдачи экзаменов . Под этим именем отчет будет сохранен.

3.30. Активизируйте опцию Изменить макет отчета .

3.31. Щелкните кнопку Готово . Мастер отчетов создаст отчет и отобразит его в режиме конструктора.

3.32. Проанализируйте макет созданного вами отчета.

3.33. Выполните команду: группа Режим –кнопка Режим - команда Представление отчета , чтобы оценить внешний вид отчета. Или это можно сделать с помощью строки состояния (нижняя панель окна Access.

Представление отчета;

Предварительный просмотр;

Режим макета;

Режим конструктора.

Обратите внимание, что надписи полей Ном_зачетки и Назв_дисц в разделе Верхний колонтитул совпадают с названиями полей в таблицах. Отчет будет привлекательнее, если дать привычные для нас названия.

3.34.Переключитесь в режим конструктор .

3.35. Маркируйте поле Назв_дисц в разделе Верхний колонтитул .

3.36. Выполните команду Свойства контекстного меню. На экране появится окно Надпись .

3.37. Для свойства Подпись введите значение Дисциплина . Мастер отчетов подставляет текст свойства Подпись в качестве заголовка столбца отчета.

3.38. Закройте окно Надпись .

3.39. Выполните те же изменения для заголовка поля Ном_зачетки . В качестве заголовка введите значение Номер зачетной книжки .

3.40. Выполните команду Представление данных , чтобы оценить сделанные в отчете изменения.

3.41. Переключитесь в режим конструктор .

3.42. Аналогично, замените надпись Avg в разделе Примечание группы на Средний балл .

3.43. По умолчанию мастер отчетов включает в раздел Примечание группы вычисляемое поле, отображающее имя группирующего поля (Код_дисц ) и его значение, для идентификации итоговых полей примечания группы. Удалите его, выделив щелчком мыши.

3.44. Закройте окно конструктора с сохранением изменений в макете отчета.

3.45. Самостоятельно создайте отчет , содержащий следующие поля:

· Ном_зачетки;

· Название факультета;

· Фамилия;

· Отчество.

Данные в отчете должны быть сгруппированы по названию факультета.

Отчет (report) - это объект базы данных, который используется для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации. Reports позволяют извлечь из таблиц или запросов базы данных необходимую информацию и представить ее в виде удобном для восприятия. Report содержит заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы, примечание и разбит на страницы.

В Microsoft Access 2007 для создания отчетов можно использовать различные средства (рис. 1):

  • Мастер отчетов
  • Конструктор отчетов
  • Инструмент Report
  • Пустой report

Отчеты целесообразно выполнять с помощью Мастера или других указанных инструментов, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения можно в режиме макета или конструктора. В Microsoft Access 2007 предусмотрено два режима внесения изменений и дополнений в reports: режим макета и режим конструктора.

Режим макета - это более наглядный режим редактирования и форматирования (изменения) отчетов, чем режим конструктора. В тех случаях, когда в режиме макета невозможно выполнить изменения в отчете, то целесообразно применять режим конструктора.

Мастер отчетов . Для создания отчета при помощи Мастера отчетов необходимо выполнить следующие действия:

  • В окне базы данных Access щелкнуть на вкладке Создание и затем щелкнуть на кнопке Мастер отчетов в группе Отчеты. Появится диалоговое окно Создание отчетов.
  • В поле Таблицы и отчеты щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу Студенты.
  • Щелкнуть на кнопке ОК (рис. 1).


Рис. 2.

  • Все "Доступные поля" переведем в "Выбранные поля", выделив их и щелкнув на кнопку >>.
  • На следующем шаге (Добавить уровни группировки?) щелкаем далее.
  • На шаге "Выберите порядок сортировки записей". В раскрывающемся списке выберем "Фамилия" для сортировки по возрастанию.
  • На шаге "Выберите вид макета для отчета". Выбираем: Макет - блок, ориентация - книжная. Щелкнуть на кнопке Далее.
  • На шаге " Выберите требуемый стиль". Выбираем - Изящная.
  • Следующий шаг - "Задайте имя отчета". Вводим имя - Студенты мастер_отчетов. Дальнейшие действия: Просмотреть report; Изменить макет отчета. Выбираем Просмотреть, щелкаем на кнопке Готово. Report открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть report в распечатанном виде.


Рис. 3.

  • Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо в области переходов щелкнуть правой кнопкой мыши на имени отчета и в контекстном меню выбрать режим конструктора. На экране появится report в режиме Конструктора.


Рис. 4.


Редактирование:
1) удалите поля КодСтудента в верхнем колонтитуле и области данных;
2) удалите поля КодГруппы в верхнем колонтитуле и области данных;
3) На место поля КодГруппы переместить поле "Название" из списка "Группы студентов";
4) переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.
5) Измените надпись в заголовке страницы, введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.
6) Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.

Форматирование:
1) Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ»
2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона. Report в режиме конструктора примет вид, представленный на рисунке 5.


Рис. 5.

3) Перейдите в режим предварительного просмотра. Для перехода в режим предварительного просмотра необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на названии отчета в области переходов и в контекстном меню выбрать режим "Предварительный просмотр" (рис 6).


Рис. 6.

Инструмент Отчет . Для быстрого создания отчета, т.е. создания одним щелчком мыши можно воспользоваться инструментом Report. В этом случае report формируется на базе существующей таблицы или запроса. В созданном отчете будут отображаться все записи таблицы или запроса, на базе которых создается report. Но созданный report можно будет изменить в режиме макета или конструктора.

Для создания отчета необходимо выполнить следующее. В области переходов надо выделить таблицу (например, Студенты), на основе которой нужно создать report. Затем перейти на вкладку Создание и щелкнуть на пиктограмме Report. На экране будет отображен простой Отчет на основе текущей таблицы Студенты.

Средство Пустой отчет . Инструмент "Пустой report" позволяет создавать reports с нуля в режиме макета. Для этого надо щелкнуть Пустой report в группе Отчеты на вкладке Создание. В окне редактирования Access 2007 появится Отчет1 с пустой областью данных, а в правой части окна будет отображаться область "Список полей" существующих таблиц. Щелкнув на знак "+" таблицы (например, Студенты), откроется список необходимых полей.

Перетащите требуемые поля из этого списка в report, нажав и удерживая левую клавишу мыши. С помощью инструментов из группы "Элементы управления" на вкладке Формат, можно доработать report, добавив заголовок, номера страниц, дату и время. При необходимости его можно доработать в режиме конструктора. Сохраните report.

СРСП 9-10: «СУБД MS Access» .

Ответьте на вопросы в тетрадях по СРСП :

(Ответы должны быть полными с объяснениями можно вклеить рисунки из СУБД MS Access с помощью копирования кнопкой PrtScrn)

1. Что такое Базы данных и СУБД? (Для устного ответа: покажите созданное готовое БД в СУБД MS Access и объясните как организованна в ней БД.)

2. Как организуется реляционная БД? (Для устного ответа: покажите созданные таблицы готовом БД в СУБД MS Access и объясните как они организованны).

3. Объясните первоначальный этап создания файла БД в СУБД MS Access? Что такое расширение файла и с каким расширением сохраняется файл БД в СУБД MS Access ?

4. Что является основным объектом в реляционной БД?

5. Какие поля имеет таблица БД в СУБД MS Access?

6. Что такое ключ в таблицах СУБД MS Access? Какие существуют ключи в БД?

7. Как организуются логические связи в таблицах СУБД MS Access?

8. Что такое запрос СУБД MS Access и что используют для его создания?

9. Что такое форма СУБД MS Access и как создают формы в СУБД MS Access?

10. Что такое отчет и чем отличается он от других объектов СУБД MS Access? Как создаются формы в СУБД MS Access?

При проставлении баллов: за СРСП 9 будет учитываться написанный ответ в тетради; за СРСП 10 подробный устный ответ, на один из вопросов, с показом и объяснением примера в созданной Вами БД на лабораторных работах . (Устный вопрос соответствует вашему номеру в списке журнала преподавателя по информатике.

Практическая работа № 16

Создание запросов Access в режиме конструктора. Запросы на выборку. Вычисляемые поля в запросах.

Создание отчетов Access. Мастер отчетов. Работа с отчетом в режиме конструктора.

1. Откройте БД Student, созданную в практической работе 15.

2. Войдите в режим конструктора запросов: на вкладке Создание в группе «Запросы» выберите кнопку «Конструктор запросов». В конструкторе запросы создаются вручную. Источником данных для запроса могут быть одна или несколько таблиц или запросов. Добавьте таблицу Студенты как источник данных. Изучите окно бланка запроса и инструментарий. Источники данных отображены в верхней части бланка запроса. Нижняя часть бланка предназначена:

· для задания полей, отображаемых в запросе (строка Поле и строка Имя таблицы);

· для задания способа упорядочения данных в запросе (строка Сортировка);

· для задания условий отбора (строки Условие отбора);

· для задания способа группировки данных в запросе;

· для задания вычисляемых выражений в полях запроса.

3. Включите в запрос все поля таблицы Студенты . Включите сортировку по фамилии и запустите запрос на выполнение (кнопка в панели инструментов).

При сохранении задайте имя Макет запроса . В запросе будут отображены все данные исходной таблицы. Просмотрите запрос.

4. Запросы на выборку . Создайте запросы на выборку. Построение каждого нового запроса выполняется в конструкторе (как в пункте 3). Макет можно также многократно копировать, сохраняя каждый запрос с именем, отражающим содержание запроса. Задайте по очереди Условия отбора, указанные ниже, просмотрите результаты построенных запросов, и сохраните каждый из них под соответствующими именами. Итак, выберите:

· Студентов, фамилии которых начинаются на первые буквы алфавита (Like "[А-И]*") (имя Первые );

· Студентов, которые учатся в одной группе (имя Группа );

· Студентов, кроме тех, кто учится в определенной группе (например, Not И-105) (имя Кроме группы ).

5. Запросы на выборку с логическими операциями . Создайте запросы на выборку наложением условий на поля оценок за экзамены. Источником данных для запросов будут таблицы Студенты и Сессия . Сохраните с указанными именами. Итак, выберите:

· студентов только на отлично (имя Отличники ).

· студентов на хорошо и отлично (4 Or 5) (имя Четыре и пять ).

· студентов, имеющих хотя бы одну тройку (имя Троечники ).

6. Запросы на выборку с параметром . Если вместо условия отбора в строке задать текстовое приглашение на ввод, заключенное в квадратные скобки, например [Введите фамилию], то при запуске запроса можно будет задать параметр. Параметр - это любое значение, по которому будут отыскиваться все записи с указанным значением поля (в примере это фамилия). В новых запросах выполните выборку по значению параметров:

· По фамилии студента (имя Фамилия ).

· По коду студента (Имя Код ).

7. Обратите внимание, что при поиске с параметром используется точное соответствие значению параметра.

8. Вычисляемые поля в запросе . В новом запросе:

· Вычисляемое поле с названием Средний балл для вычисления среднего балла каждого студента:

Имя запроса – Средний балл .

· Вычисляемое поле с названием Сумма баллов для вычисления суммы баллов каждого студента. Имя запроса – Сумма баллов .

9. Групповые операции в запросах . Группировка включается кнопкой на вкладке «Работа с запросами » - «Конструктор » (Групповые операции). В строке бланка «Групповые операции» можно задать поля, по которым выполняется группировка, и функции, которые называются групповыми и используются для подведения итогов по группе данных. Ознакомьтесь с перечнем групповых функций.

· Найдите средние оценки по предметам для каждой группы. В запрос должны быть включены поля Группа и Экамен1, Экзамен2, Экзамен3. Поле фамилии в этом запросе не нужно! Используйте группировку в поле Групповая операция и групповую функцию Avg() во всех полях оценок. Сохраните с именем Средние по группам .

· Найдите средние оценки по предметам для всего контингента студентов. В этот запрос включите только поля оценок с группировкой функцией Avg() во всех полях оценок. Сохраните с именем Средние по предметам .

10. Отчеты предназначены для отображения данных из таблиц и запросов базы данных в «бумажном» варианте. Отличаются от форм тем, что позволяют легко выполнить группировку данных и подведение итогов.

11. Создание отчетов с использованием мастеров . На вкладке Создание в группе «Отчеты » выберите Мастер отчетов . Выберите источником данных таблицу Студенты . Выберите для включения в запрос поля Группа, Фамилия, Имя, Адрес, Телефон в указанном порядке. Не добавляя уровни группировки, отсортируйте поля по возрастанию номера группы, затем по возрастанию фамилии, затем имени. Выберите макет Табличный, любой стиль, задайте имя Студенты .

12. Отчет открывается в режиме просмотра. Обратите внимание на содержание вкладки просмотра (она называется «Предварительный просмотр»).

13. Войдите в режим конструктора отчетов, ознакомьтесь с содержанием бланка отчета. Найдите области заголовков, примечаний, колонтитулов. Обратите внимание, что появились вкладки инструментов конструктора отчетов. Создание отчета аналогично созданию форм. В области заголовка располагается общий заголовок отчета, в верхнем колонтитуле – заголовки полей, они будут повторены на каждой странице отчета. В области нижнего колонтитула – текущая дата и номера страниц отчета, они тоже будут повторены на каждой странице. Посмотрите, какого типа эти элементы. Для заголовков используется элемент Надпись , для отображения данных элемент Поле . Элемент Линия отделяет область верхнего колонтитула.

14. Группировка данных . Для объединения записей в группы используется команда Группировка на вкладке «Инструменты конструктора отчетов - Конструктор ». В отчете Студенты записи о студентах должны быть сгруппированы по номерам групп. Используйте группировку, чтобы добавить в отчет область Заголовок группы для номеров групп, и задайте порядок сортировки по возрастанию. Перенесите в область Заголовок группы надпись Группа из верхнего колонтитула, и поле Группа из области данных. Отделите тонкой линией сверху данные о различных группах.

15. Просмотрите результат в режиме просмотра.

16. Создание отчетов с использованием мастеров. Группировка данных . Используйте Мастер отчетов для построения отчета для таблиц Студенты и Сессия . Выберите для включения в запрос поля Группа, Фамилия, Имя, и оценки за три экзамена. Добавьте уровень группировки (по группе), отсортируйте по возрастанию фамилии, затем имена. Выберите макет Ступенчатый , любой стиль, задайте имя Сессия.

17. Подведение итогов в отчетах . Добавьте в отчет в область «Примечание отчета» вычисляемые поля, чтобы вычислить средние значения оценок по предметам (функция Avg()).

Добавьте надпись «Средние по предметам». Добавьте названия предметов к каждой средней оценке.

18. Просмотрите результат в режиме просмотра.

19. Создание отчетов на запросах. Создание отчета в режиме конструктора. Создайте отчет на запросе Средние по группам в режиме конструктора. Названия предметов должны быть в верхнем колонтитуле. Поле и название групп должно быть в области заголовка группы. Средние оценки за экзамены должны быть в области данных.

20. Разместите в области верхнего колонтитула поле для вывода даты.

21. В нижнем колонтитуле разместите номера страниц отчета, используя вставку номеров страниц. В верхний колонтитул добавьте рисунок.

22. Просмотрите результат в режиме просмотра.


Похожая информация.


Access обладает обширным набором возможностей и инструментов для работы с базами данных. Перед пользователями, использующими эту программу, могут ставиться самые разные задачи, которые нужно уметь решать. В этой статье разберёмся, как создать отчёт в Access, что это такое и для чего он нужен. Давайте же начнём. Поехали!

Отчёты в Microsoft Access служат для вывода на экран либо печати информации из базы данных. Любой отчёт можно создать на основе таблицы или на основе запроса. Делается это очень просто, всего в пару кликов.

Для начала у вас должна быть готовая таблица , с данными которой вы будете работать. Затем выделите нужную таблицу в окне «Все объекты Access», расположенном слева, перейдите на вкладку «Создание» и нажмите кнопку «Отчёт» в одноимённом разделе. Всё готово. Перед вами будет сформированный программой отчёт на основе информации, содержащейся в таблице.

После этого вы можете перейти на вкладку «Конструктор», чтобы отредактировать поля, разделы и прочее. Чтобы выйти из режима конструктора, щёлкните правой клавишей мыши по вкладке таблицы и выберите пункт «Представление отчёта». Не забудьте сохранить перед выходом.

Для более сложных случаев используйте «Мастер отчётов», соответствующая кнопка находится в той же вкладке «Создание», этот инструмент пригодится в том случае, если необходимо оперировать с данными из нескольких таблиц сразу.

В открывшемся окне выберите из списка те таблицы и запросы, из которых будут взяты поля (их также необходимо указывать). Закончив, нажмите кнопку «Далее». В следующем окне вам будет предложено выбрать подходящий вид представления данных. Затем вы можете сгруппировать выбранные поля по своему усмотрению. Просто выберите нужное поле и нажмите на кнопку со стрелкой. Далее, откроется окно сортировки записей. Делать сортировку необязательно, поэтому вы можете пропустить этот этап. В следующем окне выберите «Макет» (ступенчатый, блок, структура) и «Ориентацию» (книжная, альбомная). Оставьте отмеченным пункт «Настроить ширину полей для размещения на одной странице». После этого остаётся ввести название и нажать кнопку «Готово».

Чтобы исправить общий вид и некорректно отображаемые данные , перейдите в режим конструктора. Там вы можете выделять отдельные поля и перемещать их при помощи стрелок на клавиатуре или мышкой. Убрать большие промежутки между столбцами, можно не переходя в «Конструктор». Достаточно передвинуть границы курсором мыши. В случае, если часть данных у вас отображаются в виде решёток «#», просто увеличьте эти поля и информация будет отображена корректно. В режиме конструктора можно изменять цвет текста, подложки, заголовки.

Существует возможность создания определённых ячеек , в которых будет рассчитываться сумма, разница или произведение на основе данных из таблиц или запросов. Для этого выделите нужное поле и нажмите кнопку «Итоги», расположенную на панели инструментов в разделе «Группировка и итоги». В появившемся меню выберите «Число записей» или «Количество значений» в зависимости от того, какие перед вами стоят задачи.

В отчётах Access автоматически проставляются серые полосы, которые некоторым пользователям могут прийтись не по душе. Чтобы убрать их, перейдите в режим конструктора, выделите «Область данных», кликните правой клавишей мыши и выберите в списке «Свойства». Справа появится окно, в котором необходимо найти строку «Цвет фона чередования». Скопируйте «Фон 1» из «Цвет фона» и вставьте в «Цвет фона чередования». То же самое повторите с разделом «Примечания группы».

Тема 2.3. Программные средства презентаций и основы офисного программирования

Тема 2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.11. Учебная база данных с главной кнопочной формой "Training_students" - Скачать

СУБД и экспертные системы

2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.6. Создание отчета как объекта базы данных

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл.

Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

2.4.6.1. Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

  1. Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.
  2. Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.
  3. Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.
  4. Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.
  5. Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

2.4.6.2. Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

  1. Конструктор.
  2. Мастер отчетов.
  3. Автоотчет: в столбец.
  4. Автоотчет: ленточный.
  5. Мастер диаграмм.
  6. Почтовые наклейки.


Рис. 1.

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

  1. В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.
  2. Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.
  3. В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.
  4. Щелкнуть на кнопке ОК.
  5. Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.
  6. В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Изменение масштаба отображения отчета

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем - лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.

Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Печать отчета

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

  1. В меню Файл щелкнуть на команде Печать.
  2. В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.
  3. Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".
  4. Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр.

Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0.

Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле <= ширина бумаги.

Для того чтобы подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие приемы:

  • изменить значение ширины отчета;
  • уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.

2.4.6.3. Создание отчета

1. Запустите программу Microsoft Access. Откройте БД (например, учебную базу данных «Деканат»).

2. Создайте Автоотчет: ленточный, используя в качестве источника данных таблицу (например, Студенты). Отчет открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде



Рис. 2.

3. Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо щелкнуть команду Закрыть на панели инструментов окна приложения Access. На экране появится отчет в режиме Конструктора.



Рис. 3.

Редактирование отчета

Для редактирование отчета необходимо выполнить следующие действия:

  1. удалите поля код студента в верхнем колонтитуле и области данных.
  2. переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.
  3. Измените надпись в заголовке страницы:
    • в разделе Заголовок отчета выделить надпись Студенты;
    • поместите указатель мыши справа от слова Студенты, так чтобы указатель принял форму вертикальной черты (курсора ввода), и щелкните в этой позиции;
    • введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.
  4. Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок отчета под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.
  5. На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет

Форматирование отчета

Алгоритм форматирование отчета:

  1. Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ».
  2. Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона.
  3. На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет.



Рис. 4.

Изменение стиля

Для изменения стиля выполните следующее:

  1. На панели инструментов Конструктора отчетов щелкнуть на кнопке Автоформат, откроется диалоговое окно Автоформат.
  2. В списке Стили объекта "отчет - автоформат" щелкнуть на пункте Строгий и затем щелкнуть на кнопке ОК. Отчет будет отформатирован в стиле Строгий.
  3. Переключится в режим Предварительный просмотр. Отчет отобразится в выбранном вами стиле. Впредь все отчеты созданные с помощью функции Автоотчет будут иметь стиль Строгий, пока вы не зададите другой стиль в окне Автоформат.
  4. Сохранить и закрыть отчет.


Похожие публикации