Организация научной конференции — процесс, которым можно наслаждаться! Энциклопедия маркетинга

Компании, организующие конференции, преследуют разные цели. Для кого-то это основной бизнес, кто-то позиционирует себя как лидера индустрии, и конференция закрепляет за ним этот статус, некоторые рассматривают конференцию как важную составляющую традиций компании. И все же, при разбросе целей, ни один организатор не хочет провалить свою конференцию, не хочет, чтобы она получилась скучной и собрала мало участников. Поэтому в своей статье я буду исходить из общих для всех задач — выгодно продать свое мероприятие и провести его качественно, на высоком уровне.

Начинаем подготовку

Как правило, компания берется за организацию делового мероприятия, когда, во-первых, появляется актуальная проблема, волнующая ее целевую группу, и, во-вторых, эта целевая аудитория сконцентрирована и достижима (то есть компания обладает необходимой базой данных).

В самом широком смысле конференция представляет собой микс из четырех составляющих:

• информации о состоянии отрасли (аналитики, прогнозов на будущее, законотворческих инициатив);
• возможностей для контактов с коллегами, экспертами, представителями властных структур, потенциальными клиентами, поставщиками и партнерами;
• практического опыта компаний;
• материалов конференции (сборника докладов, аналитических отчетов, тематических изданий, списка участников).

Процесс подготовки крупного отраслевого мероприятия занимает от четырех месяцев до года. Структурно в нем можно выделить несколько ключевых этапов, на каждом из которых организатора могут поджидать подводные камни:

1. Определение тематики будущего проекта и его целевой аудитории.
2. Детальная разработка программы, приглашение спикеров.
3. Продвижение конференции через различные каналы — СМИ, продажи.
4. Организация (выбор площадки, обеспечение питанием, оборудование).
5. После конференции — информационная поддержка делегатов, публикации о событии.

Важнейшую роль играет определение темы будущего мероприятия. Если ошибиться на этом этапе, вся дальнейшая блестящая организация и талантливые менеджеры по продажам не сделают конференцию значимым событием, собравшим ключевых игроков отрасли.

Выбирая тему, протестируйте ее по нескольким параметрам. Поставьте галочку, если ваш ответ «Да»:

• У вас есть база контактов вашей целевой аудитории?
• Мероприятия подобной тематики уже имели успех в вашей компании, в конкурирующей компании или за рубежом?
• Вы получили позитивную оценку темы от нескольких внешних экспертов отрасли?
• Вы получили позитивную оценку потенциальных участников конференции?
• В этот период нет серьезной конкуренции среди мероприятий подобной тематики?
• В ходе опроса вы нашли людей, желающих выступить и соответствующих по своей квалификации уровню конференции?

Чем больше положительных ответов, тем больше шансов реализовать успешный проект.

Тема конференции должна быть многогранной, затрагивать интересы всех участников рынка, а событие — состояться в «правильное» время. Самый удачный период для проведения мероприятия — это время внесения изменений в законодательство и государственную политику в определенном секторе экономики. Так, кардинальные изменения в 4-ой части Гражданского Кодекса РФ в этом году способствовали успеху конференций «Защита авторских и смежных прав: актуальные вопросы» и «Защита товарного знака» из цикла «Интеллектуальная собственность».

На первоначальном этапе записывайте все самые дикие и неожиданные идеи, не раздумывая. Группируйте их вокруг центральной идеи: кто знает, может быть именно одна из них станет изюминкой вашего проекта и выделит его из десятков других профессиональных мероприятий?

Контент и «звездные» спикеры — ключ к успеху

Если вы когда-либо принимали участие в конференциях, вы знаете, какая самая распространенная жалоба среди делегатов: «содержание доклада было откровенно рекламным, мало конкретных данных и цифр» ! Даже привлекая к выступлению топ-менеджера крупнейшей международной корпорации, есть опасность, что весь доклад сведется к рассказу о том, какая это хорошая и крупная компания. Задача руководителя проекта — донести до спикера, что он рассказывает не о себе, а о том, что интересно аудитории, иначе можно потерять интерес и доверие участников конференции.

Грамотная программа конференции строится по нескольким основным принципам:

• от теории и общего видения к case studies;
• строго по спланированному времени;
• от макросектора к микросектору (или от проблемы отрасли к проблемам участников рынка);
• от сценария к дебатам и дискуссиям.

Как продвигать конференцию?

Когда сформирован продукт, задача маркетолога — проинформировать о нем целевую группу. Конечно, идеально заручиться поддержкой общефедеральных СМИ. Однако при этом нужно помнить, что добиться такой поддержки бывает сложно, трудозатратно и дорого. Иногда гораздо проще достичь целевой аудитории за счет донесения информации о мероприятии через профессиональные отраслевые издания, которые наверняка читает ваш клиент.

С одной стороны, инструментарий для продвижения конференции достаточно скуден. Все ограничивается инструментами прямого маркетинга. С другой стороны, восприятие инструментов и отклик на различные методы постоянно эволюционируют. Думаю, на страницах журнала «Маркетинг Менеджмент» не раз говорилось об общемировой тенденции — персонализации продаж. Эта тенденция заставляет организатора постоянно инвестировать в базы данных, скрупулезно персонализировать информацию, мониторить отклики по всем каналам продвижения, а также вкладывать деньги в новые технологии — чтобы для продвижения использовать именно те источники, через которые ЦА привыкла получать информацию о тенденциях рынка.

Важна также грамотная комбинация всех источников. Отклик на продажи и продвижение зависит не только от плана продвижения и продаж, но и от органично выстроенной ценовой политики. Так, объявляя скидку в 25% за раннюю регистрацию, мы должны удостовериться, что за две недели до окончания указанного срока делегат получит эту информацию по всем источникам. Это позволит получить до 40% поступлений за 10 недель до начала мероприятия.

Один из самых эффективных способов привлечения делегатов бизнес-конференций — прямые продажи. Роль профессионального менеджера по продажам по телефону сложно переоценить при продвижении конференций. Мы в Infor-Media много вкладываем в обучение, мотивацию и удержание сотрудников, ведь рост опыта влияет на объемы продаж. Поэтому структура департамента у нас построена так, что менеджеры специализируются на определенных сегментах рынка: недвижимости, телекоммуникациях, логистике, финансах, маркетинге, налогах и праве, нефти и газе.

Все это обеспечивает хороший сервис, а для любой компании-организатора сервис — одно из важнейших конкурентных преимуществ.

Креативность в организации проекта

Топ-менеджеры и специалисты компаний устали от череды однотипных мероприятий, поэтому можно и нужно разнообразить формат вашего события за счет включения в расписание параллельных сессий, круглых столов, присуждения профессиональных премий, экскурсий. Например, интересным решением конференции «Работа управляющей компании на объекте коммерческой недвижимости» стало посещение московского торгово-делового центра «Новинский бульвар, 31». А на международной конференции GSM Russia была организована неформальная дискуссия представителей трех крупнейших российских операторов сотовой связи: «МТС», «МегаФона» и «Вымпелкома». Они сидели на сцене в креслах за журнальным столиком с букетом цветов, что создавало совершенно нетипичную для подобных мероприятий атмосферу и способствовало диалогу участников.

Очень важно организовать общение делегатов и спикеров. В программе конференции должно быть запланировано достаточное время для дискуссий, формального и неформального общения. Интересно, что предпочтения аудитории конференции меняются в зависимости от отрасли: так, финансистов и юристов прежде всего интересует контент мероприятия, актуальное содержание и практические кейсы, в то время как для специалистов телекоммуникационного рынка очень важны неформальная часть конференции, живое общение с коллегами по цеху во время кофе-пауз, фуршетов и дискуссий.

Стремление идти в ногу со временем заставляет включать новые опции в пакет делегата: так, недавно была введена в эксплуатацию система Expoconnection, позволяющая делегатам еще до конференции назначать и согласовывать время встреч с интересным собеседником. Мы ведь часто видим, как участники конференции здесь же заключают между собой сделку. В таких случаях делегатам можно предложить специальные переговорные комнаты.

Расширение возможностей, предоставляемых делегатам на конференции — вопрос профессионализма и изобретательности организаторов. Это может быть подборка и продажа книг по темам события, аналитические отчеты и тексты законов в папке делегата, CD, SMS-вопросы докладчикам и многие другие опции, соответствующие формату и статусу мероприятия.

Несмотря на то, что профессиональный конференционный бизнес зародился в нашей стране не более десяти лет назад, я оцениваю его будущее весьма и весьма позитивно. Сейчас объем рынка деловых мероприятий и конференций в России освоен не более чем на 15-20%, при этом рост количества событий, несомненно, будет сопровождаться повышением их качества и результативности.

Описание процесса «организация и проведение конференций»

Общие требования к проведению конференций

Любое мероприятие и конференция не исключение имеет организационный план, который подразумевает логичность и порядок действий, направленных на построение мероприятия в целом. План мероприятия состоит из пунктов, каждый из которых требует выполнения определенных обязанностей. Чтобы планируемое мероприятие прошло на должном уровне, необходимо проводить соответствующую подготовку. Вся работа в этом направлении должна быть отлажена, проконтролирована специалистами. Необходимым условием является четкое распределение обязанностей, функций между участниками этого процесса. Назначенное лицо или группа лиц (оргкомитет) должны относиться к своим обязанностям с особым вниманием, ответственностью и с пониманием дела.

В целом можно выделить следующие этапы организации проведения мероприятия как вида деятельности:

1. Возникновение идеи мероприятия и её юридическое закрепление.

Идея мероприятия может быть вызвана объективными либо субъективными причинами. В первом случае мероприятие может быть задумано в связи с приближающейся значительной датой: 50-летие создания учреждения, 10-летие выхода в свет первой книги издательства, открытие монумента и т.д. Во втором случае оно может быть предложено кем-то из сотрудников учреждения: проведение научной конференции.

Возникшая идея мероприятия не сможет осуществиться без процедуры принятия решения после беседы руководителя с сотрудником, предложившим мероприятие, рассмотрения его служебной записки по данному поводу либо обсуждения на коллегиальном органе учреждения - собрании трудового коллектива, заседании у директора, ученом совете и т.д.

Принятое решение реализуется в соответствующем приказе. Который юридически закрепляет сам факт необходимости проведения мероприятия, ответственных за его организацию, проведение и осуществление контроля за исполнением.

2. Определение состава участников.

Осуществляется оргкомитетом либо сотрудником, ответственным за проведение мероприятия, по согласованию с руководителем учреждения.

3. Оповещение о предстоящем мероприятии.

Оповещение и приглашение предполагаемых участников мероприятия зависят от вида мероприятия и его масштабности. В одних случаях (например, юбилей учреждения) это могут быть адресные приглашения в форме письма-приглашения или пригласительного билета, в других - рекламные, коммерческие или информационные письма, текст которых строится по схеме: кто приглашает - куда приглашает - когда и где состоится - порядок участия - приглашение к участию.

4. Встреча участников мероприятия.

Встреча участников зависит от вида и масштабности мероприятия, условий его проведения. Встреча иногородних участников происходит в месте прибытия, встреча местных - в месте проведения.

При проведении масштабных мероприятий встречают обычно почетных участников и участников, определенных регламентом мероприятия (руководители, государственные и политические деятели, иностранные делегации и т.п.).

Составляется график встреч, включающий фамилию, место работы и должность прибывающего участника, дату и место прибытия, ответственного за встречу. Заказывается транспорт в зависимости от количества и ранга прибывающих участников. Так, почетному участнику независимо от количества прибывающих вместе с ним участников предоставляется отдельный транспорт.

Некорректно встретить почетного участника, игнорируя при этом участников, прибывших одновременно с ним.

5. Размещение участников мероприятия.

Иногородние участники мероприятия могут размещаться в гостиницах, общежитиях, пансионатах, квартирах, принадлежащих учреждению, в частном секторе.

При размещении в гостинице следует учитывать:

· уровень мероприятия;

· количество участников;

· социальный статус участника;

· финансовые условия;

· территориальную удаленность от места проведения мероприятия.

Размещение в общежитии. Некоторые учреждения (особенно вузы) имеют вполне комфортабельные общежития, в которых можно размещать участников мероприятий, прежде всего проводимых этими учреждениями. Важное обстоятельство: стоимость проживания в общежитии, как правило, вписывается в командировочные расходы на эти цели. Основное требование - участников мероприятия нужно размещать, по возможности, автономно от проживающих в общежитии.

Размещение в пансионате. Этот способ особенно перспективен, если пансионат располагает комплексом помещений, специально оборудованных для проведения различных мероприятий. Кроме того, он используется в случаях, когда мест в гостинице не хватает для размещения всех участников мероприятия.

При этом решается вопрос с питанием (завтрак, ужин) иногородних участников. Неудобство в данном случае в том, что возрастают, и иногда существенно, транспортные расходы по доставке участников к месту проведения мероприятия.

Размещение в служебных квартирах. Некоторые учреждения располагают служебной площадью, предназначенной для размещения командированных сотрудников. В них можно поселить участников мероприятия, которых не удалось разместить в гостиницах.

Размещение в частном секторе. Используется также при нехватке мест в гостиницах. Кроме того, некоторые иногородние участники могут проживать в квартирах своих родственников и знакомых. Неудобство такого размещения заключается в том, что отчет за соответствующие командировочные расходы документально затрудняется.

6. Организация питания участников мероприятия.

Существует 3 вида организации питания участников мероприятия:

· традиционное питание (завтрак - обед - ужин);

· перерыв на кофе (кофе-брейк);

· товарищеский ужин (неформальная встреча за столом, фуршет, банкет).

Что касается традиционного питания, то организация завтрака и ужина не актуальна для организаторов мероприятия - это, как правило, проблема самих участников. Завтрак нередко входит в стоимость гостиничного номера. Но следует продумать, где и как организовать обед участников.

Если обед планируется в кафе, то необходимо заранее заказать столики и согласовать меню. Если участники будут обедать в столовой учреждения, то следует позаботиться о том, чтобы они обедали в другое время, чем сотрудники, либо закрыть столовую (часть столовой) на спец. обслуживание.

Следует иметь в виду, что традиционное питание осуществляется в большинстве случаев за счет командировочных средств участников, а средства эти, как правило, более чем скромные.

7. Регистрация участников мероприятия.

Регистрация участников проводится непосредственно перед началом содержательной части мероприятия, а её форма зависит от вида мероприятия и его масштабности. На многих мероприятиях, особенно массовых, регистрация участников не предусматривается.

Для регистрации участников мероприятия регулярного типа используются так называемые явочные (регистрационные) листы, на которых указывается порядковый номер, фамилия и инициалы участника и оставляется место для подписи. Цель проведения регистрации участников регулярных мероприятий - зафиксировать наличие кворума, то есть необходимого по регламенту количества участников, придающего принятому решению юридическую силу. Например, принятое решение (постановление) будет правомочным, если за него проголосовало 75% избранных членов собрания, заседания и т.п.

При проведении нерегулярных мероприятий также может использоваться регистрация, но цель её - в возможности в дальнейшем вести справочно-информационную работу. Поэтому для регистрации используются регистрационные формы, в которых, как правило, отражается следующая информация:

· порядковый номер;

· фамилия, имя, отчество;

· место работы и должность;

· координаты для контакта;

· примечание.

Регистрация проводится одним лицом (преимущественно во время нерегулярных мероприятий) или группой сотрудников учреждения-организатора. Во втором случае используются различные параметры для регистрации, например:

· по алфавитному порядку фамилий;

· по группам учреждений-участников;

· по регионам и т.д.

Перед началом регистрации заранее устанавливаются столы с табличками, на которых указываются признаки группировки: буквы алфавита, наименования учреждений, регионы и т.д.

8. Регламент (программа, сценарий) мероприятия.

Регламент должен предусматривать четкую организацию хода осуществления мероприятия, порядок рассмотрения вопросов, формы завершения содержательной части, определение процедурных вопросов (время, отводимое на доклад, сообщение, дискуссию, справки и др.), то есть отражать структуру проведения мероприятия, выверенную по времени. Регламент является обязательной составной частью как регулярных, так и нерегулярных мероприятий.

9. Техническое обеспечение мероприятия.

Оно включает в себя подготовку:

· зала для проведения мероприятия (количество мест должно превышать количество участников; зал должен быть оформлен);

· места для выступления участников (на столе президиума должен быть установлен микрофон, если участников более 100 человек; количество мест в президиуме должно превышать число членов президиума; необходимо продумать дизайн и оснастить трибуну микрофоном для выступающих);

· технических средств (микрофоны, компьютер, аппаратура для демонстрации слайдов, таблиц, освещенность зала).

Для мероприятий всех типов используются проекторы, звуковые системы, компьютеризированное оборудование с доступным программным обеспечением, позволяющим создавать различные визуальные эффекты.

В ходе мероприятия или по окончании его можно организовать фотосъемку участников, для чего следует пригласить фотографа и подготовить необходимую аппаратуру.

10. Культурная программа.

Если мероприятие многодневное, то следует запланировать для участников культурную программу. Возможны следующие варианты:

· экскурсия;

· посещение культурно-зрелищных учреждений;

· концерт профессиональных артистов;

· показ художественной самодеятельности;

· анимационные программы с участием зрителей.

При составлении культурной программы учитываются продолжительность мероприятия, количество и культурно-образовательный уровень участников, возможность приобретения достаточного количества билетов. Ознакомление участников с культурной программой производится до начала или в ходе содержательной части, информацию о пожеланиях участников собирают во время перерывов.

11. Анкетирование участников мероприятия.

Анкетирование проводится в целях:

· определения уровня содержания проведенного мероприятия;

· проведения в дальнейшем справочно-информационной работы.

Анкеты не должны быть объемными: в большинстве случаев достаточно задать участникам 8 - 10 вопросов. Главное, чтобы вопросы не были банальными и не требовали очевидных ответов, иначе анкетирование не имеет смысла.

12. Отчет о проведении мероприятия.

На последнем этапе проводится подготовка итоговых документов, обработка материалов анкетирования и составляется отчет.

Отчет включает в себя:

· введение;

· экспозиционную информацию: общие количественные показатели, отраслевая и географическая структура участников и посетителей и др.;

· отчет о мероприятиях деловой, конкурсной, презентационной программы;

· результаты анкетирования и социологического исследования;

· приложения (состав рабочих органов, приказы и распоряжения организатора мероприятия, план проведения мероприятия; положения о конкурсах и заключения конкурсных комиссий и др.);

· выводы и предложения.

Прежде чем принять решение организовать конференцию, хорошо подумайте, нужно ли оно вам. Пользы от конференций немного. Хлопот для тех членов оргкомитета, которые реально ее организуют -много. Сначала кажется, что конференции могут продвинуть научную мысль, могут стать если не полезным инструментом для науки, то по крайней мере запоминающимся событием для участников. То и другое не так. Толковые и авторитетные докладчики прибывают на конференцию (если прибывают) только для того, чтобы выступить. Они сами никого не слушают, кроме тех, кого вынуждены слушать, то есть тех, кто стоит перед ними по расписанию. Сделав свой доклад, они почти всегда сразу уходят, поэтому общения с ними не бывает. Они также, за редкими исключениями, не докладывают особо интересных результатов, так что их не очень-то нужно и слушать. Полезнее прочитать их тексты.

Что касается, прошу прощения за прямоту, представителей заурядного научного уровня, то они посылают доклады на конференции только для того, чтобы иметь лишнюю публикацию. Большинство их составляют аспиранты, у которых неумолимо приближается срок постановки на защиту. В этой ситуации они судорожно наращивают свою убогую публикуемость, для чего придают одному и тому же своему тексту (который обычно представляет собой вторую или третью главу автореферата) форму под самые разнообразные конференции путем придумывания новых названий и перестановки местами нескольких первых фраз.

Тонкая прослойка между этими двумя уровнями - это толковые докладчики, которые, может быть, и впрямь хотят вынести на обсуждение новую мысль, но их голос слышен хуже всех. Лучше и в данном случае полагаться на тексты. Новая мысль обязательно пробьется, ей не нужны для этого конференции.

Другое дело, если Вы - рядовой член оргкомитета, то есть Вашего мнения никто не спрашивал. Тогда Вам придется организовать конференцию, хотите Вы этого или нет.

Какие бывают конференции

Конференции бывают маленькие и большие. Хотя есть и другие критерии для классификации, этот самый главный. Большие конференции совершенно не похожи на маленькие. Сначала я расскажу о больших

Самые большие конференции иногда называются конгрессами. Я участвовала в организации одного конгресса. Это был конгресс в полном смысле слова. В нем приняло участие около четырех тысяч человек тезисами и более двух тысяч лично. Если Вы работаете, допустим, на философском факультете среднего университета, и Ваш факультет занимает один этаж здания - представьте себе две с половиной тысячи человек на этом этаже, и Вы все поймете.

В больших конференциях обычно бывает одно пленарное заседание, на котором выступают титулованные докладчики, затем несколько секций, которые идут, возможно, несколько дней. Председателем секции назначается обычно достаточно известный ученый. Но нужно иметь в виду, что быть председателем - это реальная работа, поэтому прежде чем назначать, нужно вступить в контакт с человеком и спросить его согласия. Председатель должен высидеть все заседания своей секции. Он дает слово докладчикам, определяет очередность выступления, прерывает заговорившихся, дает слово вопрошающим, прерывает заговорившихся вопрошающих, при необходимости даже банит, то есть удаляет из зала. Обычно целесообразно назначать двух сопредседателей и еще одного научного секретаря. Это даже необходимо, если секция будет работать несколько дней.

Отступление. Сколько дней работает секция? Один.

Исходя из количества присланных заявок, обычно оргкомитет большой конференции рассчитывает, что секция будет работать два или три дня. Нужно иметь в виду, что примерно половина приславших заявки не приедет. Формально на них все равно обязательно нужно оставить время (а вдруг приедут?). Но реально иметь в виду, что секции почти всегда заканчивают работу за один день. Из приехавших кто-то сделает доклад быстрее, чем планировал, кто-то уйдет в другую секцию, а кто-то, наоборот, разговорится. Планировать нужно примерно так, что в среднем будут говорить в полтора раза дольше регламента. Исходя из этого нужно составлять регламент.

Пример расчета регламента:

В секцию подали заявки 20 человек.

Рассчитываем, что приедут, скорее всего, 10. Но в программе будем указывать все 20

Конференция длится два дня (большая может длиться и три)

Первая половина первого дня отводится на пленарное заседание.

В распоряжении имеем три половины: вторая половина первого дня, первая и вторая половины второго дня. Каждая половина идет по 3 часа (более нецелесообразно, народ начнет выходить в поисках курилки и буфета).

Итого 9 часов на 20 докладов. В среднем по полчаса на доклад (допустимое округление), из них 20 минут на доклад, 10 минут на вопросы и дискуссию.

Скорее всего, реальная работа секции из упомянутого примера будет идти только одну вторую половину первого дня. И за это время успеют сделать доклады все, кто прибыл на данную секцию и наличествуют в данный день. Но времени будет, конечно, в обрез (их же примерно 10 человек на три часа!). На второй день прибудут заблудшие, которые будут искать по расписанию свою секцию и ничего не найдут. Это хорошо бы предусмотреть: какую-то секцию сделать особо долгой, чтобы туда приткнулись все те, кто хочет сделать доклады по другим секциям на второй день.

Вообще, как мы видим из этого примера, регламент - вещь очень неопределенная. Но в то же время, надо иметь в виду, во время реального хода секции, он абсолютно необходим. Реальный регламент председатель секции рассчитывает, что называется, online, то есть по ходу заседания. Нужно пустить листок, куда запишутся все, кто присутствует, где те, кто хочет сделать доклад, укажут его название. Председатель, получив этот список, должен сравнить его с программой, первыми дать слово тем, кто записан по программе, вторыми - тем, кто пришел из данной секции не в свой день (а почти все придут в первый и не придут во второй), а последними - тем, кто пришел не из своей секции. Если никакой разумный регламент не вмешает такое расписание, заседание переносится на следующий день, и все равно, вероятность, что кто-то явится - не более 1/2. Если вмещает - нужно проводить заседания в этот день. Поскольку график получается, конечно, напряженный - прерывать заговорившихся.

Если пленарное заседание длилось весь первый день, а работа секций началась только на второй день и длится весь день, нужно иметь в виду, что после перерыва количество присутствующих уменьшается примерно наполовину. Если запланированы два перерыва, то к концу останется четверть. Как тут оперативно решать вопрос с очередностью докладов - придется ориентироваться на месте по обстоятельствам. Профессоров и других статусных выступающих нужно обязательно ставить в начало, если только они не известные сумасшедшие.

Сколько секций должно быть в большой конференции? Это в первую очередь зависит от количества участников, во вторую - от тематики. Конгресс, то есть конференция самой широкой тематики, может включать несколько десятков секций (в нашем было 25 больших секций и столько же маленьких). Если тематика средняя, что-нибудь типа "Добро и зло в современном мире", то секций может быть 5 - 7. Чем больше секций, тем труднее их вести, потому что народ начинает метаться туда-сюда во время заседаний. С числом участников число секций находится в соотношении примерно 1:20 - 1:40. Чем больше участников, тем более непредсказуем ход секции. Если конференция непременно задумана как огромная, то придется делать или больше секций, или больше участников. Между этими двумя вариантами выбор уже тематический.

Первоначальный список секций и их конечный список могут не совпадать. Первоначальный список секций объявляется вместе с объявлением о конференции. Конечный зависит от того, какие тезисы пришли. Если на одну секцию пришло намного больше тезисов, чем на другие, то можно ее разбить на разные секции или на подсекции, а несколько секций можно слить в одну, хотя выше я упоминала, что полезно иметь одну секцию, которая работает явно дольше других. Вместе с первоначальным определением списка секций можно прикинуть и список потенциальных председателей.

Маленькие конференции не несут таких нагрузок, как большие. Маленькой, думаю, следует называть конференцию, число участников которой не превышает 20 и в которой одна секция. Маленькие конференции посвящены обычно узкой тематике (что-нибудь типа "Толкование 42 фрагмента Гераклита в школе Анналов"). По моим наблюдениям, имеет смысл организовывать маленькую конференцию, если в принимающей организации (я рассматриваю вуз) есть не меньше половины докладчиков по теме, самое меньшее - пять человек. Это может быть, например, профессор и его ученики.

Маленькие конференции бывают открытые и закрытые (большие - только открытые). Закрытые конференции - это такие, состав которых определяется оргкомитетом, прием тезисов не объявляется. Информацию о них не имеет смысла распространять широко. Конференции такого типа проходят спокойнее всего. Имеет смысл проводить их в течение одного дня, председатель - местный профессор, сопредседатель - какой-нибудь титулованный ученый из гостей, докладчиков лучше всего перемежать, по очереди выступают местные и гости. Один перерыв на обед и один кофе-брейк. Несколько профессоров к концу уйдут, но есть надежда, что остальные останутся и даже состоится относительно плодотворная дискуссия.

У закрытых конференций, при всех их достоинствах, есть тот же недостаток, что у всех других: в основном они бесполезны. Поскольку участников мало, они могут и прочитать тексты друг друга. Существенная польза от маленькой закрытой конференции, для которой почти всегда характерен высокий уровень докладов - это сборник материалов (см.далее).

Открытые конференции

Открытые конференции - это такие, на которые принимаются тезисы от всех желающих. На таких конференциях остро стоит вопрос отбора тезисов. Если конференция большая, то тезисы можно почти не отбирать, только выбраковать явно некомпетентные и безумные. Если маленькая - отбирать придется. Этот отбор может быть достаточно неприятной задачей и уж точно он очень трудоемок. Относительная объективность достигается только в том случае, если все тезисы прочитываются несколькими членами оргкомитета (самое меньшее тремя). Нужно стараться достичь двух противоположных целей: отобрать лучшие тезисы и выдержать пропорциональное представительство аспирантов и регионов. Для чего нужно последнее - я еще позже напишу.

Печатные материалы конференции

Все большие конференции и многие маленькие выпускают печатные материалы. Бывают два вида материалов: тезисы и доклады, и два варианта выхода: до конференции и после. Большие конференции обычно стараются выпускать тезисы до конференции.

Тезисы группируются по секциям, внутри секций - по алфавиту. В начале материалов каждой секции иногда указывают ее председателей, сопредседателей и т.п., но на мой взгляд это не нужно. О каждом авторе нужно обязательно указать Фамилию И.О., город, учреждение, которое он представляет. Иногда указывают ученую степень и звание, но лично мне это не нравится. Впрочем, если много титулованных участников, то это смотрится неплохо. Должности (стар.преп., доцент) указывать, по-моему, совершенно ни к чему.

Объем тезисов примерно 2 страницы. Если конференция не очень большая, то можно позволить себе до 6000 знаков.

Если сборник большой, в конце полезно привести алфавитный список участников и номер секции (можно номер страницы, это еще лучше, но технически сложнее).

Философия тезисов: суета

Несмотря на то, что тезисы - это не престижная публикация, многие за ними гонятся. В основном причина в том, что сделать тезисы очень легко. Редко кто не способен написать две страницы, обернув какую-нибудь свою любимую идейку парой модных слов и еще парой слов из названия конференции.

Нужно совершенно однозначно сказать: тезисы - это исключительно формальная вещь. Их никто никогда не читает. Вообще говоря, писать их должно было бы быть унизительно и по меньшей мере скучно, все равно что написать любимую идею на газете и выбросить газету на помойку. Преобладание выгоды от какой-никакой публикации над соображениями научной пользы показывает, насколько далеко от познавательной деятельности ушла наука по пути превращения в социальный институт. Публикации-степени-престиж-деньги - это одна из существенных экономических составляющих современной жизни, не говоря уже о ее социальном аспекте. Но я сейчас в эту тему углубляться не могу. Это просто надо помнить, собирая тезисы на конференцию. Ну и, если вы уважающий себя ученый, не писать тезисы на конференцию, если не собираетесь выступить с реальной идеей.

Что касается публикации докладов, то это дело хорошее. Сборники докладов хороших конференций иногда долго живут и активно читаются. Выпускают их обычно после конференции. Доклады выпускают только маленькие конференции, большая конференция не может выпустить сборник докладов потому, что он будет слишком большого объема.

На этом общие слова о конференциях я закончу и перейду к тому, как их организовывать

Организация конференций

Всякая конференция начинается с решения ее провести. Конференции бывают регулярные (допустим, "64-е ежегодные международные чтения по проблеме добра и зла") и разовые. Регулярные проводить надо, они формируют лицо вуза. Что касается разовых, то решение может исходить сверху или снизу. На решение сверху рядовой член оргкомитета повлиять не может. Это могут быть, например, юбилейные конференции, приуроченные к годовщине рождения или смерти выдающегося деятеля. Если в вузе есть люди, профессионально занимающиеся этим деятелем, то имеет смысл устроить маленькую конференцию, которая может оказаться небезынтересной. Если таких людей нет - гиблое мероприятие.

Если конфа организуется снизу, я уже призвала читателей походить к таким инициативам критически. Но справедливости ради надо сказать, что и это может оказаться неплохо. Хорошо, если организатором будет группа энтузиастов, сплоченная вокруг некоторой проблемы. Например, у нас на факультете традиционно неплохо проходят конференции по логике, по причине существования сплоченного сообщества профессиональных логиков.

Короче говоря, конференцию решено проводить, и больше обсуждать это не имеет смысла.

Надо наметить дату.

Хорошо организованная конференция готовится в течение года. Таким образом, если она не юбилейная, назначать ее лучше на через год. Если юбилейная, то, конечно, нужно приурочить к дате. Приурочение допустимо с отклонением примерно в месяц.

В любом случае нужно иметь в виду, что от рассылки информационного письма до назначенного дедлайна подачи тезисов должно пройти не менее недели (это шутка, хотя сплошь и рядом именно так и бывает), а от дедлайна до самой конференции - не менее месяца (это тоже шутка, и такая же горькая). В общем, меньше чем за два месяца конференцию не организовать. Речь, конечно, об открытых конференциях. Закрытую можно организовать за месяц, если есть иногородние участники, а если нет иногородних - за пару дней.

Поскольку я работаю в вузе, вузовская специфика такова. Лучше всего проводить большие конференции в конце сессии, это время максимальной свободы преподавателей и, что очень важно, аудиторий. Но это не обязательно. Лучше не проводить в самом начале семестра, преподаватели в это время обычно не хотят отвлекаться, у них еще не наступил лекторский автопилот. Если ожидается много иногородних, можно провести в зимние каникулы или в самом начале летних, но до начала работы приемной комиссии, особенно если здание маленькое.

По дням недели неплохой вариант для большой двухдневной конференции - пятница и суббота. Учебных занятий в субботу обычно меньше, есть где провести секции.

Следующий этап - определение тематики, масштабов и характера конференции (открытая или закрытая). Тематика была в общих чертах ясна и когда принималось решение. Если конфа будет маленькая - осталось только придумать название. Если большая, то нужно определить, сколько будет секций и их примерные названия. Можно отдельно написать список горячих тем, по которым ожидается главное прибытие тезисов (Аборт - за и против; Эвтаназия - добро или зло? - в таком духе). Тут же нужно решить, какие будут печатные материалы, тезисы до или, в случае маленькой конференции, доклады после.

В зависимости от возможностей оргкомитета (то есть имеется ли человек, владеющий вордом и форматом ПДФ и готовый убить три дня) формулируются требования к тезисам. Требования бывают жесткие и мягкие. Если нужного человека нет, формулируются жесткие требования. В них перечисляются шрифт, кегль, образец заголовка, поля, объем, требования к сноскам и списку литературы. Учтите, пожалуйста, что как бы Вы ни формулировали требования, не менее трети авторов их не выполнит. Некоторые даже, видимо, считают это западло, но большинство, думаю, просто не обращает внимания. В результате будет разнобой и шрифтов, и заголовков, и издание будет выглядеть совершенно не солидно.

Лучше, конечно, найти специалиста по верстке. Большинство издательств, с которыми я имела дело, соглашаются брать макет в ПДФ или даже в ворде. В этом случае не нужно формулировать жестких требований по формату тезисов, легче отформатировать их самостоятельно. В требованиях тогда нужно указать только объем и список необходимых сведений, которые авторы должны указать о себе. Конечно, образец правильно оформленного заголовка и сноски не повредит, потому что кто-то все-таки окажется способен ему последовать.

Расчет дедлайна

Дедлайн рассчитывается исходя из следующих соображений: в интервал между дедлайном и самой конференцией нужно: 1) прочитать тезисы; 2) отобрать хорошие либо отбраковать негодные; 3) рассортировать по секциям (одновременно уточнив и список секций); 4) расположить их в один вордовский файл в нужном порядке; 5) единообразно отформатировать; 6) передать в издательство; 7) издательство должно их напечатать. На этап отбора уйдет примерно 2 недели, форматирование - два дня полной работы или неделя, если этим занимается в свободное время загруженный препод (вроде меня), а сколько времени возьмет издательство - это надо отдельно договариваться, обычно это от 2 недель до месяца, но можно договориться и за неделю, особенно при наличии хорошего финансирования. Короче говоря, дедлайн назначается в среднем за два месяца до начала конференции.

В каком виде принимать тезисы?

Ныне существует три варианта, как может происходить подача тезисов на конференцию.

1. Тезисы присылаются в почтовом письме, напечатанными на бумаге. Нужно требовать, чтобы автор вкладывал не менее двух дискет с электронным вариантом тезисов или дублировал их на одной дискете не менее трех раз. Если бумажное письмо пришло без дискеты - это основание для отклонения тезисов по формальным основаниям. Сам этот способ устаревший, но пока лучше от него не отказываться. Далеко не во всех частях нашего отечества доступен бесперебойный и незатратный интернет.

2. Тезисы посылаются электронной почтой, прикрепленным файлом. Это самый распространенный сейчас вариант. В самом эл.письме многие авторы пишут свою анкету, хотя копировать ее оттуда неудобно, лучше требовать, чтобы они привели ее в конце того же файла, где и тезисы.

Обязательно нужно настроить автоматический ответчик с текстом: "Ваше письмо получено".

3. Онлайн-регистрация на сайте конференции. Это требует наличия соответствующего программного обеспечения. Тем не менее большим конференциям и тем более конгрессам пора переходить на этот способ. Программа сама регистрирует человека, принимает у него файл тезисов, вывешивает для всеобщего обозрения, когда тезисы получили одобрение или неодобрение оргкомитета - высылает участнику уведомление. Обязательно надо настроить программу так, чтобы поля с личными данными автора были скрытые, видные только оргкомитету.

Теперь надо написать и разослать информационное письмо.

На основании всех этих принятых решений составляется информационное письмо. Бумага это официальная, ее должен утвердить декан факультета, хотя в рассылку она идет без подписи. В инфописьме указывается название вуза, крупно название конференции, крупно ее дату, затем программу (на данном этапе она приблизительная: названия секций или возможные темы), можно указать известных выступающих, если есть. Затем указывается состав оргкомитета. Можно выделить отдельно программный комитет, включив туда всех известных титулованных ученых по данной области, причем их согласие не обязательно - работать им не придется. Но лучше, конечно, поставить их в известность, иначе возможны непредусмотренные межличностные взаимодействия. Тогда в программном комитете будут свадебные имена, а в оргкомитете - реально работающие люди.

Если будет оргвзнос - указать сумму (про финансы дальше).

Затем нужно указать дедлайн подачи тезисов и требования к ним. Обязательно привести шаблон анкеты, которую должен заполнить о себе каждый участник.

В конце - контакты оргкомитета, включая почтовый адрес, городской телефон, e-mail и адрес сайта конференции (о сайте дальше).

Информационное письмо рассылается по двум видам каналов: бумажному и электронному. Бумажный на первый взгляд устарел, но он работает. Бумажные письма имеет смысл направлять в адрес крупных вузов и научных центров, работающих по тематике конференции. Они вывешивают там их у себя на досках, и эти письма реально читаются.

Электронный способ, к сожалению, столь же хорош, сколько и плох. Хорошо в нем то, что можно очень легко охватить рассылкой большое количество людей. Плохо то, что приходящие извещения о конференциях многих раздражают не меньше, чем раздражает спам, а иногда они со спамом и путаются. В философии есть прекрасная профессиональная рассылка, которой я активно пользуюсь - модерируемая Ихтиком и Т. Рущиной [email protected]

Можно рассылать самостоятельно. Тогда нужно иметь базу. База собирается, как правило, по результатам предыдущих конференций.

Неплохо также поместить информационное письмо в тематические сообщества в ЖЖ и форумах.

Финансирование конференции

Самый хороший источник финансирования - грант. На гуманитарные конференции гранты дает РГНФ, на естественнонаучные - РФФИ, бывают и другие фонды. Заявку нужно составлять в РГНФ за три месяца до того года, когда будет конференция, в РФФИ - за квартал до конференции, в общем, условия разные. Деньги фонд перечисляет на счет организации. Лучше всего в качестве руководителя проекта указывать начальника, например, декана. Чем известнее имя руководителя, тем больше вероятность получить грант.

Если грант дадут (но об этом, к сожалению, точно узнается незадолго до конференции), то финансовых проблем быть не должно. На что идут деньги?

1. Издание сборника тезисов. По текущим расценкам в Москве, это около 100000р. для большой конфы; если планируется сборник докладов, сумма может быть больше. Это зависит в основном от издательства и от качества обложки.

2. Поселение иногородних участников в гостиницу. В МГУ это дешево, 800 р. у сутки на человека. Больше проблем с бронированием мест. Если есть возможность, нужно предусмотреть студенческое общежитие и гостиницу.

3. Иногда, когда много денег, можно кому-нибудь оплатить проезд.

4. Расходные материалы: бумага и одноразовые стаканчики. Бумага понадобится для программы и для запасов, нужных в п.5. Также на каждого участника закупаются ручки, блокноты и папки, с избытком, конечно. На это уходит примерно 15000 р.

5. Прием (фуршет, ужин и т.п.) Это из денег фонда оплатить нельзя, там нет такой статьи. Это может оплатить вуз в обмен на расходники. Но вообще-то прием можно сделать и за счет участников. Это вещь опциональная.

Что делать, если фонд не дал денег? Все пункты, кроме п.1, снимаются. Участники сами оплачивают общежитие и проезд, в приглашениях (о них дальше) их надо об этом предупредить: многим оформят командировку и оплатят за счет той стороны.

Пункт 1 придется все же выполнять - за счет вуза либо за счет меценатов. Снижаются требования к обложке, бумаге и качеству печати, скорости издания и т.п. Иногда удается довести цену до 50000.

Кроме того, можно ввести оргвзнос и оплату за сборник тезисов, если он к этому моменту выйдет. Это штука такая тягомотная, что лучше с ней не связываться до последнего. Прежде чем вводить, нужно проконсультироваться по юридическим вопросам, связанным с наличными деньгами. Людям нужно выдавать квитанции об оплате оргвзноса, квитанции должны быть от имени организации, имеющей право на коммерческую деятельность. Если будете торговать сборником - у организации должно быть право на торговлю. Все это может быть в любой момент проверено налоговыми органами и при нарушениях обеспечить начальству вуза неслабую головную боль. Лучше всего вести финансовую отчетность не через вуз, а через какую-нибудь организацию при вузе - ассоциацию выпускников, например. У таких организаций, как правило, соответствующие разрешения есть.

Если по этому пути удалось пойти, то можно окупить примерно половину расходов. Еще половина окупается в символическом капитале; если конференция удалась, то окупается даже с избытком.

Когда решен вопрос с финансами, оргкомитет, в общем, расслабляется до срока дедлайна и пишет собственные тезисы. Кроме того, нужно постоянно вести пиар-работу среди титулованных ученых, зазывая их сделать доклад на пленарном заседании. У многих из них время расписано на полгода вперед, приглашать их в последний момент будет поздно, даже если они и захотят.

Делаем сайт конференции.

Первый шаг выбора сайта - найти площадку. Хорошо, если ее предоставит сайт вашего вуза (факультета, кафедры и т.п.). Договоритесь с сисадмином о правах. У вас должны быть права на редактирование страниц вашей директории, на создание новых страниц, на загрузку файлов в форматах html или php, pdf, gif (пригодится), доступ к директории по FTP; если будете делать онлайн-регистрацию - это вообще предмет долгих обсуждений с сисадмином. Гуманитариям нужно иметь в виду, что к разговорам с сисадминами нужно готовиться, изучая иностранный язык и иностранную ментальность, потому что эти люди на гуманитарных языках не разговаривают. В тяжелом случае запаситесь письменным распоряжением декана об организации сайта конференции на базе сайта вуза. Самое лучшее, если у кого-нибудь из членов оргкомитета есть согласный помочь сын компьютерщик. Лично я эти функции взваливаю на супруга:), но это не лучший вариант, мужья более занятый народ, чем дети.

Если сайта у вуза/факультета/кафедры нет или не удалось договориться с сисадмином, можно воспользоваться одной из многочисленных бесплатных площадок, хотя бы народ.ру. Это не престижно, но необходимые функции вполне предоставляет.

Начинаем с того, что творим главную страницу.
Пусть наша конференция называется "Метафизика добра и зла". Сайт расположен на народе.ру по адресу: za-dobro.narod.ru . Главная страница называется index.html (может быть другое расширение, если сайт не на народе). На нее дается ссылка в инфописьме. На ней приводится основная информация о конференции - крупным шрифтом, можно с картинками, в качестве которых подойдут виды вашего города, латинские изречения или еще что-нибудь подходящее.

Затем должны быть ссылки на другие страницы, их можно расположить в той же директории: страница с полным текстом информационного письма, где можно написать и больше того, что пошло в рассылку (добавить тем, например); перевести инфописьмо на английский и сделать страницу, текст ссылки тоже in English, страница с анкетой участника, с образцом идеально оформленных тезисов в ПДФ. Внизу на главной странице привести контакты оргкомитета. Затем - список принятых тезисов (фамилия автора и можно название). Этот список тоже пишем на отдельной странице. Список одобренных фамилий будет расти по мере поступления тезисов, поэтому адрес этой страницы должен быть сохранен в закладках. С каждой фамилии - ссылка на тезисы.

Из главной директории организуем специальную папку под тезисы. Помещаем их туда в формате ПДФ, можно все, но лучше - только принятые. Надо всеми силами избегать ситуации, когда какие-то тезисы получили одобрение, автору было послано письмо об этом, а затем их решено забраковать. Лучше перенести в другую секцию.

Скачок во времени - наступает дедлайн
Все отечественные мыслители всегда посылают тезисы точно в день дедлайна. В качестве редчайших исключений могут встретиться те, кто пошлет за день. Будут также опоздавшие. Если опоздание не более чем на три дня - можно принять. Если, паче чаяния, в качестве какого-то особо приятного исключения какое-то количество тезисов поступит за неделю, можно начинать их чтение и отбор сразу же, но нужно иметь в виду, что основная масса для сравнения прибудет позже. Тут-то и может возникнуть неприятная ситуация, упомянутая выше: чьи-то тезисы сначала показались ничего, но на фоне основной массы выглядят проигрышно. Тут надо держаться правила: что принято, то принято.

После дедлайна, дня через три, оргкомитет встречается, подсчитывает тезисы, обсуждает критерии отбора и садится за чтение. Критерии, как я упоминала выше, зависят от величины конференции. На маленькую - отбираются лучшие. На большую - выбраковываются негодные. Впрочем, если на большой все же есть избыток, то можно и отбирать, но на мой взгляд это излишнее. Если принято решение отбирать лучшие, то не избежать обид, а это - далеко не лучший интеллектуальный продукт, который призвана дать хорошая конференция. Для минимизации отрицательных эмоций оценивать тезисы нужно коллегиально. Хорошо, если удастся привлечь кого-то из членов программного комитета, но это не должен быть воинствующий мизантроп. Кроме того, лучше, если к работе по оценке тезисов не будут привлекаться лица с неуравновешенной психикой, с наклонностями к садизму и с ярко выраженной ориентацией на какую-либо маргинальную научную школу. В принципе, можно поручить отбор даже группе аспирантов второго-третьего года: соборный разум ошибается заметно реже индивидуального.

Обязательно нужно следить, чтобы не отбраковались тезисы известных людей - докторов, заведующих кафедрами и т.п. Их, к сожалению, нужно принимать при любом качестве.

Приказ о конференции
Не менее чем за месяц, а лучше за два до конференции нужно оформить приказ о проведении конференции. Для вузов: если конференция маленькая, до 10 человек, оформляется приказ по факультету. Если большая, то приказ по вузу. Для других организаций - приказ по организации.
Проблема с приказом в том, что он должен пройти многочисленные согласования.
Описываю для случая своего университета: приказ по университету должен быть за подписью ректора, согласования должны поставить: проректор по научной работе; проректор по учебной работе (академической политике); проректор по управлению делами; главный бухгалтер; если есть иностранцы - по работе с иностранцами; если есть иногородние - управление общежитиями; управление охраны территории; если есть техника - главный инженер. Многие проректоры люди занятые и приказ дожидается их подписи по нескольку дней. А окончательной подписи ректора он может ждать и несколько недель. В то же время без приказа не забронируешь места в общежитии вуза, не договоришься с инженерами о технике, не оформишь даже проход на территорию, короче, приказ должен быть готов как минимум за две недели до конфы и, стало быть, начинать его подписывать нужно за два месяца.

Сам текст приказа нужно сначала согласовать с ответственными людьми в ректорате. Обычно в управлении делами сидит такой ответственный человек, у которого есть образец бланка вуза, все требования к оформлению (а они жесткие, и их надо выполнять), нужные формулировки и перечень людей, которые должны согласовывать. Требования эти меняются, поэтому приказ, сделанный по образцу прошлогоднего, может быть забракован в самый неподходящий момент: когда на нем уже поставили подписи почти все согласующие, остался только ректор. В этот момент может выясниться, например, что преамбула должна быть напечатана не 14 кеглем, а 12, и не через полтора интервала, а через один. Такие вещи обычно сильно выводят из себя, но выполнять их надо и относиться к ним следует как к плохой погоде: не пытаться спорить, а одеваться.

Что организуем на компьютере
Один из членов оргкомитета (в данном случае это я) организовывает у себя на компьютере папку конференции. В ней подпапка - тезисы. В этой папке подпапки - по фамилии автора. Обязательно лучше каждые тезисы хранить именно в отдельной папке. Есть редкие энтузиасты конференционного дела, которые правят читаемые тезисы. Тогда в инфописьмо надо включать фразу "Оргкомитет оставляет за собой право отклонять и редактировать тезисы". Вообще-то, на мой взгляд, делать это не нужно. Негодные тезисы нужно отбраковать, остальные поместить как есть. Однако приходится вносить правку в отдельных случаях, например: если в хороших тезисах допущена случайная ошибка; если хорошие тезисы превышают объем на один-два несущественных абзаца - эти абзацы удаляются; если отсутствует название или оно заведомо непригодно (излишне провокативно, например). По всем этим вопросам при желании можно вступить в контакт с авторами и предложить им внести необходимые изменения, но если мало времени - можно исправить самостоятельно. Если известный человек не приложил анкету, а многие так и делают (им западло, если их все должны знать, лишний раз написать полностью имя-отчество), нужно внести эти данные за него, но всегда лучше на всякий случай проверить по справочникам. Перепутать имя - это потом проблем не оберешься.

Итак, если тезисы подверглись правке, в папке этого автора организуется подпапка, я даю таким стандартное название "0", но лучше давать говорящие названия, например,"оригинал". Оригинал без правки убирается туда, но его нужно обязательно сохранить. В самой папке автора - тезисы с правкой. Выделять, помечать правку не нужно.

После того, как коллегия по приему тезисов вынесла свой вердикт, папка "тезисы" разбивается на две подпапки: принятые и отвергнутые. Эти вещи нужно, понятно, внимательно сверять.

База данных
Базу можно вести хоть в Ворде, хоть к Екселе, но лично я предпочитаю Акцесс. К Акцессу сперва трудновато привыкнуть, но у него есть масса возможностей, которые окупаются в случае больших конференций. В случае маленьких базу можно вообще не делать, достаточно списка участников с названиями докладов.

Главная таблица базы называется, допустим, "Участники".
Она содержит такие столбцы: текстовые: Фамилия, Имя и Отчество, Название доклада; Секция; Учреждение; Город; Адрес; e-mail; примечание; логические: нужна гостиница; приняты; оплатить проживание; подтверждение; и еще несколько служебных логических столбцов для различий между местными-иногородними (им нужны приглашения разного типа); между отечественными-иностранными (приглашения иностранцам требуют вообще совсем другой процедуры); российскими-СНГ (им нужны разные типы конвертов).

База заполняется по мере поступления тезисов. Программу онлайн-регистрации, говорят, можно настроить так, чтобы она сама заполняла базу, но я пока не пробовала. Не буду рассказывать, как выводить разнообразные запросы и вообще про возможности Акцесса, но чем особенно хорошо пользоваться, так это отчетами для приглашений.

Текст приглашения составляется несколько раз:
1) для иногородних, которым дадут и оплатят гостиницу;
2) для иногородних, которым дадут, но не оплатят гостиницу;
3) для иногородних, которым не дадут гостинцу;
4) для местных.

Кроме того, если кому-то оплачивают проезд, то это еще другой вариант приглашения.
Все денежные условия обязательно указываются в приглашении, потому что от этого зависит оформление командировки.

Пример текста приглашения человеку, которому дадут и оплатят гостиницу, но не проезд:
Глубокоуважаемый имярек!
Оргкомитет конференции названиерек сообщает, что Ваш доклад включен в программу конференции. Приглашаем Вас принять участие в работе конференции. Вам будет представлено место в общежитии. Оргкомитет оплачивает Вам проживание с датурек по датурек. Оргкомитет не берет на себя расходы по проезду. Конференция будет проходить датурек и адресрек. Регистрация будет датурек и времярек. Просьба подтвердить Ваше участие в конференции. Подписьрек. (Подпись должна быть председателя оргкомитета или декана факультета)

В текст приглашения нужно не забыть вставить строку "просьба подтвердить участие".
Для многих отечественных докладчиков это единственный способ определить, собирается ли человек приезжать лично или он намерен участвовать только тезисами. Хотя этот способ тоже примерный: даже некоторые приславшие подтверждение потом не приезжают.
Если человек присылает подтверждение в тот же день, что получил письмо - это может служить косвенным подтверждением, что он приедет.

По результатам подтверждений заполняется в базе логический столбец "подтверждение". Его результаты полезно периодически выводить при помощи соответствующего запроса. Конечно, только подтвердивших имеет смысл включать в списки на поселение и в программу. Все, кроме имени адресата, печатается в акцессовском отчете, вместо имени делаем поле из столбцов ИмяОтчество и Фамилия. Можно сделать запросы по полям "принятые", "оплатить проживание" и т.п., можно указать это как фильтр в самой форме. Вниз приглашения рисунком помещается подпись. Технически можно туда же загнать и печать, но это не рекомендуется в юридическом смысле - лучше поставить живую печать на бумагу.

Все сформированные приглашения, во-первых, печатаются на бумаге, во-вторых, сохраняются в формате ПДФ (лучше делать это через "печать на принтер ПДФ"), печать постраничная, каждая страница сохраняется с именем соответствующего человека, затем файлы вручную рассылаются по эл.почте. Получатели их распечатают и будут использовать как основания для оформления командировки.

Если им обязательно нужен живой экземпляр, то нужно послать его бумажным письмом, но большинству хватает электронного. Бумажные можно будет отдать им прямо на конференции, иногда это может пригодиться.

Печать бумажных конвертов настраивается из полей Фамилия и Адрес. Лучше настроить соответствующие запросы.
Обратный адрес печатается в самом отчете. В принципе, таким путем трудно организовать отдельную печать индекса, его можно написать на конверте вручную либо оставить поле пустым - письмо дойдет и без него Ближе к конференции из той же базы печатается журнал регистрации участников и бэджи участникам, тоже через соответствующим образом скомпонованные отчеты. То есть кто еще не освоил Акцесс, осваивайте:)

Проживание
Примерно за месяц до конференции, но самое меньшее за две недели, нужно начать бронировать гостиницы или общежитие. Если бронируется общежитие самого того вуза, который проводит конференцию, то пишется письмо на имя директора общежития. К письму нужно приложить копию приказа, даже если он, как это часто бывает, еще не подписан ректором. Если бронируется общежитие в другом вузе либо городская гостиница, то копии приказа не надо, а нужно составлять, например, гарантийные письма об оплате (если оплачивать будет вуз), либо, если оплачивать будут участники, форму заявки о бронировании, которую должны дать в самой гостинице. В письме либо заявке нужно указать список приезжающих с полными ФИО, желательно в алфавитном порядке.

Списки на охрану
Пункт релевантен,
если в организации, которая проводит конфу, серьезная охрана на входе, то есть он в последнее время релевантен почти везде. Когда подавать списки - сильно зависит от порядков в конкретной организации, которую охраняет конкретный взвод. Иногда требуют за неделю, иногда, наоборот, накануне. Но чтобы не пришлось перепечатывать, обязательно напечатайте списки с полными ФИО и в алфавитном порядке. Охране это нужнее, чем общежитию, потому что им предстоит очень быстро отыскивать фамилию прибывшего.

Конференция близится.
До нее примерно три дня. Если конференция большая, дни оргкомитета сливаются в один большой день. Если небольшая, то так происходит только с одним членом оргкомитета (в данном случае со мной). Постоянно звонит телефон, по которому участники справляются о заезде, о проезде, о программе. Хорошо, если конференцию проводит конкретное подразделение вуза/факультета, например, кафедра логики или кафедра эстетики: тогда отвечать на звонки можно посадить лаборанта кафедры. Ему нужно дать подробные разъяснения о проезде, регламенте и вообще обо всем. Его нужно не забыть также потом включить в список на денежное поощрение, которое обычно бывает по итогам конференции.

Заказ аудиторий
Если дело происходит в вузе, то надо заранее заказать аудитории для пленарного заседания (если это актовый зал, особенно если это актовый зал большого корпуса, где находятся несколько факультетов, его надо иногда заказывать не меньше чем за месяц!) и для заседаний секций. Если эти аудитории по расписанию пустые, то хорошо. Заявку на них надо оставить в диспетчерской. Хорошо, если они снабжены мультимедийной техникой. На гуманитарных конференциях это пока не распространено, но если участвуют ученые-естественники, они почти наверняка привезут презентацию. В принципе, в маленькой аудитории достаточно ноутбука, но, конечно, гораздо лучше мультимедийный проектор. Если в аудиториях в это время по расписанию учебные занятия, то их можно либо перенести, либо отменить, это решение примет учебная часть. В любом случае нужно предупредить студентов и преподавателей. Для студентов достаточно объявления. А преподавателей нужно обзвонить. Скорее всего, учебная часть этим заниматься не будет. Если какая-нибудь секция в полном составе явится на лекцию какого-нибудь профессора, возможны совершенно ненужные выяснения отношений.

Нужно также организовать нескольких студентов для помощи на конференции - обязательно двух-трех в начале первого дня, во время регистрации, и обязательно нескольких знающих иностранный язык - если будут иностранцы.

Программа конференции
Это один из главных пунктов третьего или второго дня до конференции. Поскольку более-менее ясно, кто будет выступать, формируется программа, то есть последовательность выступающих по секциям и дням. Иногда только в этот момент выясняется, сколько именно будет секций-подсекций. Нужно окончательно определить председателей секций. Списки разбиваются на точно приезжающих и не точно приезжающих.

Первыми в список включаются титулованные свои, потом титулованные точно приезжающие (можно чередовать), потом остальные. Список согласовывается с председателем. Хорошо, если председатель свой собственный доклад сделает замыкающим, тогда он может начать его кратким обзором работы своей секции.

Программу удобно распечатывать не в типографии, а на собственном компьютере оргкомитета. Для этого нужно ее сформатировать под брошюру прямо в ворде. Техника эта совсем не сложная, здесь я ее излагать не буду.
Первая страница, обложка, содержит вверху название вуза, потом эмблему конференции, если есть, потом название и даты, внизу - город и год.
На второй странице, развороте обложки - состав оргкомитета. Если конференция получила грант, надо не забыть указать это. Затем указывается общий регламент работы конференции: дата заезда, первый день - пленарное заседание, с которого часу и в какой аудитории, время перерыва, план на вторую часть дня - продолжение пленарного или работа секций. О каждой секции - название и где. Это вместе с оргкомитетом обычно умещается на обороте обложки.

Со следующей страницы - подробные планы по каждой секции. По каждой повторяется ее название, затем первая серия работы (например, вечер первого дня) - во сколько и где, кто председательствует, затем перечень докладов, имена докладчиков полностью, Фамилия - Имя - Отчество (многим захочется задавать вопросы, обращаясь по имени-отчеству, а бэджа на расстоянии не разглядишь). Титулы докладчиков можно указывать, но лично я этого не люблю.

Ну и далее следующие серии работы (которые, как мы видели в начале, вполне возможно, не состоятся) и следующие секции. Специальная подсказка: докладчики по секциям с полными именами выводятся из базы, только порядок их расстановки определяется вручную, в базу его заносить обычно бессмысленно. В конце программы полезно указать план корпусов вуза с маршрутом до гостиницы и со столовыми, если территория большая. Это может быть на последней странице обложки. Неплохо эту же схему вывесить и на сайт.
И, конечно нужно не забыть вывесить на сайт программу, как только она готова. Программа распечатывается примерно из расчета полное заявленное число участников + 20. Если почему-либо у оргкомитета имеется уверенность, что явка участников будет полная, то тогда +50. Лишние экземпляры раздаются вольнослушателям, развешиваются на дверях секций, они нужны для отчетов в фонд и по научной работе вуза, остаются в архиве, дарятся и т.п.

Распечатка бэджей
Делается из базы с применением специально настроенного отчета. Бэджи хорошо смотрятся на цветной бумаге, один цвет для участников, другой - для членов оргкомитета. Бумажки в пластик лучше не вкладывать, это огромное количество лишней работы, потому что останутся несколько десятков неразобранных бэджей, из которых потом эти бумажки нужно будет вынимать обратно. Участник сам может вложить бумажку в бэдж, или это можно сделать во время регистрации.

Организация кофе-брейков
Это проще всего сделать, опираясь на закупленные ранее пластмассовые стаканчики и наличные деньги оргкомитета (вопрос с наличными деньгами решается на уровне деканата). Для кофе-брейка нужна отдельная аудитория, это может быть, например, комната какой-нибудь кафедры. Туда нужно поставить кулер или несколько чайников. Закупаются две банки кофе, одна большая коробка пакетиков чая, коробка сахара и несколько мешков печенья. Наливать, насыпать и брать участники вполне могут сами, за водой в чайниках можно попросить следить лаборанта кафедры или студента.

Формирование папок (пакетов)
Этим занимаются обычно вечером накануне конференции. Но если регистрация объявлена за день до конфы - то сколько-то папок должно быть готово. В папки вкладываются: экземпляр программы, блокнот, ручка, экземпляр тезисов, если не решено ими торговать, и, может быть, какой-нибудь рекламный материал вуза. Можно вложить и еще что-нибудь по вкусу, например, календарик с видом города или что-нибудь с символикой конференции.

Регистрация
Регистрация обычно начинается за день до конференции. На эту раннюю регистрацию приходит обычно 1/10 - 1/4 участников, это те иногородние, которые приехали накануне. Эту регистрацию можно организовать, например, в комнате оргкомитета, достаточно одного человека. Должен быть журнал регистрации - список всех участников в алфавитном порядке, он выводится из базы. Можно в этом журнале вывести графы "город" и "оплатить общежитие" (последний столбец Акцесс напечатает в виде квадратиков с галочками у тех, кому оплатить).
Сам процесс регистрации короток: регистрирующийся расписывается в журнале, получает конференц-папку, бэдж и напутствие, как проехать в гостиницу. Если ему оплачивают, то может потребоваться звонок в гостиницу с предупреждением, ресепшн там не всегда в курсе. Если селятся в общежитие вуза - то там обычно знают, но уверенности быть не может. Может быть, потребуется бегать договариваться, печатать тут же на ходу письма на имя директора за подписью декана и т.п. Это обязательно нужно будет делать, если приедут незапланированные участники, а кто-то из запланированных известит о неприезде.

Самая интенсивная регистрация - за час до конференции. Если пленарное заседание назначено на 10, регистрацию надо начинать в 9. Нужно поставить несколько столов, мобилизовать студентов на поднос коробок с папками.

Если решено брать оргвзнос, должен сидеть отдельный человек с заготовленными квитанциями.

Кроме того, будет много вопросов про оформление командировочных листов. Этим обычно занимается секретарь декана или начальник канцелярии, нужно объяснить, как туда пройти. Если она доверит печать (а лучше бы она этого не делала), то посадить еще одного человека из оргкомитета оформлять командировки. Студентам, чисто из перестраховки, печать лучше не доверять. Если они потеряют, им ничего не будет, а кому будет, догадаться не сложно.

Если предусмотрена культурная программа, о ней нужно повесить объявления.

Если решено организовать банкет за счет участников, нужно здесь же собирать деньги и либо предлагать билеты, либо заносить в список. Это, насколько я знаю, не требует всяких разрешений на торговлю и коммерческую деятельность, так что это организуется просто, но поскольку собираются наличные деньги, этим должен заниматься тоже отдельный человек.

Техника
Возможности мультимедийной техники на пленарном заседании зависят от Вашей организации, их нужно принимать как есть. Если имеется большой зал с проектором, хорошо, если нет - докладчиков нужно предупредить, чтобы готовили только устную речь. Что нужно, так это микрофон, и не забыть накануне поставить в президиум столы и стулья.

Ведет пленарное заседание обычно или декан, или председатель оргкомитета. У него нужно уточнить, знает ли он полные имена и научные титулы всех выступающих; если нет, то заранее подготовить список.

На секционных заседаниях иногда бывает нужна мультимедийная аппаратура (если конференция естественнонаучная, то нужна почти всегда, но я пишу в первую очередь о гуманитарных). Очень хорошо, если таких докладов единицы. Тогда кто-то из оргкомитета должен дежурить при каждом таком докладе. Он должен быстро найти, как включить проектор, как подсоединить ноутбук и как потом все выключить. Если мультимедийных докладов много, приходится организовать по дежурному на секцию. Идеально, если удастся найти ответственных студентов. Если нет, то нужно самим бегать между секциями: это выматывает, но это лучше, чем много сорванных докладов.

Стендовых докладов на гуманитарных конференциях не бывает, и как их организовывать - я не знаю. Думаю, нужно заказать у завхоза стенды:)

Наглядная агитация

Нужно начиная от входа в здание повесить бумаги со стрелками в направлении комнаты оргкомитета. От этой комнаты повесить стрелки в направлении места пленарного заседания. К каждой секции стрелку не повесишь, так что пусть спрашивают в оргкомитете, но если получается так, что заседания проходят в разных зданиях, участникам нужно выдавать схему расположения зданий. На аудиториях, где проходят секции, вешается бумага с названием секции. Некоторые вешают также программу, чтобы видеть, чьи тут идут доклады.

Запись на диктофон и фотографирование
Это опционально, но очень полезно, если найдется энтузиаст. Конференции мимолетны, а бывает что и заслуживают того, чтобы остаться в памяти. Если нет камеры или нет отдельного человека, который будет заниматься только ей, то годится цифровой фотоаппарат. Очень полезно бывает снимать небольшие, минуты на три, клипы каждого выступающего. Но тут нужен навык, чтобы поймать начало и конец если не логической единицы речи, то хотя бы предложения. Такие материалы потом очень хорошо включать в научные отчеты, презентацию факультета, да и просто записать на диск и дарить участникам.

Контакты с прессой
Если есть ответственный за пиар, он может пригласить на пленарное заседание знакомых корреспондентов, не из политической, конечно, печати, но из научной или из вузовской газеты, например. Но обычно контакты с научной прессой развиваются после конференции. Многие тематические журналы заказывают обзоры больших конференций. Обзоры обычно получаются скучные, особенно учитывая, что их заказывают очень маленького объема. Фактически получается только перечислить названия секций и в качестве тем, которые обсуждались на секции - названия основных докладов. Но если удается разойтись, то хорошо рассказать о прошедших дискуссиях (в смысле какие задавались вопросы). Тут помогает диктофонная запись.

Неформальная часть конференции в обзор никогда не входит, но если она показалась особо заслуживающей упоминания, можно просто одним предложением сказать, что она была.

Пленарка началась
Собственно ход конференции от оргкомитета особо не зависит. Проблемы с превышением времени доклада и дискуссии ложатся на плечи председательствующих. Главное, чем приходится заниматься - снимать многочисленные накладки. Как ни старались составлять списки в общежитие, на охрану и в программу, все равно обязательно кого-то не селят, кого-то не пускают, а чей-то доклад оказался пропущен.

Часто забывают предупредить преподавателей о переносе занятий, и приходится переносить прямо на месте в первую попавшуюся аудиторию.
Иногда отсутствует один из важных докладчиков, и нужно быстро организовывать другого.
Иногда не работает техника.
А во время конгресса, например, у нас был такой момент, что по Москве отключилось электричество (у нас, конечно, тоже, но ходу секций это не помешало, был день); по радио на всю страну передали о несчастных случаях в этой связи; легко догадаться, что все телефоны оргкомитета и факультета обрывались от звонивших родственников. Многие требовали позвать к телефону конкретного человека, и приходилось искать его по расписанию секций, через земляков и т.п.
Так вот к таким вещам нужно специально быть готовым.
Вывод: ни в коем случае нельзя планировать себе никакой дополнительной деятельности на все дни конференции, но особенно - на первый день.
Например, если член оргкомитета препод, он должен отменить или перенести с этого дня все учебные занятия, даже платные. Это трудно, но, снова - это лучше, чем несколько сорванных секций.

Отсечение безумцев
На философских конференциях это довольно актуальная проблема. Безумцы меняются примерно с частотой раз в два года. Отсечь их на охране не получается никогда, они умеют просачиваться через любые преграды. В принципе, если безумец относительно тихий, он вносит даже определенный интерес в ход обсуждений, так что в пределах пяти минут ему можно дать слово, но ни в коем случае не больше. Если безумец активный, нужно пресекать его выступления в самом начале. Физически выдворять его обычно нецелесообразно (а нефизических воздействий он не воспринимает), поэтому нужно прибегать к искусству людей, которые умеют разруливать такие ситуации. Я не из таких людей и советов по разруливанию дать не могу, могу дать только такой совет: нужно иметь на заметке несколько способных разруливать людей и знать, как их вызвать.

Второй и третий, если есть третий, дни конференции всегда проходят несравненно спокойнее.
Большинство секций не работают, но, как я уже говорила, хорошо иметь одну работающую, куда придут делать доклады все приехавшие на второй день.

Если предусмотрена культурная программа, участникам нужно объяснить, куда и как направляться. Но большинство использует и второй день, и третий (особенно если это воскресенье), чтобы составлять собственную программу самостоятельно.

Последняя точка в конференции - не забыть запереть аудитории, в которых проходили секции, убраться в комнате оргкомитета и собрать архив в отдельную коробку. Туда нужно сложить десяток экземпляров программы, пару-тройку сборников тезисов, регистрационный журнал, компакт-диск с аудиозаписями и фото, другой компакт-диск с копией базы. Эта коробка хранится в научном отделе на память. Иногда пригождается. Бывает, что начальство заставляет писать отчеты о научной работе лет за 10, и бывает непросто вспомнить конференции десятилетней давности даже по названиям, не говоря уже о датах и сколько было секций.

Написание отчетов

Выше я уже говорила, что иногда, если большая конфа получила резонанс, у нас так было, конечно, с конгрессом и еще с конференцией по философии математики, сразу несколько научных журналов заказывают обзор. Обзор - это страница или две текста, и у него от четырех до десяти авторов, потому что обычно по каждой секции обзор пишет ее председатель. Понятно, что реальный текст делается путем ужатия и многообразных стилистических преобразований.
Там должны быть названы основные проблемы, которые обсуждались; если это не очевидно, их формулируют путем цитирования названий докладов председателя и наиболее титулованных участников.

Второй тип отчетов - отчеты в фонд и вузовские отчеты (годовые и т.п.) по проделанной работе. Специфика отчета в фонд зависит от фонда, но в любом случае нужно проделать ту же работу, что и в первом случае - рассказать о темах докладов и проблемах. Я еще теперь прикладываю компакт диск со всей медией, то есть аудиозаписями, фотографиями, клипами и т.п. Ничто не заменит наглядности.

Есть ли от конференций польза?
Как только конференция закончилась, в течение долгого времени кажется - никакой. Я в курсе, что у биологов и медиков в этом месте начинаются рефлекторные позывы на вокализацию агрессивного типа. Разница, мне думается, во-первых, в конференциях по разным наукам. Я уже выше неоднократно повторяла, и еще раз повторю, что все вышенаписанное касается тех конференций, в организации которых принимала участие лично я; это конференции по философии или по смежным областям; я имею основания думать, что почти то же касается всех гуманитарных конференций.

Естественнонаучные отличаются от гуманитарных, прежде всего, тем, что там бывают стендовые доклады, во-вторых, тем, что в докладах активно используются презентации. Они также незначительно отличаются тем, что в них сравнительно велика доля нового материала. Несмотря на весь смешной шум, который подняли естественники в защиту святого права ездить на конференции, я продолжаю думать, что эта доля нового материала не настолько превышает публикуемое в статьях, чтобы она окупила затраты - время, потерянное на пустое общение. Чем действительно отличаются естественнонаучные конференции от гуманитарных, так это культурой и характером участников.

Для биологов характерна выраженная экстравертированность и пониженный уровень рефлексии и задумчивости. Я этот народ знаю не понаслышке. Поэтому личные контакты им не столько полезны - ничего в них нет особо научно полезного - сколько приятны. Это входит в культуру этой науки. Недаром биологи любят ходить в походы и петь песни у костра под гитару.
Конференция - это такой большой научный костер под гитару, и он по душе биологам. Но как серьезная музыка отличается от костровых песен, так и серьезная наука отличается от докладов на конференциях.
Это был эпатаж, а вообще конференции, конечно, могут быть полезны, я лично видела такие и еще надеюсь увидеть.

*** Несколько личных воспоминаний. Вообще моя жизнь, как она есть сейчас, началась в июле 2005 года. Причем где-то в марте 2005 года я уже это понимала. Там у меня в ЖЖ где-то есть запись: "В июле этого года мир увидит на месте меня совсем другого человека". Правильно, так и оказалось. У многих есть такие переломные моменты жизни. У большинства женщин это рождение ребенка. У меня детей нет. Но вот у меня это был IV Российский философский конгресс. Конгресс потребовал от меня невиданного напряжения сил. Ничего подобного не повторялось в моей жизни ни до, ни после (хотя, конечно, по-своему тяжелые моменты случаются всегда; обычно это болезни - свои и матери).
Я уже писала выше, что у нас было около четырех тысяч участников, 3800 тезисов и 2200 участвовали лично. Это, кстати, больше по масштабам, чем всемирные философские конгрессы. Давайте представим все, что я писала о больших конференциях, в экстремальном масштабе. Такие события, как конгрессы, всегда готовятся за несколько лет. Они проводятся в разных городах (международные - в разных странах) на базе больших университетов. Примерно в начале 2004 года мы уже знали, что на первую половину 2005 года ничего нельзя планировать. Правда, еще не знали, до какой это должно дойти степени. В конце второго семестра я даже не смогла вести свой спецкурс. А вот Маркин довел все свое до конца, но чего это ему стоило.
Мы - это, во-первых, те, кому положено заниматься организацией конференций на факультете, то есть зам.декана по науке, в данном случае это был В.И.Маркин, и сотрудник научного отдела, в данном случае это была я. Следовало, конечно, заранее собрать официальную команду минимум из 6 человек, но этого мы не сделали. Поэтому вместе с двумя нами на конгрессом работали, фактически, еще только четыре человека: один помогал Маркину, трое помогали мне. В пик работы удалось организовать еще двух сотрудников отдела аспирантуры. Информационные письма о таких событиях всегда публикуются заранее, в официальных журналах, в данном случае это были Вопросы философии, Вестник РФО и т.п. Кроме того, о таких событиях все знают, потому что информация распространяется по каналам непосредственного общения. Электронное инфописьмо мы, по-моему, даже и не рассылали. Список секций определялся на уровне начальства РФО (это Российское философское общество, официальный соорганизатор всех конгрессов), ректората МГУ и дирекции Института философии РАН. Заявки начали поступать где-то за месяц до дедлайна, в согласии с соответствующим образом масштабированной кривой Гаусса. И где-то за неделю до дедлайна уже началось огромное количество работы. Все поступающие заявки надо было всего лишь обработать, занести в базу и послать начальникам соответствующих секций (количество секций не менялось; всего их было примерно 50). Учтем, что ряд из них был на дискетах. В таком режиме 20 заявок в день еще не напряг, 50 - уже много, а 100 - это работа одного человека с утра до ночи. Мы же, напомню, получили около четырех тысяч. Стало быть, за три дня до дедлайна было где-то 400, за два - 700, за день была тысяча, в сам день дедлайна было более полутора тысяч заявок, на следующий день еще пара сотен, потом поток резко схлынул, но мы принимали до последнего. Помню, что день дедлайна, когда мы успевали фактически только сохранять письма, мы сидели с девяти утра до десяти или полодиннадцатого вечера, и когда уходили, у нас был такой сумасшедший, пьяный и счастливый вид. Их тысяча. Их больше тысячи! В стране есть философия! Сейчас трудно понять, как мы могли тогда так радоваться, но, видимо, от усталости ничего другого не оставалось. Начальники регулярно отзванивались, отписывались или заходили лично - кого они приняли, кого отвергли. Некоторые начальники, особенно молодые, норовили отвергнуть более половины тезисов, что совершенно не соответствует духу конгресса, на который как раз надо приглашать всех. С такими вопрос решало вышестоящее начальство: в основном отвергнутые ими тезисы перекидывались на другие секции. Отступление. Зачем нужны конференции, на которые берут всех? Для гомогенизации научного развития страны. Вообще-то это сложный вопрос. Некоторые, назовем их, критики справа указывают, что большие низкоуровневые конференции вообще не нужны. Это, мол, воспроизводство научного совка (не буду вдаваться в разбор терминов - совка так совка). Чувствуется, что им бы дай волю - они бы организовывали только закрытые маленькие конференции со сборниками докладов. Я уже выше отметила, что такие конфы, действительно, обычно высокого уровня, но это тем более делает их бессмысленными. Ну, грубо говоря, занимаются у нас сорок вторым фрагментом Гераклита пять человек в стране, ну будут они раз в год съезжаться на конференцию, рассказывать друг другу, что нового они узнали за год о сорок втором фрагменте Гераклита... Может, в естественных науках, где динамика прироста информации выше, это и имеет смысл, но в гуманитарных надоест после первого же раза, тем более что они и так знают все результаты друг друга по публикациям. Вообще конференции как метод обмена информацией в информационном обществе теряют смысл. Если ученый не публикуется, но докладывает (возможно, бывают и такие эксцентрики), то, конечно, конференция дает шанс научному миру узнать его идеи, а в иных случаях куда лучше прочитать толковую статью. Журналов и, главное, способов поиска по журналам сейчас достаточно. Вывод отсюда простой: конференции - это не научное мероприятие, науку оно никак не двигает, распространению идей почти не способствует. Но социальная значимость конференций высокая. (Сейчас ханжи опять за меня возьмутся, но буду говорить прямо). Нужны они, грубо говоря, отстающим регионам и молодым ученым. С регионами все более-менее понятно. Они тоже могут читать, но вот тут включается фактор наглядности и живого общения, положительную роль которого я могу усмотреть единственно только в этом случае. Увидеть своими глазами более высокий уровень, чем тот, к которому привык, очень помогает. Возможно, кстати, поэтому так много комментаторов моего поста в ответ на мой рассказ о том, как я организовываю гуманитарные конференции в России, злобно рассказали, как они ездят на биологические конференции на Запад, даже не заметив, сколько раз поменяли тему! По отношению к Западу отечественная биология представляет собой типичный отстающий регион, поэтому нечего удивляться, что биологи интуитивно чувствуют, что западные конференции им полезны. Молодые ученые тоже получают от конференций пользу, которая главным образом состоит, насколько я понимаю, в навыке делать доклады и вписывать их в контекст. До

Вы молодой преуспевающий работник престижной научной организации. Руководство вашей организации, с целью проверить Ваши организаторские качества, поручает Вам провести конференцию. Такая задача встала перед вами впервые. В этом случае, лучше всего обратиться к тем, кто уже когда-то занимался организацией такого мероприятия. Любая помощь или совет дадут вам возможность избежать ошибок.

Итак, перед Вами стоит задача – с чего начать?

1. Составление плана мероприятия

В первую очередь вы должны хорошо подумать над тематикой мероприятия, и определите, какой круг вопросов вы хотите рассмотреть. Будет это узкопрофессиональная встреча или вы хотите охватить широкую область проблем с привлечением опытных специалистов из смежных отраслей, или это будет собрание специалистов, которые занимаются поиском новых научных направлений, а также решению конкретных вопросов в определенных областях науки. В первую очередь обязательно встанет вопрос, каким образом будет проведено данное мероприятие - будет это конгресс, семинар, конференция или совещание. Давайте рассмотрим по сути, что представляют собою такие мероприятия.

- Конгресс. Это слово происходит от латинского congressus , что в переводе обозначает совещание, съезд или собрание, в большинстве случаев международного характера.
- Семинар. В переводе с латыни звучит как рассадник, или в переносном смысле - школа. Обычно это групповые занятия, во время которых занимаются повышением квалификации или специальной подготовкой.
- Конференция. Происходит также от латинского слова conferentia . Представляет собою организационную форму научной деятельности, во время которой ученые собираются для глубокого обсуждения вопросов, которые посвящены кокой-то четко определенной тематике. По статусу конференция будет занимать промежуточное положение между конгрессом и семинаром.
- Совещание. Это мероприятие посвящено широкому обсуждению и решению конкретных вопросов и принятию действенных мер по их выполнению.

В первую очередь вам необходимо подумать над тем, какие организации и фонды, в том числе и международные, могут оказать вам помощь в организации будущих мероприятий. Проведите анализ условий, которые они поставят перед вами. Это будут условия о месте и форме проведения, а также информация об участниках и публикациях материалов конференции. Соберите информацию о том, кого из традиционных заказчиков или партнеров вашей организации можно привлечь к непосредственной организации и участию в данном мероприятии. Обязательно воспользуйтесь услугами Интернета, где вы сможете отыскать возможных спонсоров, а также заинтересованные организации, и не помешает также просмотреть сайты других конференций. Следует обратить внимание на тот факт, что почти все спонсорские организации оказывают свою помощь только на конкурсной основе. В этом случае вам надо будет довольно обосновано представить свою идею проведения вашего мероприятия, при этом обязательно обратите внимание спонсора на его значимость для него, вашу состоятельность в организационных вопросах и необходимость проведения мероприятия именно в данное время.

Также необходимо определить, какие организации, кроме традиционных партнеров, вы сможете пригласить в роли соучредителя данного мероприятия. При этом необходимо учесть тот факт, чтобы планируемое мероприятие было включено в годовой план заинтересованных организаций. В таких случаях большинству организаций необходимо обоснование мероприятия и финансовый план. В большинстве случаев, включение мероприятия в годовой план является необходимым условием для получения организационной и финансовой помощи от предприятий соучредителей.

Независимо от того, какую форму мероприятия вы выбрали (конгресс, семинар, конференция), необходимо пригласить несколько авторитетных ученых хорошо известных в данной области, информация которых будет определяющей для вашего мероприятия. Следует также обратить свое внимание на тот факт, что довольно часто встречаются ученые с мировым именем, которые зачастую являются плохими докладчиками. И в связи с этим их доклады будут больше всего интересными для узко- профилированных конференций и семинаров, чем для пленарных выступлений. Также немаловажным будет тот факт, кто из ученых согласится принять участие в вашем мероприятии, и что это будет вам стоить. Необходимо также учесть то обстоятельство будут ли в вашей отрасли проводиться другие крупные мероприятия, которые будут близкими вашей тематике, и не получится так, что большинство приглашенных вами ученых предпочтут принять участие в них. Вам следует также задаться вопросом, сможете ли вы сразу организовать конгресс или большую конференцию, или на первый случай, лучше всего заняться организацией небольшого семинара или конференции. Практика показывает, что конференции планируются за 1-3 года до начала проведения. Такие вопросы, как оказание поддержки и участие в мероприятиях видных ученых лучше всего решать на других конференциях или переговорах, а также при заключениях договоров на проведение совместных работ.

Итак, давайте остановимся на таком мероприятии как конференция. Конференции в большинстве случаев проводятся через определенные промежутки времени, или посвящаются какому-нибудь юбилейному событию, что дает возможность специалистам быть в курсе современных событий, расширять контакты с исследователями, и в результате этого получать необходимую информацию. Чтобы планируемую конференцию можно было легко узнать среди множества других, вместе с названием конференции вам необходимо разработать легко запоминающую эмблему. В этом случае вам следует устроить небольшой конкурс проектов эмблем и названий конференции.

Теперь приступаем к одному из основных моментов. Хорошо продумав абсолютно все предыдущие вопросы, в первую очередь оцените количество участников, которые примут участие в конференции. Рассмотрите планируемые финансовые взносы и расходы в проведение конференции, и рослее этого рассчитайте планируемый организационный взнос. Задайтесь вопросом, не будет ли он слишком большим для участников вашей конференции. Обязательно посоветуйтесь с бухгалтерией вашей организации, и как можно разместить предполагаемые финансовые затраты на различные статьи расходов. В вашем финансовом отчете создайте резервный фонд, при помощи которого вы сможете провести дополнительные мероприятия для участников конференции. Желательно организовать ряд экскурсий, а также посещение театров и концертов. Если ваша конференция будет проходить недалеко от санатория или горнолыжной базы, организуйте спортивно-оздоровительную программу для ее участников.

Важно обратить свое внимание на то, что даже при планировании конференции, вам не обойтись без помощи своих коллег. Поэтому для проведения такого мероприятия вам необходимо будет создать организационный комитет, который в дальнейшем будет поддерживать вас в проведении конференции. Здесь вам надо будет проявить все свое умение и смекалку. Надо чтобы ваши коллеги были не только исполнителями, но и проявляли инициативу, тогда вам будет довольно легко осуществить планируемую акцию. Прислушивайтесь к новым идеям, обсуждайте каждый интересный вопрос, спорьте. Ведь недаром говорят, что истина рождается в споре, а при совместной работе будут создаваться будущие деловые отношения.

2. Первый этап - этап планирования - Вами пройден, теперь приступаем к проведению организационного этапа

Хорошо известно, что при организации любого дела главным являются люди. И здесь вы, как организатор, должны проявить весь свой организаторский талант. В первую очередь вам необходимо собрать организационный комитет, который должен провести отбор представленных докладов и порядок их представления на конференции. В состав организационного комитета должны входить высококвалифицированные специалисты по всем научным направлениям, которые будут представлены на конференции. Желательно, чтобы ваш комитет был международным. В состав комитета должны входить представители, которые будут принимать активное участие в проведении конференции.

Поговорим теперь об организационном комитете. Ваша группа должна быть очень активной и динамичной. Четко распределите обязанности в комитете. Не старайтесь всю работу выполнять самому. Работу по организации конференции лучше всего разбить на блоки и во главе их назначить ответственных исполнителей. Руководители комиссий создадут свои группы, которые будут организовывать работу в группах. В вашу задачу будет входить подбор людей, которые с вами уже работали и смогут хорошо выполнить свою работу. Вы должны помнить о том, что согласно литературе по менеджменту и практических данных, оптимальное число работников для гибких структур будет составлять 5-7 человек. Следует также помнить о том, что каждый член оргкомитета должен иметь своего заместителя и эти заместители должны быть известны всем. Также такой заместитель должен быть и у вас. Теперь приводим перечень основных комиссий и соответствующих блоков, которые, в зависимости от характера конференции, можно будет объединить, разбить или дополнить другими комиссиями и блоками:

Комиссия по подготовке материалов. В большинстве случаев эту комиссию возглавляет ученый секретарь конференции, и он является одной из главных фигур в организационном комитете. Ученый секретарь ведет всю переписку с участниками конференции, у него собраны все необходимые данные о представленных на конференцию докладах. В его обязанности входит составление и издание программы конференции. Также он вносит различные изменения, если таковые возникают, ведет подготовку к печатному изданию материалов и сборников тезисов конференции, а также регламентирует работу секций и групп.

Регистрационная комиссия. Само название говорит о том, что эта комиссия занимается регистрацией участников конференции. Кроме того, члены комиссии проводят подготовку бейджев и раздаточных материалов. Члены комиссии постоянно информируют ученого секретаря о приезде докладчиков.

В большинстве случаев место регистрации - это просторный зал, где размещается плакаты и стенды конференции и где можно ознакомиться со всей доступной информацией. Здесь должны быть представлены расписания докладов и схемы залов заседаний. Вы должны организовать процесс регистрации так, чтобы не было больших очередей, а участникам конференции не приходилось заполнять многочисленные бланки. Сам процесс регистрации не должен занимать много времени.

- Жилищная комиссия. Эта комиссия занимается поселением участников конференции. В ее задачу входит обработка поступающих пожеланий по расселению. Она бронирует номера в гостиницах, а также занимается обеспечением дополнительных мест, если вдруг возникнут непредвиденные обстоятельства.
- Транспортная комиссия. В ее обязанности входит обеспечение конференции необходимым транспортом для встречи участников конференции и проезда их к месту проведения. Организовывает различные поездки по доставке необходимого оборудования и материалов.
- Финансовая комиссия. Здесь все предельно просто - эта комиссия полностью отвечает за всю финансовую сторону проведения конференции.
- Комиссия по организации питания. В ее компетенцию входит организация питания членов конференции, проведение различных кофе-брейков, без которых не обходится ни одна конференция, а также проведение традиционного ознакомительного приема. Это может быть обед или ужин.
- Комиссия по снабжению. В задачи этой комиссии входит тесное взаимодействие со всеми комиссиями конференции, в первую очередь с финансовой, и обеспечением всем необходимым участников.
- Комиссия по техническому обеспечению. В ее обязанности входит обеспечение работоспособности оборудования, которое необходимо для представления докладов, а также расстановка стендов и дополнительных материалов, необходимых для фиксации на стендах докладов.

В последнее время на конференциях, чтобы избежать различного вида недоразумений, находится еще одна группа людей - охрана.

3. Информационный этап вашей конференции

Ну, вот свершилось, и информация о вашей научной конференции появилась на страницах Интернета. Такую информацию можно прочитать в разделе планируемых мероприятий на сайтах организаций, которые организовывают это мероприятие, а также на сайтах организаций-спонсоров. К этому времени у вас уже есть информация о том, какие организации выступают в роли организатора, а какие - спонсорами. Также вам уже хорошо известно, какие суммы будут предоставлены вам спонсорами, и теперь вы можете зафиксировать сумму оргвзноса. Тепер вам необходимо разместить как можно больше информации о проводимой конференции, и по возможности создать рекламу. Необходимую информацию о проводимой конференции начинают размещать где-то за год до ее начала. Каким образом будет выглядеть такая информация и как ее необходимо представить?

Наш век теперь трудно представить без Интернета, и проведение любого значительного мероприятия трудно представить без создания своего сайта. На сегодняшний день большинство крупных международных конференций перешло на регистрацию заявок для участия через сайт конференции. На тот случай когда ваш сайт еще не полностью готов на момент информационного сообщения вы должны подготовить страницу с самой необходимой информацией. Эта страница отражается в информационном сообщении и содержит данные, которые показывают дату проведения конференции, а также когда будут доступными другие информационные сообщения на сайте.

Приступаем теперь к оформлению информационного сообщения, которое в конечном итоге станет визитной карточкой вашей конференции. Следует оформить его так, чтобы оно было чисто информативным, хорошо запоминалось, и не было вызывающим. Оформление может быть цветным или черно-белым. Нелишним будет воспользоваться услугами дизайнера, который поможет вам оформить сообщение и эмблему конференции.

Оформление информационного сообщения может быть разным, но в нем в обязательном порядке надо указать следующее:

Название конференции, место проведения, дата, а также эмблема.
- информация о том, где и как будет проводиться регистрация участников, а также в какие сроки нужно представить свои материалы.
- кто является организатором конференции, контактные номера телефонов и факсов, адреса - электронные и почтовые, а также адрес сайта конференции, где можно получить более подробную информацию.
- на каком языке будет проводиться конференция, а также где и как будут опубликованы материалы конференции.

В некоторых случаях в информационном сообщении указывают состав организационного комитета, имена известных ученых, которые согласились на участие в вашей конференции. Также можно указать на сумму организационного взноса и номер счета, по которому его можно оплатить. Сообщается также об запланированных мероприятиях конференции - встречи, семинары, экскурсии. На сайте, если это необходимо, указывают возможные варианты расселения участников конференции, а также об визовой поддержке.

Вопрос о том, где будет проводиться конференция, надо обсудить отдельно. Надо чтобы это было здание или учреждение, которое можно легко отыскать на карте города, и где проходят транспортные маршруты - такси, трамвай, троллейбус и др. Чаще всего приводят схему проезда с вокзалов и аэропортов. Иначе вам придется самим организовать транспорт для приезда и отъезда участников конференции и встречать их на местах прибытия. Следует также обратить свое внимание на расположение гостиниц, они должны находиться как можно ближе к месту проведения конференции. Желательно проводить конференцию на территории учреждения организатора, в этом случае вам не придется платить за аренду помещений, что довольно существенно с финансовой стороны.

После решения всех этих вопросов постарайтесь распространить информацию о проведении вашей конференции. Здесь можно использовать все доступные средства - тематические журналы, прессу, систему Интернета. В обязательном порядке составьте список адресов электронной и почтовой рассылки информационного сообщения по всем организациям, которые работают в данной отрасли. Этот список следует сохранить для проведения будущих конференций. После окончания конференции этот список надо дополнить новыми адресами участников. Информацию о проведении вашей конференции следует также разместить на сайте http://www.konferencii.ru . Такая информация позволит вам значительно расширить круг участников конференции.

4. Организационный этап

Итак, свершилось. На ваш адрес начинают поступать заявки от будущих участников конференции. Также вам сразу будут задаваться вопросы, появится дополнительные проблемы, перед вами возникнет большой круг задач, которые вам надо будет решить к началу конференции. С каждым днем в процесс подготовки конференции будут вовлекаться большое количество людей, которые в последующем примут непосредственное участие в организации процесса проведения конференции. У вас уже созданы организационный комитет, рабочие комиссии, и вы начали проводить организационную работу с руководителями комиссий. На таких совещаниях решаются общие вопросы и четко ставятся задачи перед руководителями комиссий, которые по мере исполнения информируют вас об исполнении. Текущие вопросы по работе комиссий решаются в рабочем порядке. Председатель организационного комитета на этом этапе осуществляет контроль над работой комиссий, согласовывает спорные вопросы и принимает необходимые решения.

Теперь остановимся на программе конференции. В том случае, когда поступило очень много заявок для участия, и программный комитет не рекомендует их исключать из программы конференции, то вам нужно организовать в разных по тематике секциях параллельную работу. Следует принять во внимание тот факт, что открытие конференции должно быть пленарным, несмотря на то, какое бы количество секций у вас не было представлено. Вступительное слово, во всех случаях, необходимо предоставить самому известному ученому или высокому должностному лицу от организаторов конференции. После этого выступают несколько ученых с мировым именем со своими докладами. В этих докладах освещаются проблемы развития различных направлений науки, демонстрируются фактические результаты от использования научных достижений, проводится анализ возможного их использования в будущем.

Надо помнить то обстоятельство, что количество сообщений или пленарных докладов в пределах секций не должно быть слишком много, так как из-за обилия они просто не запомнятся. Не перегружайте секции длительной работой, лучше организуйте ее в несколько этапов, с перерывами на кофе-брейк. Близкие по тематике доклады в пределах секций ставьте рядом, чтобы участники секции могли оценить и сравнить преимущества результатов опубликованных в докладах. Практика показывает, что лучше всего запоминается первое и последнее выступление, поэтому начинаться и заканчиваться работа секции должна самыми интересными докладами.

После того как составлена программа конференции, начинайте рассылать приглашения участникам конференции. Проинформируйте их о формах докладов - устный, пленарный, стендовый, а также какое оборудование будет им предоставлено. В приглашении укажите дату и время доклада и его продолжительность, а также все необходимые сведения, которые будут необходимы участникам конференции.

Предвидеть все ситуации, с которыми вам придется столкнуться невозможно, но вы должны быть готовыми ко всему. В зависимости от того, как оргкомитет с вами продумает все вопросы и ситуации, тем меньше возникнет всяких неурядиц. Без ошибок конечно не обойдется. Но хорошо известно, что не ошибается только тот, кто ничего не делает.

5. Конференция

Вы отлично справились перед поставленными задачами. Ваши старания способствовали успеху проведенной конференции.

Наступил момент, когда конференция закончилась. Убраны опустевшие залы, а участники разъехались по своим адресам. Но для вас конференция еще не окончилась. Ведь необходимо подвести итоги, подготовить отчеты о проведенной конференции, а также ряд других материалов, сдача которых предусмотрена правилами, договорами и законами. Вам необходимо проанализировать значимость конференции, а также уровень предоставленных докладов. Под конец подготовьте и поместите информацию на сайте конференции. Для себя следует проанализировать и отметить все ошибки и неудачи, если такие были. Наконец, не забыть поблагодарить организационный комитет за его работу. Ведь люди у вас должны быть всегда на первом месте. Без их помощи вам никогда бы не удалось провести удачно такое мероприятие. И на сам конец - пересмотрите и выбросьте все ненужные уже материалы, и …это должно быть для вас правилом - запланируйте год проведения следующей конференции.

Что такое "Spring Symposium 2017"?

Симпозиум проходил с 6 по 8 марта в Университете Хельсинки и был посвящен научным вопросам и открытиям в области экологии и эволюционной биологии.

Spring Symposium, в своем роде, - уникальное явление, т.к. ежегодно его организуют исключительно аспиранты (PhD-student) без помощи администрации и научных руководителей. Выступать с устными докладами на нем могут также только аспиранты, каждому из которых дается 15 минут на выступление и 5 минут на вопросы зала. Студенты магистратуры могут представить результаты своих работ в виде постеров.

Но главной изюминкой данного симпозиума является жюри, состоящее из трех приглашенных зарубежных ученых, которые независимо оценивают презентации и постеры. Более того, любой посетитель конференции может дать обратную связь выступающему, заполнив форму с вопросами. Таким образом, Spring Symposium является бесценной площадкой для тренировки и улучшения навыков публичного показа научных работ.

В этом году около 50 участников представили свои исследования на суд публики. Каждый день симпозиума начинался с 45-минутной лекции зарубежного эксперта. После шли доклады аспирантов, разбитые на тематические блоки, а затем постер-сессии студентов. Оглашение победителей симпозиума происходило на церемонии закрытия (Grande Finale ) в Ботаническом Саду города Хельсинки. А теперь, я расскажу о том, как все это организовывалось.

Организационный комитет

Ядро для организации симпозиума, состоящее из трех-четырех человек, обычно формируется на церемонии закрытия Grande Finale . Аспиранты, которые хотят провести его в следующем году, дают знать организаторам о своем желании и, соответственно, становятся новыми организаторами нового симпозиума. Именно они начинают самые ранние приготовления в виде постановки стратегических задач, получении стартового бюджета от университета и распределении ответственных ролей. В течение года к ним подтягиваются другие ребята, среди которых оказался и я.

Всего в организационном комитете нас было семь человек, и роли распределились следующим образом:

1. глава - координирует всю работу, официальное лицо орг. комитета
2. секретарь - запись протокола собраний, рассылка новостей организаторам
3. казначей - все что касается денег, чеков и прочих финансовых вопросов
4. вебмастер - загрузка контента на официальный сайт, тех.поддержка
5. ответственный за заботу о зарубежных ученых
6. ответственный за еду и бронирование ресторанов
7. ответственный за бронирование отелей, авиабилетов и такси для спикеров

Конечно, список весьма условный, и мы друг друга подстраховывали, но в целом такая система оказалась очень эффективной! Собирались регулярно, каждый месяц (первая встреча была аж за 10 месяцев до симпозиума!). На собраниях выясняли что сделано, а что нет, ставили новые задачи и обсуждали пути их решения. Секретарь вел протокол собрания, после чего дискуссия переходила в закрытую группу Facebook.

Что было необходимо сделать до конференции?

Дел, без преувеличения будет сказано, оказалось очень и очень много. Для упрощенного изложения я разделил их на три категории: те о которых надо позаботиться с самого начала (стратегические), за пару месяцев до конференции (формальные), и за неделю до мероприятия (бытовые).

Стратегические цели

Время и место проведения мероприятия, выбор и приглашение спикеров из разных стран, и где взять деньги на все это - вот тройка ключевых вопросов на этом этапе. С первым из них справиться не составило труда, организаторы пошли протоптанной дорожкой предыдущих 25 симпозиумов: начало марта, библиотека в научном городке Viikki для биологов.

Последний вопрос был посложнее, ведь, факультет оплачивал лишь часть расходов, поэтому для покрытия второй половины расходов нам пришлось искать спонсоров среди компаний и организаций! Некоторые компании предоставляли деньги в обмен на их лого на странице сайта и сборнике тезисов. Другие оказывали материальную поддержку в виде чая, орехов и шоколада, в обмен на размещение их визиток на столе с угощениями. Занимался этим наш казначей, поэтому деталей я не знаю:-)

Но самым тяжелым заданием для коллектива был подбор зарубежных ученых в жюри. Во-первых, нужно найти харизматичных экспертов, способных рассказать широко и доступно о своем исследовании, которые смогли бы приехать в Финляндию в начале марта. Именно их 40-минутные лекции должны привлечь на симпозиум как можно больше людей. Во-вторых, этим экспертам должны быть предоставлены наилучшие условия проживания в Хельсинки, бесплатные авиабилеты в оба конца и интересная вечерняя программа в виде посещения необычных ресторанов. Все это требует тщательного планирования, расчета затрат и своевременного бронирования.

Так например, ученые из США и Канады нам сразу оказались недоступны из-за высоких цен на авиабилеты, но организаторы пригласили не менее интересных исследователей из Бельгии, Голландии и Германии, которые замечательно справились со своей ролью.

Формальные задачи

Затем рассылали всю необходимую информацию участникам конференции, заводели твиттер для симпозиума, который также прикреплили к сайту, и опубликовали на нем последние новости.

Бытовые приготовления

Вот здесь и проявляются все ляпы, которые были сделаны раннее. Но на то она и финальная неделя подготовки, чтобы убрать все недочеты и привести мероприятие в идеальную форму. Чем-то это мне напоминало подготовку к выпускному или к свадьбе:-)

Дела самые разнообразные: проверка аудитории на предмет работы микрофонов и проектора, расстановка стендов для постеров, установка мини-кухни для приготовления чая и кофе (нам понадобилось аж 4 кофемашины, чтобы успевать его во время варить), встреча зарубежных экспертов, даже пироги с черникой и яблоками пришлось всем вместе печь в один из выходных! Самым же главным делом было распределение ролей для организаторов во время тематических сессий: кто на какой сессии будет ведущим, кто микрофон приносить для вопросов аудитории, кто кофе варить. Все детали нужно учесть, иначе все может рухнуть в один момент.

Что организаторы делали на самой конференции?

Самые трудными оказались дни самого симпозиума: я уходил из дома в 6.30, возвращался ближе к полуночи. К этому надо быть готовым, и ни в коем случае не оставлять важные сторонние дела на период мероприятия.

Самая ответственная роль на конференции, конечно, у ведущего сессии (chair person): он должен представлять докладчиков, следить за временем и при необходимости самому задавать вопросы докладчику. В случае технических неполадок именно он должен развлекать публику и сохранять боевой дух. К счастью, у нас неполадок не было, а вот ведущими были поочереди все организаторы без исключения. Вообще все роли распределялись равномерно, каждый и с микрофоном набегаться успевал, и кофе наготовить вдоволь:-)

Также обязанностью ведущих было сопровождение приглашенных экспертов в течение всего дня. На обед ходили все вместе, так же как и на ужин, где и успевали за бокалом вина познакомиться поближе и узнать, чем живут и дышат ведущие ученые западной Европы. Даже я, занимаясь больше физиологией, нежели экологией, смог найти потенциальную почву для сотрудничества с одним из них. Так что, несмотря на всю строгость и официальность протокола мероприятий, можно весело и с пользой провести время!

В последний же день эксперты оценивали все постеры и презентации для того, чтобы объявить имена победителей на церемонии закрытия симпозиума в Ботаническом Саду. Среди них, к собственному удивлению, оказался и автор этой статьи, получив первую за свою историю научную награду!

Заключение

Вот такая история приключилась со мной этой зимой! В заключении, хочу сказать, что я никогда не думал, что организация конференции помимо стресса может принести столько положительных эмоций и приятных знакомств. Это действительно очень увлекательное занятие, если подойти к нему с душой.